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Table des matières
99 01 02 02 – Traitement des MAILER DAEMON/PND (was NPAI)
Ce process fait partie des process 99-process-services-generaux
Volume procédures générales
Process parent Expédition du courrier
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit comment traiter le retour des emails ou du courrier non distribué. Il s'applique aux courriers électroniques ou physiques.
II. Process.
1. Définition de PND (anct NPAI)/MAILER DAEMON
Le PND (anciennement NPAI) est un sigle utilisé par l'administration postale. Il signifie “Pli Non Distribué”. NPAI signifiait “N'habite Pas à l'Adresse Indiqué”.
PND signifie donc que le client n'est plus au domicile que nous avons dans nos fichiers. Nous avons enregistré sous cette appellation les mailers daemons aussi.
Le Mailer Daemon est un programme qui permet de nous signaler qu'il y a eu une erreur dans l'acheminement du courrier pour cause d'erreur dans l'adresse ou de serveur de réception indisponible. Ceci est donc équivalent à un NPAI.
Continuer à expédier des emails ou des courriers physiques est donc inutile, et couteux.
De plus, cela signifie forcément un souci à venir. Il faut donc une intervention.
2.Traitement des MAILER DAEMON/PND
Après avoir été avisé (par un email, par un retour du courrier physique, par une alerte redmine, par un retour esker), le rs qui a généré l'envoi du mail ou du courrier (ou la personne qu'il va déléguer pour traiter les npai) ouvre un ticket redmine dans le projet concerné.
Il convient par la suite de contacter le client par téléphone, par mail ou par courrier postal selon les circonstances, afin de connaître la raison de ce retour. Surtout bien indiquer les opérations effectuées sur le ticket.
La poste peut parfois faire des erreurs, ou l'absence d'un nom de bâtiment, un numéro mal rentré, ou un code postal erroné peuvent engendrer un PND. L'adresse email peut aussi avoir été mal rentrée. Il faut vérifier dans login ou dans la base de données et modifier.
Puis le préposé modifie donc en conséquence nos fichiers login, redmine ou autre, et signale sur le ticket avoir réglé le problème avant de le clôturer.
Dans le cas où vous ne retrouvez pas le client, il est impératif de vérifier que les loyers, ou les charges, sont bien payés.
A défaut, le ticket est assigné au service contentieux pour lancement de la procédure de reprise des lieux en gestion.
En copropriété, domicilier le client sur l'immeuble.
Supprimer du logiciel login l'envoi des courriers par voie postale et privilégier, dans tous les cas, l'envoi par mail.
Votre responsable hiérarchique est à votre disposition pour plus d'information.