Wiki Groupimo (Matriximo)

Ce process fait partie des process services généraux

Volume comptabilité société

Cette procédure décrit les modalités d'usage des banques numériques, et plus spécifiquement pour le paiement des factures et fournisseurs.

Ils concernent tous les collaborateurs de Groupimo.

Elle est totalement repensée suite à l'arrivée des normes DSP2 qui ont bloqué tous nos systèmes antérieurs

Plusieurs process font référence au paiement, à la banque digitale, ou à la séance de signature :

20 05 06 Paiement des factures fournisseurs,

25 05 03 - Contrôler vérifier et payer les factures fournisseurs,

99 03 01 02 – Validation des factures fournisseurs et paiement,

99 03 01 02 01 – Validation et paiement des factures - freelancer,

99 03 01 03 – Validation des paiements commerciaux,

99-03-03-01 suivi de tresorerie sociétés ***,

99 04 04 03 – Paiement des salaires et clôture de la paye,

99 04 05 01 Paiement des charges sociales courantes,

ils sont sous le contrôle des rs concernés

Dorénavant, les normes DSP2 exigent une sécurisation sur au moins deux points sur trois parmi :

1) connaissance (quelque chose que seul l'utilisateur connait) : mot de passe, information personnelle,

2) possession (quelque chose que seul l'utilisateur possède) : un ordinateur, un téléphone,

3) inhérence (quelque chose que l'utilisateur est) : reconnaissance faciale, rétinienne ou vocale (empreinte digitale).

La délégation de pouvoirs et les anciens process de validation que nous pratiquions antérieurement n'existent plus. Il est nécessaire de tout rebâtir.

Pour repenser la nouvelle solution nous allons diviser les signatures avec une partie société (pour les comptables sociétés) et une partie mandants (pour les comptables mandants), et laisser la gestion des délégations au service rh. Trois lignes téléphoniques dédiées sont donc utilisées dorénavant pour valider le point de la possession, et des délégations, avec des smartphones. Cela devrait aussi ensuite permettre de passer le point de l'inhérence.

La banque Delubac a mis en place un guide de prise en main rapide que nous vous conseillons de consulter

Il n'est matériellement pas possible que le “titulaire” (gérant pour simplifier) valide toutes les opérations du type création de rib, mise en place de délégation, ou saisie d'un paiement.

Pour ce faire, les délégations sont donc nécessaires. En interne elles sont régies par le tableau des délégations sur le sheet Rgpd

Elles sont gérées par le service rh (avec informatique et webdev) a chaque entrée ou sortie d'un collaborateur

Pour obtenir la signature d'un paiement, il suffit au collaborateur de demander la signature (assigner ne suffit pas, il faut “demander la signature” banque avec le montant) au Groupe “Signataires banque digitale” pour la comptabilité mandant, ou à la Direction Générale pour la comptabilité société, par ticket (dans les projets “factures (6 charges)”, ou “comptabilité mandant”)).

Il faut mettre ce ticket en sous tache de la tache qui génère la signature, ou demander directement le paiement sur le ticket.

Le ticket doit être assigné à la Direction Générale (compta société) ou au groupe “Signataire Banque digitale” (compta mandant) avec le libellé suivant : “Demande de signature” suivi du nom de la banque, du montant et la société concernée, exemple “Demande de signature Delubac 2452 € Groupimo” sur un ticket bien sûr dont la description est correctement renseignée. Si le paiement ne concerne qu'un fournisseur, indiquer ensuite son nom.

Indiquer la référence de la signature électronique a valider, en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement = Les signataires ne “font” pas les règlements, ils les signent.

Ceci peut être fait aussi par des regroupements de demandes pour des signatures multiples (possibilité d'envoi de fichier aux banques). Attention en cas de regroupement le ticket doit être en tache parente et les montants doivent être passivés sur les sous taches pour éviter la double comptabilisation.

La fonction “Notification du bénéficiaire” doit être activée pour toutes les opérations de paiement présentées en signature sur QONTO. En complétant le champ email le bénéficiaire du règlement sera notifié.

Le signataire signe les opérations respectant le process en moins de 48h, ce qui génère un gain de temps par rapport à l'ancien process (séance de signature) qui ne prévoyait qu'une séance de paiement par semaine.

Rappelons enfin et aussi qu'il existe d'autres moyens de paiements tels que les chèques…

A cause des normes DSP2 seuls les titulaires de comptes peuvent valider des tiers, ajouter des rib, et déléguer des pouvoirs.

Si un collaborateur souhaite ajouter un rib, un tiers ou un délégataire, il doit créer un ticket dans le projet Banque Digitale en étant clair dans sa description.

Le ticket doit être assigné à la Direction Générale (compta société) ou au groupe “Signataire Banque digitale” (compta mandant) avec le libellé suivant : “Demande de validation de rib” suivi du nom de la banque et du nom du bénéficiaire, exemple “Demande de validation de rib Delubac Groupimo” sur un ticket bien sûr dont la description est correctement renseignée.

Le ticket créé doit être en sous tache d'un ticket, qui doit être soit le contrat, soit la demande du client sur son espaceclient, soit un mandat, soit avoir en tache parente ce ticket.

Cas particulier de la banque Qonto : Pas de contrôle et pas de signature lors de l'ajout d'un tiers bénéficiaire. Aussi et pour sécuriser les opérations, le comptable (société ou mandant) qui émet l'ordre devra faire valider à son RS la conformité du RIB saisi en banque, sur le ticket, avant assignation dg pour signature du virement.

Le collaborateur qui fait la demande doit s'assurer au préalable que tous les process sont correctement respectés. Aussi que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte du mandant pour réaliser le paiement. Par ailleurs sur le ticket de la demande le collaborateur doit renseigner le montant du solde bancaire. Sauf exception validé par la DG, aucun ordre de virement ne sera signé si le solde du compte bancaire est inférieur à 1 500 € en syndic, ou si le compte du propriétaire n'est pas au moins créditeur du montant demandé.

Si les process ont été respectés ce ticket de demande de paiement, doit être en sous tâche d'un autre ticket qui justifie l'opération.

A défaut, il doit refuser la demande de paiement, donner l'information au demandeur initial si ce n'est lui, et régler ce point.

Spécifiquement pour les paiements sociétés, le ticket de demande de paiement doit être en sous tâche d'un ticket facture (7 Produits) dans le facturier (avec champ Etat facture sur “payée” (=paiement encaissé)), sauf services généraux.

Le collaborateur qui fait la demande doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne (convention de trésorerie) sur un autre ticket (ticket “demande de mouvement de fonds”, projet "Banque Digitale").

Il existe un système analytique de provision qui permet de suivre la trésorerie au quotidien selon process. Lors de la demande, le collaborateur doit donc vérifier si le montant est provisionné et si oui le stipuler sur le ticket de demande de paiement. Il devra ensuite respecter le process en 3) C.

Afin de permettre un suivi effectif les ordres qui n'auront pas été validés/signés seront effacés chaque fin de semaine sur le principe du spool d'impression.

Il est donc essentiel de faire valider rapidement ses demandes de signature pour éviter l'effacement de fin de semaine.

Pour les paiements par carte bancaire, voir le process spécifique