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process:91-formation-et-developpement:91-02-03-remboursement-opco

91 02 03 Remboursement Opco formation

Ce process fait partie des process

Volume 91 - Formation et Développement

I. Objet de la procédure.

Il s'agit d'un mode opératoire pour le remboursement des OPCO formations

II. Le process.

Après la clôture de la formation et sa facturation conformément au process 99 04 03 01 Facturation de la formation, le responsable du service formation procède au suivi des remboursements OPCO selon le mode opératoire suivant.

LES OPÉRATEURS DE COMPÉTENCES

Le 1er avril 2019, onze opérateurs de compétences (OCPO), chargés d’accompagner la formation professionnelle, ont été agréés. Ils remplacent les anciens organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA).

Ces opérateurs de compétences ont pour missions de financer l’apprentissage, d’aider les branches à construire les certifications professionnelles et d’accompagner GROUPIMO pour définir ses besoins en formation.

LES OPCO ont pour missions :

* D’assurer le financement des contrats d’apprentissage et de professionnalisation, selon les niveaux de prise en charge fixés par les branches professionnelles ;

* D’apporter un appui technique aux filiales de GROUPIMO pour : établir la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) ; déterminer les niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage et des contrats de professionnalisation ; les accompagner dans leur mission de certification (construction des référentiels de certification qui décrivent précisément les capacités, compétences et savoirs exigés pour l’obtention de la certification visée)

*/!\ A NOTER*

* *Les formations remboursées :* Les formations présentielles d’une durée de 7h minimum Les formations distancielles d’une durée de 4h minimum

* *Taux de remboursement :* Chaque année, l'état alloue une enveloppe Nationale pour la formation

+Branche immobilier+

Plafond fixé à 2 500 €/an/société (-11 salariés) Les 2500€ ne sont figés, si les démarches de remboursements n'ont pas été faites rapidement, le montant peut baisser en fonction de l'argent restant dans l'enveloppe nationale.

Pour les entreprises de prestation de service (ADMINIMO) : Pas de plafond de financement - Néanmoins si les démarches de remboursements n'ont pas été faites rapidement, le montant peut baisser en fonction de l'argent restant dans l'enveloppe nationale.

I/ CRÉATION DES DOCUMENTS EN AMONT

Afin de se faire rembourser une formation par l’OPCO, l’établissement de plusieurs documents est obligatoire :

A/ Convention de formation

Il s’agit d’une convention de formation conclue entre SUPIMO (Organisme de formation) et la filiale concernée du Groupe.

La convention est établie pour chaque mois, en fin de mois afin de faciliter la bonne gestion des remboursements et être au plus près des formations effectivement dispensées.

Chaque convention à un numéro. La nomenclature à respecter pour le titre des conventions est : C_Abréviation société_année_mois

Exemples pour le mois de Mars :

VRP : C_VRP_2021_03

MADININA SYNDIC : C _MS_2021_03

GROUPIMO GESTION : C_GG_2021_03

RENOVIMO : C_REN_2021_03

RESIDENCE DE LA BAIE : C_RDB_2021_03

ADMINIMO : C_ADM_2021_03

GROUPIMO : C_G_2021_03

MARCHE DE L'IMMOBILIER GUYANE : C_MIG_2021_03

La convention doit être réalisée avec le papier en-tête SUPIMO

Télécharger le papier en-tête SUPIMO

La convention se compose de 2 parties :

=1) Partie 1 : Les éléments de la convention=

* N° convention

* Les éléments sur les 2 parties concernées

* Article 1 : Objet de la convention (élément non variable)

* Article 2 : Nature et caractéristiques des actions de formation (variable fonction des formations ayant été dispensées)

* Article 3 : Dispositions financières (variable en fonction des formations ayant été dispensées)

* Article 4 : Modalités de règlements (élément non variable)

* Article 5 : Date d’effet et durée de la convention (élément variable en fonction du mois pour lequel a été établie la convention)

* Article 6 : Absences (élément non variable)

* Article 7 : Différends éventuels (élément non variable)

La convention doit être signée et tamponnée par les deux parties : SUPIMO et l’entreprise concernée.

Voir exemple convention

=2) Partie 2 : Le planning de formation en annexe=

Le planning de formation est une annexe à la convention de formation.

