Table des matières
99 01 09 - Gestion des locations véhicules société
Ce process fait partie des process 99 - Process services généraux
Volume 99 01 – Qualité
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit les modalités de traitement des locations de véhicules société aux collaborateurs groupe.
II. Le Process
1. Demande et validation
Le collaborateur souhaitant bénéficier de la location d'un véhicule société, ouvre une demande dans le projet espace collaborateur de redmine https://redmine.groupimo.fr/projects/espace-collaborateurs/issues.
Il indique dans le libellé “son nom + location véhicule société” et remplit obligatoirement dans la description les dates de début et de fin de location souhaitées qui serviront à indiquer la durée de location, puis assigne le ticket a son RS. Le rs valide ou invalide et assigne le service RH.
A noter que la durée de location ne peut excéder 8 jours (renouvelables selon besoins).
Le service RH vérifie la disponibilité des véhicules:
- Aucun véhicule n'est disponible, rh donne la réponse au collaborateur.
- Un véhicule est disponible, rh indique l'immatriculation
Puis le ticket est assigné à la DG pour validation de la location.
2. Traitement
Si la DG ne valide pas la location, l'information est donnée sur le ticket au collaborateur.
Si la DG valide la location, le ticket est transféré dans le projet prêt véhicule de redmine https://redmine.groupimo.fr/projects/pret-vehicules/issues
Le service RH rédige alors le contrat de location et le met dans le ticket pour signature du collaborateur par signature électronique.
Le contrat signé est consigné dans le ticket qui est assigné à Rh pour remise du véhicule.
Le collaborateur doit transmettre une copie de son permis qui sera ajouté sur le ticket contrat.
3. Remise du véhicule
Rh prend rdv avec le collaborateur pour l'état des lieux du véhicule et la remise des clés.
L'état des lieux est mis sur le ticket.
4. Restitution et facturation
A la date indiquée de restitution du véhicule, le collaborateur prend rdv avec Rh pour un nouvel état des lieux.
L'état des lieux comparatif présente des anomalies, Rh ouvre un ticket en sous-tâche pour devis et facturation au collaborateur des éventuelles réparations.
L'état des lieux comparatif est normal, Rh l'indique dans le ticket et l'assigne à la comptabilité générale pour facturation suivant le process 99 07 13 Facturiers, à hauteur de 15€ HT par jour de location (les rs peuvent offrir a leurs collaborateurs 7j/an de location selon mérites/demandes de chacun, en fonction des disponibilités et en respectant bien sur le présent process).