Ce process fait partie des Process 50-courtage

Cette procédure décrit les modalités de prise d'hypothèque par le syndicat des copropriétaires sur un copropriétaire débiteur d'au moins 1500€.

Comaphi, dans le cadre de cette mission, inscrit pour le compte des syndicats de copropriétaires représenté par son syndic, une hypothèque sur les lots des copropriétaires débiteurs.

Cette prestation est réalisée moyennant facturation au syndicat des copropriétaires (anciennement conformément à la grille tarifaire) dorénavant facturé selon tarif négocié chaque année avec les différents intervenants en fonction de l'évolution de l'indice insee du cout de la construction.

Le syndicat des copropriétaires peut imputer cette somme librement sur le compte du copropriétaire débiteur (l’inscription de l’hypothèque doit comprendre les frais d’inscription de Comaphi et les frais réels).

Dès lors que le débiteur a fait l'objet d'un commandement de payer (ou sommation) et que la dette est au moins égale à 1500€, et conformément au process 25 05 05 02 - Contentieux syndic, le syndic (le représentant de la copropriété/service contentieux par délégation) demande une prise d’hypothèque à COMAPHI (qui en fait la demande au préposé, celui ci se charge de réaliser cette prestation).

En conséquence, le ticket de commande est créé par le gestionnaire, le service contentieux ou le service comptabilité, dans le sous-projet COMAPHI correspondant, et en tâche liée du ticket contentieux du débiteur.

Ce ticket nommé “Prise d'Hypotheque - Nom prénom débiteur” est assigné à COMAPHI.

Dès réception de la demande, en sous tache du ticket principal “prise d'hypotheque” 2 nouveaux tickets sont créés :

1) COMAPHI facture (avec utilisation fonction “pdf moi” de redmine) la prestation en sous tache du ticket “prise d'hypotheque” dans le projet “facturier comaphi 7” et s'auto-assigne avec échéance à 7 jours. Le montant du credit disponbile de la copropriété doit apparaitre afin de justifier qu'à cet instant la copropriété avait bien les fonds pour procéder au paiement de la facture. Le montant de la facture doit être conforme à la grille tarifaire.

2) COMAPHI fait copie de ce ticket (avec facture), qui se positionne en tache liée, le met dans le projet comptabilité du SDC et assigne la comptabilité syndic pour règlement dans un délai maximum de 7 jours.

La comptabilité syndic a alors 7 jours maximum pour régler la facture à COMAPHI.

COMAPHI surveille au bon règlement de cette facture et relance fermement si nécessaire.

Aussitot le règlement “saisi”, puis “payé”, la sous tache facture du projet comptabilité du SDC est cloturée par le service comptabilité (puisque réglée), COMAPHI passe alors son ticket facture en tracker “payée” et peut ainsi déclencher la commande à son prestataire.

La commande se fait par mail au préposé/prestataire avec la copie du cdt de payer et le relevé de propriété (celui ci étant automatiquement réalisé parallèlement au cdt de payer) + réclamation facture.

La facture du préposé/prestataire est transmise à la compta COMAPHI pour règlement, en sous tache de la facture principale prise d'hypotheques du projet facturier COMAPHI 7 (produits), dans le projet COMAPHi 6 (Charges).

Le règlement de cette facture se fait dès lors que les factures honoraires comaphi sont soldées par le SDC.

A partir du moment ou le préposé/prestataire est réglé pour démarrer le dossier, COMAPHI doit suivre et relancer utilement pour obtention du bordereau d'inscription, libre à ce dernier de relancer les services correspondants activement.

A réception du bordereau, COMAPHI met à jour son ticket, et celui ci peut alors être cloturé.

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