Table des matières
60 03 04 05 - Représentation A.G.
Ce process fait partie des process diagnostics
I Objet de la procédure
Est concerné par cette procédure : Aadiags , qui doit analyser et répondre à une demande de représentation en AG émanant du service gestion.
II Process
1 La demande
Le syndic créé un ticket pour toutes ses ag
Dans le projet Aadiags "représentation AG" avec en sujet le nom de l'immeuble et la date de l'A.G.. Puis il l'assigne à Aadiags.
Dans ce ticket Madinina syndic doit fournir :
- ordre du jour
- feuille de présence
- convocation
La gestion créé un ticket dans le cas d'une convocation d'un syndic externe
Elle doit vérifier que le ticket n'existe pas encore pour cette assemblée générale. S'il n'existe pas de ticket, créer un ticket dans le projet Aadiags "représentation AG" avec en sujet le nom de l'immeuble et la date de l'A.G.. Puis il l'assigne à Aadiags.
Dans ce ticket doivent être mis les document suivants :
- ordre du jour,
- convocation
2 La Préparation
Aadiags contrôle et assigne au préposé pour confirmation de présence.
-Le préposé édite sur le logiciel 99 05 05 – Login les propriétaires de l'immeuble devant être représentés.
-Le préposé communique avec les propriétaires par l'99 05 02 – EspaceCli (espace client) Groupimo, afin de confirmer le cout, la mission de représentation et le rapport qui lui sera envoyé. Le gestionnaire doit être mis en copie de cette communication pour information (copie mail ou info spécifique sur le ticket).
En préparation de l'ag, le préposé Aadiags doit obtenir le pouvoir signé du propriétaire (signature électronique), ou à défaut, se munir d'une copie du mandat de gestion en surlignant la partie de représentation aux assemblées générales.
La règle reste de devoir représenter obligatoirement son propriétaire à l'assemblée générale. Seule par exception le propriétaire peut demander à ne pas être représenté à l'assemblée générale de copropriété.
3 La représentation :
Deux possibilités
-soit nous avons 3 pouvoirs/mandats ou moins (ou moins de 5% des voix) une seule personne peut les représenter ;
-soit nous avons + de 3 mandataires (ou plus de 5% des voix) : il faut plusieurs personnes (1 par 3 mandats/pouvoirs).
Suivant le contexte et l'intérêt (voir avec le syndic) une seule personne peut représenter (solution non légale) l'ensemble des propriétaires.
Il faut ensuite représenter le propriétaire au mieux de ses intérêts.
Pour les syndics qui ne nous envoient pas les convocations, les procès verbaux, les comptes, il faut intervenir lors de l'assemblée en qualité de représentant de copropriétaire bailleur.
Il faut en effet demander a recevoir copie des convocations d'assemblées générales, les procès verbaux, et de tous les comptes. Ceci pour suivre au mieux la relation avec les locataires en place et faciliter la vie en collectivité des habitants de l'immeuble.
Ceci doit être acté sur le procès verbal, ainsi que la réponse éventuelle du syndic.
4 Le Retour d'ag, la Rédaction du rapport
Un rapport normalisé est rendu et mis sur le ticket. Il comprend des photos (au moins la photo du préposé ayant réalisé la mission, ses coordonnées (email, téléphone,…), le compte rendu de l'assemblée, le résultat des votes, …
5 La Facturation et la Diffusion du rapport
Aadiags établit la facture suivant confirmation du préposé du nombre de propriétaires qui ont été réellement représentés.
Le préposé crée une sous tâche pour le suivi de la facturation de ses représentations et ferme le ticket une fois les paiements reçus.
Le rapport est envoyé par le préposé aux propriétaires représentés, rangé dans la GED, et la facture mise sur le ticket.
Dans le cas ou le pouvoir est transmis par le propriétaire à une tiers personne (autre que le préposé) et sans l'en informer, la représentation sera facturée au propriétaire conformément au mandat de gérance.
6 Le Paiement
La comptabilité mandant confirme le paiement sur le ticket qui doit ensuite être fermé.