Ce process fait partie des process courtage

Volume 51 04 Autres assurances

Cette procédure décrit la souscription d'une assurance Automobile, de la demande de devis à l'édition du contrat d'assurance et de l'attestation d'assurance.

Cette procédure est tout particulièrement dédiée aux services internes pour la souscription de devis d'assurance automobile, pour le personnel ainsi que pour les besoins du groupe, mais s'adresse aussi aux clients demandeurs.

L'assistante commerciale et/ou le demandeur créée, en sous-tâche du ticket principal “véhicule XXX”, un ticket dans le projet “Courtage” de Redmine, et renseigne l'ensemble des champs.

Les champs à compléter et pièces à joindre indispensables pour l'obtention d'une devis sont : - Nom Client - ou Nom Société porteur de l'assurance - Date d'effet du contrat - copie carte grise (meme provisoire) du véhicule - copie permis de conduire du porteur de l'assurance (gerant si sté) - relevé d'information du porteur de l'assurance

Aucun devis ne pourra être réalisé tant que les informations ci-dessus réclamées soient collectées.

Pour les autres la demande de devis peut être faite par email, ou demande directe (y compris par le site internet). Dans ces cas là, c'est comaphi qui doit créer le ticket dans redmine avec les memes elements que le point ci dessus.

Le collaborateur qui crée le ticket met une date d'échéance a J+2 (date de création + 2).

Le ticket est assigné à COMAPHI pour émission du devis.

A réception de la demande de devis, COMAPHI a 72h pour mettre sur le ticket le devis. COMAPHI choisit parmi ses partenaires celui qui propose les meilleures conditions pour émettre le devis.

- En cas d'accord

L'initiateur du devis prend contact avec COMAPHI pour les modalités de signature, remise des contrats et règlement. Le contrat est édité en 2 exemplaires dont un à conserver par le client.

COMAPHI se charge d'enregistrer le contrat dans son système de gestion + info souscription assurance sur le ticket assurance spécifiquement dédié.

COMAPHI complète le ticket, renseigne le champ n° de contrat et l'enregistre dans novanet, et le passe en contrat signé.

- En cas de refus

L'initiateur du devis doit l'indiquer sur le ticket assurance et l'assigner à Comaphi pour fermeture du ticket.

Pendant toute la durée du contrat, COMAPHI doit suivre le contrat souscrit avec le partenaire courtier (ou assureur), entre autre en indiquant la date d'échéance pour relance.

Le client assuré recevra directement du partenaire (courtier ou assureur) son avis d'échéance de renouvellement pour règlement.

COMAPHI aura connaissance du renouvellement du contrat par le partenaire avec la transmission du bordereau mensuel de commissionnement.

Pour chaque renouvellement, comaphi se charge de collecter auprès des différents partenaires les attestations d'assurance des dossiers renouvelés. Les attestations seront transmises au service concerné pour enregistrement et scan dans son système de gestion

En cas de sinistre d'un véhicule assuré par le biais de COMAPHI, l'assuré pourra faire appel à COMAPHI en cas de difficultés soit en adressant un mail ou en ouvrant un ticket dans le projet COMAPHI.

En cas de résiliation du contrat

A réception de l'information de résiliation, COMAPHI mettra à jour son propre logiciel de gestion (novanet) et redmine.

Interne : lors d'un paiement par la comptabilité société, il faut informer comaphi en assignant le ticket de la facture, après paiement. Ensuite comaphi confirme avoir saisi les éléments et clôture le ticket.