Ce mode opératoire fait partie des Diagnostics

60 03 Activités et diagnostics

Process 60 03 03 - Établir un diagnostic

Cette procédure décrit le traitement de la demande pour établir un plan d'exposition au bruit (obligatoire à partir du 1er juin 2020).

La commande se formalise sur le ticket crée automatiquement en sous-tâche du ticket principal (“à louer” ou “à vendre”).

A noter ce ticket ce situe dans le sous projet d'Aadiags

Une fois le ticket créé le gestionnaire devra :

1) renommer le ticket selon la nomenclature suivante :Diagnostic PEB/[Nom du propriétaire]

2) assigner le ticket au Responsable de service ou l'assistant(e) d'Aadiags afin d'établir la proforma

Cette facture proforma est éditée format esign pdf et le ticket est assigné au gestionnaire qui peut alors procéder à la signature numérique du document donnant ainsi bon pour accord au nom et pour le compte de son client propriétaire.

Si les fonds sont disponibles sur le compte du propriétaire, la gestionnaire transmet la facture proforma à la comptabilité mandant qui paye la facture proforma et l'indique sur le ticket redmine.

Si les fonds ne sont pas disponibles sur le compte du propriétaire, la gestionnaire devra obtenir le paiement du propriétaire.

Après validation sur le ticket de la commande et du paiement, l’assistant(e) d'Aadiags :

1)Assigne le ticket à l'assistant(e) commercial(e) du service transaction pour la réalisation de la mission.

2)Crée en sous taches le ticket facture dans le facturier Aadiags et y ajoute la facture proforma validé

A réception du ticket dans le projet Aadiags “diagnostics”, l'assistante établit une proforma (= ordre de mission).

Cette facture proforma est éditée format esign pdf et envoyée par mail au client. Le client peut alors procéder à la signature numérique du document donnant ainsi bon pour accord. Cette solution est privilégiée.

Si le client ne dispose par d'une adresse mail, la proforma est envoyée au client par voie postale pour signature.

Il procède également au paiement de la somme correspondante.

Après validation sur le ticket de la commande et du paiement, l’assistant(e) d'Aadiags:

1)Assigne le ticket à l'assistant(e) commercial(e) du service transaction pour la réalisation de la mission.

2) Crée en sous taches le ticket facture dans le facturier Aadiags et y ajoute la facture proforma validé

La création du document PEB est à faire par l'assistant(e) commercial(e) du service transaction

Sur le site https://www.geoportail.gouv.fr/carte, avec l’adresse et la référence cadastrale, l’assistant(e) localise le bien sur la carte.

L'assistant(e) pointe sur la carte le bien , avec le filtre “plan d'exposition au bruit” et le filtre “références cadastrale” et imprime un extrait de la zone voulue avec pour titre “plan d'exposition au bruit” et en commentaire l'adresse exacte du bien ainsi que les références cadastrales. Une impression en couleur est nécessaire(zone rouge = zone de bruit très forte,zone orange = zone de bruit forte,zone verte = zone de bruit modérée, pas de couleur = n'est pas reconnue comme zone bruyante)

L'assistant(e) édite le document sur le ticket du demandeur (ou envoi par mail au client si extérieur) et indique sur assigne le ticket Aadiags à l'assistant(e) d'Aadiags pour indiquer que la tache est réalisée.

Une fois la mission réalisé l'assistant(e) d'Aadiags produit la facture et la met sur le ticket facture créé au préalable

• Dans le cas d'un bien géré en location le ticket est assigné au gestionnaire du bien pour mise en paiement.

• Dans le cas d'un client extérieur (vente ou location) , la facture est communiquée par l'assistant(e) au client et le ticket est assigné au comptable société pour suivi de l'encaissement.

Dès encaissement des fonds, le gestionnaire du bien ou la comptabilité société informe l'assistant(e) d'Aadiags pour clôturer le ticket en précisant “prestation payée”;