Ce process fait partie des process courtage

Volume 50 03 Assurances immobilières

Cette procédure décrit la souscription d'une assurance multirisques immeubles de la demande de devis à l'édition du contrat d'assurance et de l'attestation d'assurance, la vie du contrat, renouvellement et résiliation.

Une assurance multirisque immeuble est un contrat qui permet de couvrir les dégâts des parties communes d’un immeuble en copropriété.

Depuis la loi ALUR (entrée en vigueur en 2014), les syndics de copropriétés se doivent de couvrir les immeubles des risques.

Cette assurance est indépendante de l'assurance du propriétaire non occupant ou de l'assurance du locataire.

En sous tâche du ticket de rentrée de contrat de syndic, le syndic créée un ticket M.P.I.(Projet Comaphi - Courtage Multirisques Immeuble) et renseigne l'ensemble des champs.

Le ticket est assigné à Comaphi qui sera en charge d'interroger ses partenaires courtiers et assureurs afin de faire plusieurs propositions (au moins 2) au syndic

Le syndic créée un ticket M.P.I.(Projet Comaphi - Courtage Multirisques Immeuble) et renseigne l'ensemble des champs afin d'obtenir une mise en concurrence.

La sinistralité - il faudra alors fournir la sinistralité des 3 dernières années (à réclamer à l'assureur en cours par le syndic).

La copie du contrat en vigueur ainsi que le dernier appel de prime devra être scanné dans le ticket.

Le ticket est assigné à Comaphi qui sera en charge d'interroger ses partenaires courtiers et assureurs afin de faire plusieurs propositions (au moins 2) au syndic.

Le syndic créée un ticket M.P.I.(Projet Comaphi - Courtage Multirisques Immeuble) et renseigne l'ensemble des champs afin d'obtenir une mise en concurrence.

Comaphi sera en charge de réclamer la sinistralité auprès de son partenaire assureur.

Le ticket est assigné à Comaphi qui sera en charge d'interroger ses partenaires courtiers et assureurs afin de faire plusieurs propositions (au moins 2) au syndic.

• Edition du devis*

A réception de la demande de devis (dossier complet), COMAPHI a 7 jours ouvrés pour mettre un/les devis sur le ticket et assigner le gestionnaire.

• Souscription*

En cas d'accord avec le devis présenté, le syndic valide le devis et y indique la date d'effet souhaitée. Le devis avec Bon pour accord est inséré au ticket et assigné à COMAPHI pour mise en place.

COMAPHI le transmet à son tour au partenaire à l'origine du devis pour mise en place et édition des contrats.

A réception des documents contractuels (contrats en deux exemplaires et appel de prime), COMAPHI les transmet au syndic pour signature et mise en paiement et COMAPHI se charge de la liaison entre le syndic et le partenaire assureur choisi.

COMAPHI se charge d'enregistrer le contrat dans son système de gestion, renseigne le champ n° de contrat et renseigne le ticket Redmine en le positionnant en “contrat signé”. Le ticket peut ainsi être cloturé.

En cas de refus avec le devis présenté, le ticket est cloturé.

Pendant toute la durée du contrat, COMAPHI aura la possiblité de suivre le contrat souscrit avec le partenaire courtier (ou assureur).

Un champ spécifique dans le projet redmine MULTIRISQUE IMMEUBLE renseigne le nom du co-courtier partenaire sur la police, en complément des champs habituels (num police, montant prime TTC, nom sdc). Un autre champ indique le nom du syndic en charge du dossier (ceci pour le suivi des polices encore en cours).

COMAPHI aura connaissance du renouvellement du contrat par le partenaire courtier avec la transmission des appels de primes à chaque renouvellement :

- pour les copropriétés gérées par un syndic groupe (#MARTINIQUESYNDIC) chaque appel de prime sera scanné par le service comptabilité syndic (en sous tâche du contrat) puis assigné à Comaphi pour validation et enregistrement novanet, le ticket sera ensuite assigné au gestionnaire pour validation qui changera le projet du ticket pour l'intégrer au projet du sdc et le transmettra à son tour à la comptabilité pour paiement.

- pour les copropriétés non gérées par syndic groupe (perte récente), l'appel de prime est enregistré dans redmine et sur le système de gestion Novanet puis envoyé au repreneur syndic (info prise via la comptabilité) par courrier. Comaphi informe par mail le courtier afin de lui transmettre les coordonnées du nouveau syndic. COMAPHI est alors informé du règlement lorsque la commission est payée.

A chaque règlement, la comptabilité syndic informe COMAPHI des règlements effectués sur chaque renouvellement par le biais de la copie des bordereaux de virement. Ainsi COMAPHI peut suivre l'état d'avancement des règlements pour chaque contrat. Une fois saisie sur le logiciel Novanet, COMAPHI transmet le bordereau de virement au partenaire par mail pour information.

A défaut de règlement par manque de fonds et forte probabilité de résiliation de l'assurance, prévenir immédiatement le syndic via ticket lié assurance, le syndic devra en informer immédiatement le conseil syndical et trouver solution rapide.

COMAPHI renseigne son logiciel (NOVANET) à chaque mouvement sur le dossier (appel de prime, règlement, commissionnement). Une fois le dossier soldé, COMAPHI peut prétendre à la rémunération du contrat.

Pour les affaires gérées par un syndic groupe, en cas de résiliation d'un contrat, COMAPHI devra en être informé au plus tôt (par le syndic)de façon à tenter de le replacer sur un autre partenaire. Dans ce cas se référer au point 1 commande de devis.

Pour les affaires non gérées par un Syndic groupe, COMAPHI prend connaissance d'une résiliation de contrat “fortuitement” par le partenaire courtier ou assureur lorsque celui-ci n'est pas renouvelé ou non commissionné (pour les affaires hors portefeuille Groupimo syndic).

A chaque réception de bordereau partenaire, pour toutes les affaires gérées ou non par le syndic groupe, COMAPHI doit saisir les commissions dans son logiciel métier NOVANET et également indiquer le montant de la commission dans le champ redmine prévu sur ticket facture.