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Ce process fait partie des process services généraux

Volume comptabilité société

Cette procédure décrit les modalités d'enregistrement des factures (produits 7) et d'attribution des numéros de factures client.

Il existe un facturier pour chacune des sociétés dans le projet “facturier” de redmine.

Les n° de factures sont attribués sur chacun des projets sans passer par le service “comptabilité société”. Pour ce faire, il vous suffit de créer une demande dans le projet “facturier” concerné.

Pour connaitre le dernier numéro de facture attribué, il vous suffit d'interroger le rapport personnalisé intitulé “facturier” à droite et de vérifier le dernier numéro de facture (possibilité de classer les colonnes par ordre croissant décroissant = automatiquement sur le rapport et/ou cliquer 3 fois sur la colonne “N° facture”).

Exemple de rapport personnalisé : https://redmine.groupimo.fr/projects/facturier-groupimo-gestion/issues?query_id=624 (>demandes >statuts : tous, N° Facture, Sujet, Date facture, Montant H.T., Etat facture >Totaux : Montant H.T., sauvegarder, Tri N° Facture : décroissant)

La facture est à établir, de préférence, à la date de création du ticket (voir ci dessous).

Le sujet du ticket est rempli comme suit :

Pour tous les métiers :

Il sera composé d'une première partie à 12 chiffres, qui est le numéro de facture réel et comptable :

Sous le format année/mois/n°ordre chrono à 6 chiffres

exemple : 202001000001 pour la 1ère facture du mois de janvier 2020.

et sera complété par des informations extracomptables : un / et le n° ticket (redmine) relatif à la facture + nom de client

exemple : 202010000001/102779 LECLAIRE

Chaque ticket doit être créé en sous-taches du ticket concerné (candidat locataire, candidat acquéreur, a vendre, à louer, mandat de gestion, mandat de vente, mandat de syndic, travaux, diag, commission assurance, etc …)

Les champs “montants HT, montant TVA, Taux de TVA (sous forme de liste déroulante), nom du client, et date de la facture” sont à compléter.

L'email du client est obligatoire. En effet c'est ce champ qui permettra (SSO) de mettre a disposition la facture (qui est dans le champ fichier) à disposition du client dans son espace client.

Une fois le ticket créé, la facture est établie sur Drive. En utilisant les trames existantes, vous pourrez avec la trame automatique, remplir tous les champs automatiquement en rentrant juste le numéro du ticket redmine dans le document drive. Ensuite, et après vérification, il vous suffit de l'imprimer en pdf et la mettre sur le ticket DANS LE CHAMP FICHIER (format pdf) sur le ticket redmine.

Le champ état de la facture permet de savoir rapidement ou en est le traitement de la facture (a valider, validée, saisie, payée). Ce champ doit etre mouvementé régulièrement.

Le ticket est assigné à la compta société pour saisie en compta.

Afin de mettre a disposition la facture dans l'espace client pour que le client puisse en prendre connaissance, il faut remplir le champ email avec l'adresse email du client.

Le comptable saisit la facture dans le logiciel de comptabilité.

Une fois la facture saisie en comptabilité société, le ticket est assigné à la personne en charge du paiement :

métier 20 : comptable gérance

métier 25 : comptable syndic

métier 30 : comptable gérance ou assitante commerciale

métier 40 : assistante commerciale ou commercial

métier 50 : responsable courtage assurance

métier 60 et 65 : responsable service

métier 99 : service généraux

avec une date d'échéance.

Lors du paiement le comptable ou la personne en charge du suivi du paiement indique le paiement et si possible la méthode et la référence du paiement. Puis il/elle assigne le ticket au comptable société.

Tant que la facture n'est pas réglée, le ticket reste ouvert et assigné à la personne en charge.

Lorsque le ticket facture arrive à échéance et que le paiement n'est pas intervenu, la personne en charge effectue une relance client, l'indique sur le ticket et modifie l'échéance pour suivi, jusqu'au solde de la facture et à la clôture du ticket.

A J+180 de l'émission de la facture la personne en charge du dossier assigne le ticket au service juridique pour prise en charge de l'incident. Le service juridique vérifie les informations et lance la procédure de recouvrement. Il vérifie aussi la nécessité de provisionner la facture (PRC et indication dans la description, information a la comptabilité société).

Le comptable société, son responsable, et les RS doivent vérifier régulièrement le facturier.

Tout d'abord afin de voir si l'activité est bonne et conforme aux budgets, mais aussi pour éviter des facturations erronées.

Pour vérifier, il faut se rendre sur le rapport personnalisé dans le facturier concerné. Vérifier la cohérence des numéros de facture, et la bonne chronologie des numéros.

Ensuite, il faut s'assurer de la cohérence des informations du champ “Etat facture”, et vérifier que les factures soient payées en temps et en heure.