Il contient les formations ayant été dispensées pour le mois avec les éléments suivants :

* Intitulé de la formation

* Date de début

* Date de fin

* Nombre d’heures de formation à facturer

* Le coût de la formation (Coût TTC estimé à 40€/h)

* Le calcul du coût total de la formation est : Nb stagiaires x Nb heure de formation x 40€/h

Ce planning doit être réalisé avec le papier en-tête SUPIMO

B/ Fiche pédagogique

Pour chaque formation le responsable de formation doit l'accompagner d’une fiche pédagogique qui contient les éléments suivants :

* Titre formation

* Objectifs

* Niveau et Public visé

* Programme de la formation

* Modalité de participation

* Intervenant(s)

* Mode (Présentiel ou Distanciel)

* Tarif

Voir exemple fiche pédagogique
C/ Certificat de réalisation

Le certificat de réalisation est la preuve qu’un stagiaire a bien effectué la formation à laquelle il a été inscrit. Il s’agit de réaliser un certificat de réalisation par stagiaire et par formation.

Voir trame certificat de réalisation
D/ Facture

A la fin de chaque formation, SUPIMO (organisme de formation) établit une facture par société.

Voir process Facturation formation
E/ Facture acquittée

Le responsable de formation établit une facture acquittée de la facture établie, signifiant ainsi à l’OPCO que l’entreprise a payé SUPIMO. Pour ce faire, rajouter le tampon Payée sur la facture

Voir exemple de facture acquittée

II/ OPCO DIFFERENTS EN FONCTION DES FILIALES

A/ Sociétés liées à l’OPCO EP :

GROUPIMO

ADMINIMO

MADININA SYNDIC

GROUPIMO GESTION

RENOVIMO

VRP

RÉSIDENCE DE LA BAIE

MIG GUYANE

EXPERTIM

B/ Sociétés liées à l’OPCO AKTO :

SUPIMO

COMAPHI

III / SAISIE DES FORMATIONS SUR LA PLATEFORME OPCO EP

A/ Connexion à la plateforme OPCO EP

Connectez-vous à la plateforme : https://myagefos.agefos-pme.com/ConnectOF/s/login/?ec=302&startURL=%2FConnectOF%2Fs%2F Pour obtenir l’identifiant et le mot de passe, assignez un ticket au service RH

1-Se diriger vers l’onglet MES DEMANDES, cliquez sur NOUVELLE DEMANDE Cliquez sur CONTRAT D’APPRENTISSAGE

Suivre les indications demandées par la plateforme

* Etape 0 : Créer : Dossier : Action individuelle Remplir +uniquement+ les champs marqués d'un Astérix rouge puis enregistrer Un numéro de dossier est alors généré

* Etape 1 : Cliquez sur “ Saisir un demandeur” en haut à droite Rechercher la société concerné par l'action de formation puis valider

* Etape 2 : Cliquez sur “ Saisir un module” en haut à droite Remplir +uniquement+ les champs suivants : - Intitulé du module: à l'identique comme inscrit à l'étape 0 - La formation est dispensée : Présentielle ou distancielle - Date de début - Heures formation : Nombre totale d'heures enregistrées par la société (exp : si 2 participants pour 7h de formation, total = 2x7h = 14h - Type de formation : Externe (inter) - Lieu de formation : Entreprise - Date de fin - Identifiant OF : Taper SUPIMO puis cliquez sur la suggestion - Paiement direct à l'OF : OUI - Coût total de formation : NB participants x NB h x40€/h ( si 2 participants pour 7h de formation, total = 2 x 7 x 40 = 560€ Cliquez sur enregistré

* Etape 3 : Cliquez sur “Saisir un stagiaire” en haut à droite Référez-vous à la feuille d'émargement présente dans chaque ticket “Session de formation” pour connaître les participants présents par Société

Remplir +uniquement+ les champs marqués d'un Astérix rouge puis enregistrer

Pour le champs : Nom du stagiaire - Taper le NOM du stagiaire, s'il n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur “Créer : individu” et remplissez les champs demandés

Répéter l'opération pour chaque stagiaire

* Etape 4 : Insérer les pièces jointes - Cliquez sur “AJOUT DE PIECE” !clipboard-202105061142-7gfne.png! - Dans l'intitulé “Programme de formation ou cahier des charges de la formation” : Rajouter la Fiche pédagogique - Dans l'intitulé “Copie devis” : rajouter la Convention - Dans l'intitulé “DPC” : rajouter Facture acquittée + Certificats réalisations (certificat par stagiaire)

Une fois toutes les pièces intégrées, cliquez sur *“Envoyer ma demande”*

!clipboard-202105061338-1hdff.png!

