Outils pour utilisateurs

Outils du site


process:60-diagnostic:etat-des-lieux

60 03 02 établir un état des lieux

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit le mode opératoire concernant la demande pour établir un état des lieux

II. Process.

Etat des lieux d'entrée

La demande

Elle se formalise par la création d'un ticket dans le projet EXPERTIM état des lieux, lié au ticket principal (“à louer”). Le ticket est créé/transféré dans le projet EXPERTIM “états des lieux” par la gestionnaire. Préciser dans le sujet EDLE.

Dans ce ticket les informations précises sur l’adresse du bien, le nom et coordonnées du futur locataire, le nom du propriétaire, le nom de l’ancien locataire, et la référence login sont indiqués.

La date de l'état des lieux d'entrée doit être indiquée comme date d'échéance, comme étant la date d'effet du bail.

Puis le ticket est assigné au préposé.

La mission

Qui fait ?

Le préposé devra pour sa part organiser, gérer et assurer le rendez vous suivant la date indiquée.

L'état des lieux est obligatoirement contradictoire. A défaut de pouvoir organiser un état des lieux contradictoire, il faut passer par huissier et/ou demander un rapport de visite, et clôturer le ticket.

Comment ?

Il effectue au jour retenu, l'état des lieux selon le mode opératoire état des lieux 60 03 02 01 ( a venir ne pas oublier Le préposé à l'EDL, remettra les clefs au locataire à la fin de l’état des lieux).

Lors de l’état des lieux le préposé doit vérifier la présence et le fonctionnement du détecteur de fumée et le signaler sur l’état des lieux.

Les compteurs (électricité, eau, …) doivent être relevés (index), photographiés, et identifiés (référence contrat, compteur, …).

La question de la fosse septique dans le cadre d'un habitat individuel devra être posée et si possible le préposé dressera un état des lieux de l'évacuation des eaux.

Diffusion/transmission

les états des lieux sont faits sur tablette sous logiciel startloc. Le paramétrage induit l'envoi par mail sur la boite mail start…loc @ g….com.

A réception du mail, le préposé enregistre immédiatement et au plus tard 24h après l'edle, la pièce jointe en pdf (l'état des lieux) sur le ticket de la mission. Puis il l'assigne à l'assistante (ou le fait lui meme en cas d'absence d'assistante) qui diffuse le document aux parties (depuis l'espace client en veillant a ne pas générer un ticket orphelin), et clôture le ticket.

La facturation

Qui Fait ?

Après signature du bail, l'assistante expertim, depuis la loi ALUR, établit les factures pour l'état des lieux d'entrée conformément au process facturier et met le ticket facture en sous tache du ticket edle.

Après traitement de la facture par le service comptabilité, le ticket est réassigné à l'assistante pour information.

L'assistante clôture les tickets.

Etat des lieux de sortie

La demande

Elle se formalise par la création d'un ticket sur le projet EXPERTIM “état des lieux”. Idéalement le collaborateur demandeur, s'il a les droits nécessaires, créé le ticket dans le projet directement (merci de demander les droits si vous ne les avez pas). Préciser dans le sujet EDLS.

Dans ce ticket les informations précises sur l’adresse du bien, le nom du propriétaire, le nom de l’ancien locataire, et la référence login sont indiqués. Il faut aussi ajouter l'état des lieux d'entrée.

La date de l'état des lieux de sortie doit être indiquée comme date d'échéance, comme étant la date de sortie du locataire.

Puis le ticket est assigné à l'assistante.

La facturation

L’assistante de la société établit la facture proforma suivant tarification conformément au process facturier et met le ticket de la facture en sous tache du ticket edls.

Ce ticket est assigné à la gestionnaire qui codifie la facture, met une date d'échéance immédiate, et la transmet à la comptabilité mandant. Si les fonds sont disponibles, la comptabilité mandant paye la facture et l'indique sur le ticket redmine.

Si les fonds ne sont pas disponibles, la comptabilité mandant doit l'indiquer sur le ticket et l'affecter au gestionnaire qui devra obtenir le paiement du propriétaire.

Dès confirmation du paiement l’assistante affecte le préposé pour la réalisation de la mission.

La mission

Qui fait ?

Le préposé devra pour sa part organiser, gérer et assurer le rendez vous suivant la date indiquée.

L'état des lieux est obligatoirement contradictoire. A défaut de pouvoir organiser un état des lieux contradictoire, il faut passer par huissier et/ou demander un rapport de visite, et clôturer le ticket.

Comment ?

Il effectue au jour retenu, l'état des lieux selon le mode opératoire état des lieux 60 03 02 01 ( a venir ne pas oublier).

Lors de l’état des lieux le préposé doit vérifier la présence et le fonctionnement du détecteur de fumée et le signaler sur l’état des lieux.

Il récupère les clefs, si le locataire est déjà sorti. Le préposé doit transmettre un état des lieux précis avec photos permettant de définir dans la mesure du possible au plus juste les travaux à réaliser dans le logement.

La question de la fosse septique dans le cadre d'un habitat individuel devra être posée et si possible le préposé dressera un état des lieux de l'évacuation des eaux.

Diffusion/transmission

les états des lieux sont faits sur tablette sous logiciel startloc. Le paramétrage induit l'envoi par mail sur la boite mail start…loc @ g….com.

A réception du mail, le préposé enregistre immédiatement et au plus tard 24h après l'edls, la pièce jointe en pdf (l'état des lieux) sur le ticket de la mission. Puis il l'assigne à l'assistante (ou le fait lui meme en cas d'absence d'assistante) qui diffuse le document aux parties depuis l'espace client (en veillant a ne pas générer un ticket orphelin), et clôture le ticket.

Estimation des travaux à réaliser après EDLS

1. Lors de l'edls le préposé prend note des travaux à effectuer pour la remise en état du logement.

2. Il renseigne le ticket solde de tout compte (préalablement créé en demande lié du ticket état des lieux de sortie), chiffre et assigne le ticket au Gestionnaire.

3. Le Gestionnaire, en comparaison des états des lieux, effectue la retenue sur caution avec le chiffrage fourni et le transmet à la comptabilité mandant pour traitement.

4. Une fois le chiffrage transmit et le traitement comptable effectué, le ticket est clôturé.

process/60-diagnostic/etat-des-lieux.txt · Dernière modification: 2021/11/18 12:53 de splaissy