Table des matières
60 03 04 06 - Rapport Pré Contentieux
Ce process fait partie des process diagnostics
I Objet de la procédure
Est concerné par cette procédure : Aadiags , qui doit analyser et répondre à une demande de rapport pré-contentieux avec visite sur place, émanant du service gestion.
II Process
1 - La demande
Le demandeur créé un ticket pour toutes demandes de rapports pré-contentieux
Dans le projet http://redmine.groupimo.fr/projects/rapport pré-contentieux" avec en sujet le nom du débiteur (locataire ou copropriétaire) et du créancier (propriétaire ou SDC). Puis il l'assigne à Aadiags.
Dans ce ticket Le demandeur doit fournir :
- les coordonnées téléphoniques et l’adresse exacte du débiteur
- l’historique de compte du débiteur
Le demandeur (front office gestion ou syndic) créé un ticket contentieux ou lie au ticket contentieux existant
Il doit vérifier que le ticket n'existe pas encore dans le projet contentieux. S'il n'existe pas de ticket, créer un ticket dans le projet contentieux.
2 - Le devis et l'acompte
Aadiags établit le devis sur le ticket.
Le devis de la prestation est fixé à 160.00€ TTC.
Aadiags transmet au demandeur afin d'obtenir la validation sur le ticket pour l'exécution de la mission. Un acompte de 50% est obligatoire et doit être versé avant toute action.
Dès que le devis est validé et l'acompte payé, le prestataire Aadiags peut donc procéder au démarrage de la mission.
3 - La Préparation
Aadiags contrôle et assigne au préposé pour confirmation de sa mission.
Le préposé prend connaissance des éléments du ticket pour préparer sa visite.
Il se munit d'une trame de rapport et d'un échéancier s'il ne peut le faire numériquement.
4 - La représentation
Le préposé organise sa visite sur site et s’assure d’être en possession des documents nécessaires.
Il intervient en qualité de représentant du créancier.
Il faut rappeler au débiteur que cette visite a pour but de trouver une solution à l’amiable.
Lui rappeler que malgré les différentes relances, notre visite tend à mieux comprendre sa situation et trouver un arrangement ceci afin de suivre au mieux la relation existante entre les parties.
Ceci doit être acté sur le rapport pré-contentieux ainsi que la réponse éventuelle du locataire.
5 - Le Retour de la visite, la Rédaction du rapport
Un rapport normalisé est rendu et mis sur le ticket. Il comprend les coordonnées (email, téléphone …) du préposé ayant réalisé la mission, le compte rendu de la visite, éventuellement le protocole d’accord, …
6 - La Facturation et la diffusion du rapport
Aadiags établit la facture suivant confirmation du préposé du nombre de débiteur qui ont été réellement visités.
Le gestionnaire diffuse le rapport au créancier par l'espace client, puis rangé dans redmine, et la facture mise sur le ticket.
Ensuite le ticket est assigné à la compta mandant.
7 - Le Paiement
La comptabilité mandant confirme le paiement du solde sur le ticket, puis ferme le ticket.