Table des matières
99 01 02 02 – Traitement des courriers NPAI/PND
Ce process fait partie des process 99 - Process services généraux
Volume 99 01 – Qualité
Process parent Expédition du courrier
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit comment traiter le retour du courrier non distribué.
II. Process.
1. Définition de PND (anciennement NPAI)
Le PND (anciennement NPAI) est un sigle utilisé par l'administration postale. Il signifie “Pli Non Distribué”. NPAI signifiait “N'habite Pas à l'Adresse Indiqué”.
PND signifie donc que le client n'est plus au domicile que nous avons dans nos fichiers. Nous avons enregistré sous cette appellation les mailers daemons aussi (voir process 99 05 52 02 – Traitement des MAILER DAEMON/PND).
Continuer à expédier des emails ou des courriers physiques est donc inutile, et coûteux.
De plus, cela signifie forcément un souci à venir. Il faut donc une intervention.
2.Traitement des PND
Après avoir été avisé (par un retour du courrier physique, par une alerte redmine, par un retour esker), le rs qui a généré l'envoi du courrier (ou la personne qu'il va déléguer pour traiter les npai) ouvre un ticket redmine dans le projet concerné.
Il convient par la suite de contacter le client par téléphone ou par mail selon les circonstances, afin de connaître la raison de ce retour. Surtout bien indiquer les opérations effectuées sur le ticket.
La poste peut parfois faire des erreurs, ou l'absence d'un nom de bâtiment, un numéro mal rentré, ou un code postal erroné peuvent engendrer un PND. Il faut vérifier dans login ou dans la base de données et modifier.
Puis le préposé modifie donc en conséquence nos fichiers login, redmine ou autre, et signale sur le ticket avoir réglé le problème avant de le clôturer.
Dans le cas où vous ne retrouvez pas le client, il est impératif de vérifier que les loyers, ou les charges, sont bien payés.
A défaut, le ticket est assigné au service contentieux pour lancement de la procédure de reprise des lieux en gestion.
En copropriété, domicilier le client sur l'immeuble.
Supprimer du logiciel login] l'envoi des courriers par voie postale et privilégier, dans tous les cas, l'envoi par mail.
Votre responsable hiérarchique est à votre disposition pour plus d'information.