Table des matières
51 03 04 M.R.C. (Multirisques Commerciale)
Ce process fait partie des process courtage
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit la souscription d'une assurance Multirisques Commerciale pour les locataires, de la demande de devis à l'édition du contrat d'assurance et de l'attestation d'assurance.
La souscription d'une assurance multirisques commerciale est OBLIGATOIRE pour tous les locataires. Aucune signature de bail, état des lieux d'entrée, ni remise de clefs, ne pourront se faire si le locataire n'a pas transmis son attestation d'assurance.
II. Process.
1. Commande du devis
La gestion créée, en sous-tâche du ticket redmine “candidat locataire”, un ticket M.R.C. et renseigne l'ensemble des champs.
Ce ticket est assigné à COMAPHI pour émission du devis.
A réception du ticket, COMAPHI transmet le formulaire 100% pro (formulaire DPA Assurances) au candidat locataire, par mail, afin de compléter tous les champs. Si le locataire n'a pas de mail, le formulaire est transmis à la gestionnaire.
Dès réception du formulaire complété, COMAPHI transmet au partenaire assureur les pièces nécessaires à l'établissement du devis (formulaire, kbis, bail). Le partenaire assureur a 24h à 48h pour émettre un devis “de base” qui pourra être modifié par le locataire s'il souhaite des garanties complémentaires.
2. Edition du devis
COMAPHI met dans le ticket MRC le devis d'assurance personnalisé au nom du locataire. Pour établir la proposition il est impératif que COMAPHI dispose, entre autre, de la superficie exacte du local. Si la superficie est renseignée, le devis d'assurance MRC est inséré au même moment que le bail.
Quand l'adresse mail du locataire est connue, COMAPHI transmet directement le devis au client par mail et réassigne le ticket MRC au commercial pour appuyer la vente du contrat d'assurance.
Si l'adresse mail du locataire n'est pas connue, le ticket MRC est directement réassigné au commercial qui doit le proposer au locataire entrant.
3. Souscription
a. Souscription pour un nouveau bail
En cas d'accord, le commercial prend contact avec COMAPHI pour les modalités de signature, remise des contrats et règlement.
Le contrat est édité en 2 exemplaires dont un à conserver par le client.
COMAPHI se charge d'enregistrer le contrat dans son système de gestion mais également dans login + info souscription assurance sur le ticket candidat locataire.
Le règlement de la prime d'assurance est collectée par COMAPHI qui donne les instructions à la comptabilité pour le reverserment au partenaire assureur concerné.
COMAPHI complète le ticket MRC, complète le champ n° de contrat et le passe en contrat signé, puis peut clôturer le ticket.
b. Souscription en cours de bail (absence d'attestation d'assurance)
Selon process 20 04 02 03 04 Renouvellement MRC (à créer), un ticket MRC est créé par la gestion et assigné à COMAPHI.
Pour obtenir un devis, le gestionnaire doit compléter le ticket et l'assigner à Comaphi .
COMAPHI se charge de faire compléter le formulaire 100% pro au locataire non assuré afin de collecter toutes les informations nécessaires à l'établissement d'un devis. Le KBIS et le bail sont également nécessaires à l'établissement d'un devis
Une fois le formulaire complété,et pièces collectées, COMAPHI transmet le dossier à son partenaire assureur pour édition d'un devis en 45h maximum
Une fois le devis édité et mis sur le ticket, il est réassigné à la gestionnaire.
En cas d'accord:
La gestionnaire valide le devis et l'assigne à la comptabilité mandant pour règlement.
La comptabilité assigne COMAPHI dès validation du paiement pour édition des contrats.
Le contrat est édité en 2 exemplaires dont un à conserver par la gestion.
Comaphi se charge d'enregistrer le contrat dans son système de gestion mais également dans login + info souscription assurance sur le ticket candidat locataire.
En cas de refus du client:
Le commercial doit l'indiquer sur le ticket assurance MRC et l'assigner à Comaphi pour fermeture du ticket.
En cas de non réponse du commercial, le ticket sera fermé par comaphi après la date d'entrée du locataire.
4. Vie du contrat - Renouvellement et Résiliation
Pendant toute la durée du contrat COMAPHI aura la possibilité de suivre le contrat souscrit avec le partenaire courtier (ou assureur).
Le client assuré recevra directement du partenaire (courtier ou assureur) son avis d'échéance de renouvellement pour règlement.
COMAPHI aura connaissance du renouvellement du contrat par le partenaire avec la transmission du bordereau mensuel de commissionnement.
A réception du règlement de la commission, COMAPHI mettra à jour son propre logiciel de gestion (novanet) ainsi que le logiciel de gestion login.
L'attestation fournie par le locataire sera alors scannée dans la ged login par la gestion.
COMAPHI aura connaissance de la résiliation du contrat par le partenaire avec la transmission du bordereau mensuel (reprise commission rétroactive ou non commissionnement) ou sur simple information transmise par le partenaire.
A réception du bordereau ou de l'information de résiliation, COMAPHI mettra à jour son propre logiciel de gestion (novanet) ainsi que le logiciel de gestion login.
5. Commissionnement commercial
Lorsque le contrat est souscrit et réglé COMAPHI se charge de renseigner le ticket candidat locataire afin que le commercial puisse toucher sa commission.