B/ SUIVRE L'EVOLUTION DU DOSSIER SUR LA PLATEFORME OPCO EP

* Aller sur l'onglet “RAPPORTS” et cliquer sur “Mes dossiers par dispositifs”

* Cliquez sur le symbole Loupe et rentrer le numéro de dossier concerné et regarder la colonne “ Statut du dossier.

* Définition des statuts

*PRE SAISI* - Dossier en cours d'enregistrement par l'entreprise (à ce stade, on peut modifier tous les éléments du dossier + rajouter des pièces CONVENTION + ANNEXE+ PROG PEDAGOGIQUE + FACTURE ACQUITTE)

*ENVOYE* - Dossier a été envoyé par l'entreprise (on ne peut que rajouter des pièces jointe au dossier) → Délai de traitement 5 à 15 jrs

*ENREGITRE* - L'OPCO a pris connaissance du dossier - les documents sont conformes

*ENGAGE* - L'OPCO accepte la prise en charge du dossier - les documents (CERTIFICAT DE REALISATION) sont conformes - L'OPCO génère l'Accord de Financement disponible dans l'onglet EDITIQUE L'OPCO génère ensuite une facture pro forma (a compléter, signer par l'entreprise + cachet ) → Dépôt de la pièce dans le dossier → A nouveau délai de traitement pour étude conformité

*FACTURATION EN COURS* - L'OPCO a validé la facture pro forma → Envoi d'une notification à la Trésorerie Nationale pour Ordre de virement → Délai de 15jrs pour réception de l'argent sur le compte société L'OPCO n'a plus la main une fois cette action réalisée.

*SOLDE* - Le virement a été déclenché par la Trésorerie Nationale et l'argent a été viré sur le compte société → Il s'agit d'un virement groupé qui contient parfois plusieurs factures - intitulé contient OPCO EP - un détail peut être demandé

C/ SUIVRE L'EVOLUTION DE LA FACTURATION SUR LA PLATEFORME OPCO EP

Cliquez sur “MES FACTURES”

* Définition des statuts

*ENREGISTREE* - Facture prise en charge par l'OPCO

*PAYEE* - Facture réglée sur le compte de la filiale concernée

IV/ SAISIE DES FORMATIONS SUR LA PLATEFORME OPCO AKTO

A/ Connexion à la plateforme OPCO AKTO

Connectez-vous à la plateforme : https://sso-primaire.opcalia.com/?Message=ChangePasswordSuccess

Pour obtenir l’identifiant et le mot de passe, assignez un ticket au service RH

1- Cliquez sur MON OPCABOX, puis choisir la société concernée puis cliquez sur UTILISER CE PERIMETRE

2- Cliquez sur MON COMPTE

3- Cliquez sur Nouvelle Demande + Action de Formation

3-a- Onglet “Formation” Renseigner les éléments demandés par la plateforme - Ne remplir que les éléments marqués d'une astérix

Dans “Rechercher un organisme de formation” tapez le numéro suivant : 97970149797 puis cliquez sur SUPIMO pour que les cases se remplissent automatiquement.

Dans “Paiement direct par OPCALIA à l’organisme” sélectionnez “non”

Dans “Cette formation comporte des modules complémentaires” sélectionnez “non”

Compléter les coûts pédagogiques - Calcul : nb participants x nb h x 40€/h

Cliquez sur “Valider l'étape”

3-b- Onglet “Stagiaires”

Compléter les informations relatives aux salariés - Remplissez le formulaire pour chaque stagiaire Cliquez sur “Enregistrer” puis “Valider l'étape” une fois que tous les stagiaires ont été enregistrés

3-c- Onglet “Envoi”

Cochez la case lié à l'attestation sur l'honneur puis cliquez sur “Envoyer”

3-d- Onglet “Pièces jointes”

Joindre les documents suivants:

* Fiche pédagogique

* Convention + Planning

* Facture acquittée

* Certificat de présence

Une fois les pièces intégrées, attendre les instructions de l'OPCO AKTO

B/ SUIVRE L'EVOLUTION DU DOSSIER SUR LA PLATEFORME OPCO AKTO

Cliquez sur “Dossiers AF” → Dossiers en cours

process/91-formation-et-developpement/91-02-03-remboursement-opco.txt · Dernière modification: 2021/06/03 11:28 de cmariejoseph