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Ce process fait partie des process services généraux

Volume 99 02 – Gestion des formalités juridiques

Ce process décrit les modalités d'approbation des comptes annuels de l'exercice N-1 après la réalisation du process comptable de clôture des comptes annuels.

Chaque année, les associés d'une société doivent approuver les comptes annuels dans un délai de six mois après la clôture.

Chez Groupimo les comptes annuels sont arrêtés au 31 décembre, cela signifie que les comptes doivent être approuvés le 30 juin au plus tard.

Le service comptabilité affecte le ticket des comptes annuels au service juridique lorsque les comptes sont clôturés.

Le dossier d'approbation des comptes doit contenir :

- Les comptes annuels

- Le rapport de gestion

- le rapport spécial

- le procès verbal

- le rapport Général du Commissaires aux Comptes (le cas échéant)

Chacun de ces documents doit donner lieu à l'ouverture d'un ticket pour un traitement spécifique par le service juridique

Les personnes habilitées à la rédaction du rapport de gestion sont:

- le service juridique

- la direction générale

Ce document est nécessaire à la présentation des résultats comptables de l'entreprise.

Une fois le rapport de gestion terminé le ticket est réassigné à la comptabilité pour contrôle et éventuelles corrections

Une fois le rapport de gestion validé par les services comptable et juridique, le ticket est inscrit à l'ordre du jour de la prochaine réunion juridique pour signature du représentant légal de la société.

Attention, Toutes les sociétés commerciales, quelle que soit leur forme, répondant à la définition des petites entreprises sont désormais dispensées de l’obligation d’établir un rapport de gestion ; seules certaines entités sont exclues de la dispense (C. com., art. L. 232-1, IV, mod.). Cette mesure s’applique aux rapports afférents aux exercices clos à compter du 11 août 2018.

Dans une société commerciale, toute convention intervenant directement ou par personne interposée entre la société et son directeur général, l’un de ses directeurs généraux délégués, l’un de ses administrateurs, l’un de ses actionnaires disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10 % ou, s’il s’agit d’une société actionnaire, la société la contrôlant au sens de l’article L. 233-3, doit être soumise à l’autorisation préalable du conseil d’administration

Dans les Sociétés à responsabilité limitée le rapport spécial sur les conventions réglementées est à établir par le représentant légal quand la société n’a pas de commissaire aux comptes.

Conformément à l'article L 229-13 du code de commerce. Lorsque la société ne comprend qu'un seul associé et que la convention est conclue avec celui-ci, il en est seulement fait mention au registre des décisions.

Attention, lorsque la société dispose d'un Commissaire aux Comptes, le service juridique doit transmettre la liste des conventions réglementées qui auront été préalablement approuvée.

Une fois que les résultats du scrutin sont portés à la connaissance du service juridique, un procès verbal de délibération doit être rédigé par le service juridique.

Le procès verbal doit contenir les éléments suivants:

- L’identification de la société,

- La date et le lieu de l’AG,

- L’identité du dirigeant,

- Le quorum (la part des associés ou actionnaires présents),

- Le mode de convocation,

- Les documents et rapports consultés,

- Un résumé des débats,

- Le texte des résolutions,

- Le résultat des votes.

le projet de procès verbal est soumis au service comptabilité pour contrôle et éventuelles correction.

Une fois le procès verbal validé par les services comptable et juridique, le ticket est inscrit à l'ordre du jour de la prochaine réunion juridique pour signature du représentant légal de la société ainsi que les associés/actionnaires et le cas échéant le secrétaire de séance et scrutateurs.

La société GROUPIMO étant une société anonyme à Conseil d'administration faisant appel public à l'épargne certaines règles spécifiques doivent être respectées.

Les comptes ainsi que les annexes doivent être transmis dans les meilleurs délai au Commissaire aux Comptes afin que celui-ci puisse produire son Rapport Générale ainsi que son Rapport Spécial sur les conventions réglementées.

Il est impératif que les comptes soit arrêtés par le Conseil d'Administration au plus tard dans les 4 mois de la clôture de l'exercice.

Une fois les comptes arrêtés et dès lors que les rapports du Commissaire aux Comptes sont disponibles, le service juridique procède à la convocation des actionnaires ainsi que du Commissaire aux Comptes en vue de statuer sur les comptes de l'exercice clos de l'année N-1 (conformément au mode opératoire CONVOCATION ASSEMBLEE GENERALE).

Le service juridique doit veiller à ce que l'ensemble de la documentation relative à l'Assemblée Générale fasse l'objet d'une double communication par :

- une diffusion sur le site internet de l'entreprise https://www.groupimo.fr/publications/

- une diffusion sur le site internet alternext https://connect.euronext.com/fr

Attention, toutes ces publications doivent impérativement être effectuées avant l'expiration du délai de 4 mois suivant la clôture de l'exercice N-1.

Par ailleurs, le service juridique doit veiller à procéder à la diffusion d'un Communiqué de presse annonçant la mise à disposition des comptes annuels.

Une fois le procès verbal de l'Assemblée Générale signé, le service juridique doit procéder au dépôt du rapport de Gestion, du bilan comptable, du procès verbal et éventuellement des rapports du Commissaire aux Comptes au greffe du Tribunal de Commerce compétent.

Cette formalité doit être effectuée par le service juridique dans le délai d'un mois après la tenue de l'Assemblée Générale.

Ce délai est rallongé d'un mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique.