Ce process fait partie des 65 - Travaux et Contrats

Volume 65 20 contrats

Process parent 65 20 02 Conciergerie Numérique

Process pour gérer les contrats de régie/conciergerie selon contrat Basedoc 65doc22

Il se formalise par la création d'un ticket “contrat régie/conciergerie” dans le projet contrat Redmine, cela est dorénavant fait (depuis 01/21) automatiquement depuis le dispatcher.

A la prise en charge du bien, il faut faire Réaliser une visite virtuelle et une premier ménage si le bien est sale.

Les demandes qui seront formulées sur la base de ce contrat doivent être mises en sous tache du ticket de contrat pour identifier plus rapidement la demande spécifique et lier a la demande initiale du client (en général depuis l'espace client).

Le ticket de demande est créé par le demandeur (dispatcher automatique) dans le projet contrat, et assigné à l'assistante.

Pour la mise a disposition des chambres, rédaction du titre/sujet : “mise a disposition conciergerie nom loc/N° chambre/residence”

LE TICKET DOIT RENSEIGNER dans le champ description les informations essentielles suivantes :

1 Nom et prénom du client

2 Téléphone portable et email

3 Nombre de personnes

4 Date et heures d'arrivée et de départ (le check out doit avoir lieu avant 11h et le check in à partir de 15h30)

L'assistante indique la prise en compte de la demande en indiquant sur le ticket « Mise à disposition validée », et crée en sous tache de ce ticket le ticket facture (automatique 2021).

Deux tâches sont incluses dans ce contrat.

La première concerne le responsable du site et doit lui être assignée, elle comprend : le ménage, la blanchisserie, la mise a disposition de la clef et la vérification du retour de la clef a la fin du séjour.

La seconde concerne la conciergerie numérique, pour cette tache, voir le mode opératoire concerné 65 01 02 01 01

Pour la première tâche :

L'assistante assigne Le(a) technicien(ne) de surface. Elle planifie l'intervention sur l'agenda https://calendar.google.com/calendar/b/1/r/week?tab=wc&pli=1 conformément au contrat de conciergerie

La personne missionnée se rend sur place (après avoir pris rendez vous avec les interlocuteurs/occupants si besoin)

2-1 vérification

Le(a) technicien(ne) de surface récupère la clef auprès du régisseur ou dans une boite a clef.

Le(a) technicien(ne) de surface vérifie les équipements présents dans le logement : (lit / portes / kitchenette / fauteuil / ustensiles de cuisine / téléviseur / luminaires / robinetterie …) et valide la fiche d’inventaire. Une comparaison avec la fiche de référence doit être effectuée.

Attention : Si les équipements ont subit des dégradations ou s'il manque des équipements au sein du logement, une facturation complémentaire sera appliquée, à la charge du locataire (prise sur sa caution). Dans ce cas, Le(a) technicien(ne) de surface, créé un ticket en sous tache et l'assigne à son responsable pour prise en compte. Le responsable communique au gestionnaire sur ce ticket le cout a facturer.

Le(a) technicien(ne) de surface s’assure que la fiche inventaire de la chambre, le livret d’accueil ainsi que le règlement intérieur sont présents dans le logement.

2-b-1-2 Ménage et blanchisserie

Le(a) technicien(ne) de surface procède au nettoyage en se référant à la Check-list. Cette dernière recense toutes les taches devant être accompli pour assurer l'entretien du logement.

1 CUISINE :

1-1 vider poubelle cuisine 1-2 contrôle frigo + cafetière + four micro onde + évier + plaque de cuisson *+ cafetière* 1-3 vérifier liquide vaisselle 1-4 vérifier l'ensemble de la cuisine 1-5 compter la vaisselle 1-6 nettoyage table et chaises 1-7 nettoyer et remplacer torchon de cuisine

2 SDB :

2-1 Nettoyage miroir SDB 2-2 Nettoyage douche + porte de douche + WC + lavabo 2-3 Nettoyage Serviettes + tapis sol 2-4 Remettre les nouvelles serviettes + tapis sol 2-5 Contrôler papier toilette *+ brosse de nettoyage toilette* et fermer la cuvette WC 2-6 Vider poubelle sdb 2-7 Vérifier derrière la porte sdb 2-8 Nettoyer et vider siphon douche et lavabo

3 Chambre :

3-1 Nettoyage Drap + refaire le lit + contrôler sous le lit 3-2 Vérification bon fonctionnement TV et clim (allumer/vérifier/éteindre) 3-3 Nettoyer tous les meubles chambre (table de nuit…) 3-4 Vérifier propreté sous le lit et sous le matelas

4 salon :

4-1 nettoyage baie vitrée 4-2 Si il y a un canapé lit il faut nettoyer les draps + refaire le lit 4-3 contrôle placard (présence balai et autres ustensiles de ménage à disposition) 4-4 Nettoyer table basse

5 Terrasse :

5-1 Nettoyer la terrasse (mur et plafond) et les gardes corps 5-2 Si tables et chaises sur terrasse : 1-6

6 Ensemble :

6-1 nettoyer les murs tachés et les plafonds 6-2 Balayer le sol + serpillière 6-3 Contrôler les ampoules 6-4 Enlever les toiles d'araignée 6-5 Extérieur : vérifier propreté porte d'entrée et des extérieurs proches 6-6 Vérification affichage règlement intérieur sur la face intérieure de la porte

31 points a effectuer scrupuleusement.

En cas de défaut ou d'observation particulière, l’agent d’entretien via le ticket Conciergerie assigne son responsable pour gestion et suite à donner (Voir Process 99 05 06 – Le Redmine Groupimo.

Attention : Si la vaisselle n'est pas faite ou si le logement est dans un état ne permettant pas à Le(a) technicien(ne) de surface de réaliser le nettoyage complet de la chambre dans le délai attribué : une facturation complémentaire sera appliquée, à la charge du locataire (prise sur sa caution). Des photos doivent être prises sur place. Le(a) technicien(ne) de surface les transmets sur un ticket en sous tache “anomalie chambre … conciergerie” et l'assigne à son responsable chiffrage et action. Le responsable assigne l'assistante pour la rédaction des factures complémentaires et les communique au gestionnaire pour actionner le locataire ou sa garantie (swiky).

Ensuite, elle remet les clefs au regisseur ou dans la boite a clef.

Durant le séjour du client :

- Si le locataire n'émet aucune réserve concernant l'inventaire et la qualité des équipements à son arrivée (délai max 24h), le bien est considéré comme conforme et en parfait état.

- Le locataire peut signaler un dysfonctionnement durant son séjour au régisseur par son espace client.

Le régisseur et/ou la gestionnaire créé un ticket redmine en sous tache du ticket de mise a disposition et informe RENOVIMO. Soit l'intervention peut être faite dans le cadre du contrat de régie directement, soit un devis est produit et transmis a la gestionnaire.

- RENOVIMO possède un stock d'équipement pour palier à un éventuel besoin urgent. Un ticket “stock équipement résidence ………..” existe pour recenser chaque ustensile en stock. Le ticket sera mis à jour dès lors qu'un préposé RENOVIMO viendra retirer un élément de ce stock. Il assignera le responsable RENOVIMO en lui indiquant le numéro de la chambre concernée et le(s) élément(s) retiré(s).

A la fin de son séjour, le locataire devra remettre les clefs de la chambre en main propre au régisseur ou dans une boite à clefs.

L'assistante établit sur le ticket en sous tache, la facture, la met dans le ticket, la transmet pour paiement au comptable (lorsque le robot ne l'a pas faut automatiquement dès la création du ticket en dispatcher).

Puis ferme le ticket dès confirmation du paiement.