Ce process fait partie des 65 - Travaux et Contrats

Volume 65 20 contrats

Process parent 65 20 - Contrats

Process pour gérer les contrats de régisseur.

Pour une bonne gestion de ce type de contrat, les jours d'intervention sont toujours identiques et respectent un planning hebdomadaire fixe.

Le régisseur est la personne référente au sein de la résidence. Le régisseur est garant de la bonne tenue des espaces communs et de l'entretien général.

Le reporting des prestations se fait de façon mensuelle sur un ticket “reporting prestation régisseur Résidence … - MM/AAAA” en demande liée du ticket du contrat.

Ce ticket reporting est créé par le régisseur dans l'espace client.

Sur ce ticket, le technicien renseigne son temps passé (dans l'onglet temps passé avec remplissage des champs) et décrit ses visites hebdomadaires du site et transmet des photos. Il indique également tout dysfonctionnement ou remarques utiles.

Dans le cas d'une difficulté particulière ou pour des raisons d'urgence, le régisseur peut assigner le responsable Checkin pour une prise de décision ou une validation éventuelle.

Dans l'intérêt du Syndicat Des Copropriétaires et du Conseil Syndical, le régisseur doit proposer au gestionnaire syndic des devis sous RENOVIMO et/ou Checkin pour assurer l'entretien et/ou des rénovations au sein de la résidence.

Le régisseur a pour rôle de suivre les prestations d'entretiens courantes (ménage ,espace vert etc..), de suivre le travail des intervenants extérieurs et valider les travaux réalisés sur le ticket reporting en assignant le ticket au gestionnaire syndic après chaque intervention. Si Checkin possède plusieurs contrats sur une même résidence, les tickets reporting de chaque contrat sont doivent être en sous-tâche du ticket reporting régisseur.

Important : le budget n'est pas illimité, il convient donc de connaître au préalable le budget mensuel voté en assemblée générale concernant les “petits travaux de maintenance”.

C'est pourquoi, sur chaque ticket reporting, en description du ticket il doit y avoir l'information suivante : “Budget mensuel achat fourniture petites réparations, maintenance et entretien : … € TTC”

Cette description doit être mise à jour par le régisseur à chaque fois qu'une intervention est effectuée au fur et à mesure du mois en cours.

Des demandes d'interventions complémentaires peuvent être demandées au régisseur. En dessous d'un budget TTC de 200.00 € (fourniture x2 uniquement), aucune validation du gestionnaire syndic n'est demandée. Il faut cependant que le régisseur en place créé un ticket dans le projet “RENOVIMO intervention” à lier au ticket reporting régisseur. Le titre du ticket commençant systématiquement par “Travaux de maintenance - Résidence XXX - intitulé de l'intervention”. Le régisseur assigne son responsable RENOVIMO pour accord et validation avant intervention.

Si une validation du gestionnaire syndic est requise, le responsable RENOVIMO valide le devis et assigne le e-technicien qui prend le relai pour traiter en direct avec le gestionnaire syndic.

Pour la suite, veuillez suivre les points 3- Financement, 4- Planification du process : https://redmine.groupimo.fr/issues/254580

Une fois l'intervention effectuée, le régisseur indiquera son temps passé sur le ticket (dans l'onglet saisir temps remplir les champs).

Pour finir, veuillez suivre le point 8- Facturation du process : https://redmine.groupimo.fr/issues/254580

Le régisseur est les yeux et les oreilles du conseil syndical et du gestionnaire syndic de la copropriété. Une communication stricte avec le gestionnaire syndic doit être faite sur le ticket reporting. Des échanges sur les avancées et les demandes du CS doivent y figurer.

Parallèlement le gestionnaire syndic doit communiquer avec le conseil syndical de la copropriété.

Une visite trimestrielle sur le site de la résidence est organisée avec le conseil syndical et le gestionnaire syndic. Un rapport de la visite doit être rédiger sur un ticket dans le projet syndic correspondant à la résidence. Les points évoqués permettent d'établir un champs d'action et des priorités au régisseur qui doit donc s'organiser.