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40 04 Sortir un produit en transaction

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier de vente. Après avoir appliqué le process précédent pour obtenir l'accord des parties, le dossier est loin d'être fini.

Il est très important ici que le commercial suive son dossier et soit extrêmement rigoureux dans l'application de la présente procédure s'il ne veut pas voir s'évanouir le fruit de son travail. Selon les structures, il sera épaulé dans cette tâche par le responsable de site et/ou l'assistante commerciale.

A ce stade d'avancement, les deux tickets (qui se situent dans les projets “à vendre” et “candidat acquéreur”) doivent être sous tracker “contrat signé”.

Le champ “Etat vente (“contrat signé”)” sur le ticket du “candidat acquéreur” doit être mis sur “Création du dossier”

Un ticket en sous tache du ticket “candidat acquéreur” doit être créé par le commercial ou l'assistante dans l'espace client redmine Front Office pour mettre a disposition du client acquéreur ses documents et communiquer régulièrement avec lui si ce n'est déjà fait.

Un autre ticket en sous tache du ticket du bien doit être créé par le commercial ou l'assistante dans l'espace client redmine Front Office pour mettre a disposition du client vendeur ses documents et communiquer régulièrement avec lui, si ce n'est déjà fait.

Puis le ticket “candidat acquéreur” sera mouvementé de la façon suivante :

Les contrats de ventes rédigés par Groupimo indiquent une date prévisionnelle de signature de l'acte authentique de vente. Cette date est indiquée dans le champ prévu à cet effet. Cette date déclenche un rétroplanning de l'évolution du champ “état du dossier”. La vente notariée est usuellement prévue (hors terrain) à 90 jours de la signature du contrat de vente.

Le dossier ne devient viable qu'après la purge du délai légal de renonciation fixé par la loi, baptisé "sru".

L'envoi se fait de préférence par signature électronique Espaceco.

Il faut donc adresser au candidat acquéreur les documents nécessaires (toutes les pièces) et attendre le délai légal pour passer le champ Etat vente en “SRU Purgée”.

Si au terme du délai l'acquéreur a signifié son intention de résilier, il faut en avertir le vendeur, et repasser le bien en tracker “a vendre” et fermer le ticket du candidat acquéreur. Si non le dossier passe en “SRU purgée” et se poursuit.

Cette opération est comptabilisée pour 21 jours.

Ensuite le dossier est envoyé au notaire avec toutes les pièces légales, en recommandé AR. Il sera demandé un accusé de réception au notaire qui sera enregistré sur le ticket.

Cette opération est comptabilisée pour 3 jours (24 cumul).

Quelques jours après l'envoi du dossier au notaire, il faudra s'assurer que le notaire a bien reçu le dossier, et encaissé les fonds du séquestre prévu a l'acte, et l'indiquer sur le ticket, en passant le champ “Etat vente” sur “Séquestre encaissé”.

Cette opération est comptabilisée pour 3 jours (27 cumul).

Grâce aux dates d'échéance, vous gérerez le suivi des conditions suspensives (principalement le financement qui est suivi sur le ticket financement en sous tache du ticket acquéreur), en relançant régulièrement, sur le ticket espaceclient l'acquéreur et en l'assistant.

Les autres conditions suspensives a obtenir sont la DIA, et les éventuelles levées d'hypothèques.

Lorsque les conditions suspensives sont levées, ou si le délai est dépassé, la vente est finalisée et le droit à honoraires nous est acquis.

Il faut alors passer le champ “Etat vente” a “Conditions suspensives levées”. Les factures peuvent être éditées a ce moment. La facture d'honoraires, en sous tache du ticket, est envoyée aux notaires le plus tôt possible par mail, et surtout mise a disposition du client sur son espace client.

Cette opération est comptabilisée pour 33 jours (60 cumul).

A noter pour ce faire que le contrat de vente doit être rédigé usuellement avec ce délai de J+60 pour l'obtention du prêt.

Il faut préparer le rendez vous de vente. Il s'agit d'un jour important pour le vendeur et l'acquéreur et vous devez vous assurer que tout se passe dans les meilleures conditions.

Vérifiez avant avec le notaire que tout est bien conforme, et soyez professionnel. Ce sera la dernière étape du dossier, laissez une bonne image auprès des parties. Prévoyez la remise des clefs.

Ne repartez pas de l'étude sans nos honoraires, ou sans une date certaine de paiement.

Passez le champ “Etat vente” sur “Vente signée”.

Cela doit avoir été atteint à J+90.

Il faut ensuite assigner les tickets a la comptabilité société. Puis prenez connaissance du process concernant le paiement des honoraires.

Lorsque la comptabilité valide le bon encaissement, elle mouvemente le champ état vente a honoraires encaissé et peut fermer tous les tickets parents (y compris le mandat si le mandat ne porte que sur ce lot) et tous les tickets lié à l'opération en n'omettant pas de remercier vendeur et acquéreur, depuis leur espace client, en leur indiquant nous tenir a leur disposition pour tous sujets liés a l'immobilier en rappelant les coordonnées de leur commercial.