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Table des matières
99 01 06 – Réunion sites et services: gestion du ticket CR
Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
Volume 99 01 – Qualité
I. Objet de la procédure.
Cette procédure permet un reporting et une traçabilité des réunions du groupe à travers les tickets redmine de compte-rendu. Ces comptes-rendus permettront également un suivi des éventuelles actions découlant de cette réunion.
II. Process.
Après avoir appliqué le process 99 01 08 réservation de la salle de réunion, puis généré le cas échéant dans son agenda la convocation à la réunion avec un lien google meet, le responsable de la réunion anime la réunion avec les membres de son équipe (minimum une fois par mois pour les rs) en s'appuyant sur l'ordre du jour arrêté et détaillé sur le ticket de CR.
Ce ticket est ouvert, dans le projet du service concerné, pour chaque réunion spécifique (le même ticket actualisé chaque semaine s’il s’agit d’une réunion périodique).
Le responsable de service déroule l’ordre du jour point par point et y résume la teneur des débats.
Les sujets obligatoires sont :
- Les chiffres et objectifs du service: dashboard (à noter que pour qu'il soit fonctionnel, celui-ci doit impérativement être validé en amont par la direction générale).
- Un point sur l’équipe en place et les différents recrutements : organigramme
- Les différents points fixés par la DG dans la To do list du service
On y rajoute le cas échéant:
- Un point sur les sujets de gestion courante du service
- Le tour de table.
Chaque point traité doit faire l’objet d’un ticket en sous-tâche assigné à un responsable de traitement avec une date en échéance.
Le responsable de service gère, suit les actions correctives issues de la réunion et relance le cas échéant les intervenants, ou change d'orientation.
A noter qu’il n’est pas nécessaire qu’une réunion dure plus d’une heure.
En fin de réunion, le RS diffuse le compte-rendu de réunion en assignant le ticket à la Direction Générale qui contrôle/corrige, émet des avis et valide le CR avant la diffusion au reste des personnes concernées.
Le ticket de réservation de salle lié devra être clôturé en fin de séance selon process précédent.
En préparation de la réunion suivante, les personnes en charge des différents tickets doivent absolument les traiter ou à défaut faire remonter leur difficulté au RS.