Cette page fait partie des process transaction ancien

40 04 Sortir un produit en transaction

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier de vente. En effet, après avoir appliqué le process précédent pour obtenir l'accord des parties, le dossier est loin d'être fini. Il est très important ici que le commercial suive son dossier et soit extrêmement rigoureux dans l'application de la présente procédure s'il ne veut pas voir s'évanouir le fruit de son travail. Selon les structures, il sera épaulé dans cette tâche par le responsable de site et l'assistante commerciale.

A ce stade, les deux tickets (qui se situent dans les projets “à vendre” et “candidat acquéreur”) doivent être sous tracker “contrat signé”.

Un ticket en sous tache du ticket candidat acquéreur doit être créé par le commercial ou l'assistante dans l'espace client redmine Front Office pour mettre a disposition du client acquéreur ses documents et communiquer régulièrement avec lui.

Un autre ticket en sous tache du ticket du bien doit être créé par le commercial ou l'assistante dans l'espace client redmine Front Office pour mettre a disposition du client vendeur ses documents et communiquer régulièrement avec lui.

Puis le ticket “candidat acquéreur” sera mouvementé de la façon suivante :

Les CPV rédigés par Groupimo indiquent une date prévisionnelle de signature de l'acte authentique de vente; cette date sera indiquée dans le champ prévu à cette effet, pour un meilleur suivi quant à la rédaction d'avenant(s) pour prolongation de la validité du compromis si cela s'avère nécessaire.

Malgré la signature du contrat(dont la date sera indiquée dans le champ prévu à cet effet “date de signature du CPV”), chez Groupimo, nous ne considérons le contrat signé, qu'après la purge du délai légal de renonciation fixé par la loi, baptisé "sru".

Il faut donc adresser au candidat acquéreur les documents nécessaires (toutes les pièces) et attendre le délai légal pour passer le dossier sous tracker “contrat signé”. L'envoi se fait de préférence par signature électronique Espaceco.

Si au terme du délai l'acquéreur a signifié son intention de résilier, il faut en avertir le vendeur, et repasser le bien en a vendre et fermer le ticket du candidat acquéreur. Si non le dossier passe en “SRU purgée” et se poursuit.

Ensuite le dossier est envoyé au notaire avec toutes les pièces légales, en recommandé AR. Il sera demandé un accusé de réception au notaire qui sera enregistré sur le ticket.

Quelques jours après l'envoi du dossier au notaire, il faudra s'assurer que le notaire a bien reçu le dossier, et encaissé les fonds du dépôt prévu a l'acte, et l'indiquer sur le ticket, en passant le champ “état vente (“contrat signé”) sur “Séquestre encaissé”, la date de réception de fonds par le notaire sera indiquée dans le champ “date virement séquestre”.

L'envoi et la réception des DIA sont des formalités impératives lors d'une vente. Cette démarche est réalisée par l'étude notariale en charge du dossier de vente. Pour un meilleur suivi, la date d'envoi de la DIA (communiquée par le notaire), ainsi que la date de réception de celle-ci seront indiqués dans les champs prévus à cet effet (“date envoi DIA” et “Date réception DIA”).

Grâce aux dates d'échéance, vous gérerez le suivi des conditions suspensives (principalement le financement, dont la date du dépôt de dossier de financement sera indiquée dans le champ prévu à cet effet), en relançant régulièrement l'acquéreur et en l'assistant sur le ticket de financement. Lorsque les conditions suspensives sont levées, ou si le délai est passé, la vente est finalisée et le droit à honoraires nous est acquis. Il faut alors passer le champ “Etat dossier vente (contrat signé)” a “Conditions suspensives levées”. Les factures peuvent être éditées a ce moment. La facture d'honoraire est envoyée aux notaires le plus tôt possible par mail, et surtout mise a disposition du client sur son espace client.

Il faut préparer le rendez vous de vente. Il s'agit d'un jour important pour le vendeur et l'acquéreur et vous devez vous assurer que tout se passe dans les meilleures conditions. Vérifiez avant avec le notaire que tout est bien conforme, et soyez professionnel. Ce sera la dernière étape du dossier, laissez une bonne image auprès des parties.

Ne repartez pas de l'étude sans nos honoraires, ou sans une date certaine de paiement.

Il faut ensuite assigner les tickets a la comptabilité société. Puis prenez connaissance du process concernant le paiement des honoraires.