Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-03-04-banque-digitale-was-seance-de-signature [2022/06/07 10:49] – splaissy
+++ process:99-services-generaux:99-03-04-banque-digitale-was-seance-de-signature [2023/09/22 08:00] (Version actuelle) – [0. Préambule] splaissy
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 Pour repenser la nouvelle solution nous allons diviser les signatures avec une partie société (pour les comptables sociétés) et une partie mandants (pour les comptables mandants), et laisser la gestion des délégations au service rh. Trois lignes téléphoniques dédiées sont donc utilisées dorénavant pour valider le point de la possession, et des délégations, avec des smartphones. Cela devrait aussi ensuite permettre de passer le point de l'inhérence.
+[[https://wiki.groupimo.fr/_media/process/99-services-generaux/edelubac_guide_utilisateurs_adb-1.pdf|La banque Delubac a mis en place un guide de prise en main rapide que nous vous conseillons de consulter]]
 ====1. Délégation ====
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 Elles sont gérées par le service rh (avec informatique et webdev) a chaque entrée ou sortie d'un collaborateur
-En interne, le service rh possède donc un appareil commun pour valider les délégations, après en avoir reçu les autorisations par la dg
 ====2. Signature ====
-Pour obtenir la signature d'un paiement, il suffit au collaborateur de **demander** la signature (assigner ne suffit pas, il faut "demander la signature" banque avec le montant) a la dg par ticket (dans les projets "factures (6 charges)", ou "comptabilité mandant")).
+Pour obtenir la signature d'un paiement, il suffit au collaborateur de **demander** la signature (assigner ne suffit pas, il faut "demander la signature" banque avec le montant) au Groupe "Signataires banque digitale" pour la comptabilité mandant, ou à la Direction Générale pour la comptabilité société, par ticket (dans les projets "factures (6 charges)", ou "comptabilité mandant")).
-La facture/ le paiement doit être validée par le RS. Il faut mettre ce ticket en sous tache de la tache qui génère la signature, ou demander directement le paiement sur le ticket.
+Il faut mettre ce ticket en sous tache de la tache qui génère la signature, ou demander directement le paiement sur le ticket.
-Le ticket doit être assigné à la Direction Générale avec le libellé suivant : "Demande de signature" suivi du nom de la banque, du montant et la société concernée, exemple "Demande de signature Delubac 2452 € Groupimo" sur un ticket bien sûr dont la description est correctement renseignée. Si le paiement ne concerne qu'un fournisseur, indiquer ensuite son nom.
+Le ticket doit être assigné à la Direction Générale (compta société) ou au groupe "Signataire Banque digitale" (compta mandant) avec le libellé suivant : "Demande de signature" suivi du nom de la banque, du montant et la société concernée, exemple "Demande de signature Delubac 2452 € Groupimo" sur un ticket bien sûr dont la description est correctement renseignée. Si le paiement ne concerne qu'un fournisseur, indiquer ensuite son nom.
-Indiquer la référence de la signature électronique a valider, en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement = La DG ne "fait" pas les règlements, elle les signe.
+Indiquer la référence de la signature électronique a valider, en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement = Les signataires ne "font" pas les règlements, ils les signent.
 Ceci peut être fait aussi par des regroupements de demandes pour des signatures multiples (possibilité d'envoi de fichier aux banques). Attention en cas de regroupement le ticket doit être en tache parente et les montants doivent être passivés sur les sous taches pour éviter la double comptabilisation.
-La Dg signe les opérations respectant le process en moins de 48h, ce qui génère un gain de temps par rapport à l'ancien process (séance de signature) qui ne prévoyait qu'une séance de paiement par semaine.
+La fonction "Notification du bénéficiaire" doit être activée pour toutes les opérations de paiement présentées en signature sur QONTO. En complétant le champ email le bénéficiaire du règlement sera notifié.
+Le signataire signe les opérations respectant le process en moins de 48h, ce qui génère un gain de temps par rapport à l'ancien process (séance de signature) qui ne prévoyait qu'une séance de paiement par semaine.
 Rappelons enfin et aussi qu'il existe d'autres moyens de paiements tels que les chèques...
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 Si un collaborateur souhaite ajouter un rib, un tiers ou un délégataire, il doit créer un ticket dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/seancesignature|projet Banque Digitale]] en étant clair dans sa description.
-Le ticket doit être assigné à la Direction Générale avec le libellé suivant : "Demande de validation de rib" suivi du nom de la banque et du nom du bénéficiaire, exemple "Demande de validation de rib Delubac Groupimo" sur un ticket bien sûr dont la description est correctement renseignée.
+Le ticket doit être assigné à la Direction Générale (compta société) ou au groupe "Signataire Banque digitale" (compta mandant) avec le libellé suivant : "Demande de validation de rib" suivi du nom de la banque et du nom du bénéficiaire, exemple "Demande de validation de rib Delubac Groupimo" sur un ticket bien sûr dont la description est correctement renseignée.
 Le ticket créé doit être en sous tache d'un ticket, qui doit être soit le contrat, soit la demande du client sur son espaceclient, soit un mandat, soit avoir en tache parente ce ticket.
+Cas particulier de la banque Qonto : Pas de contrôle et pas de signature lors de l'ajout d'un tiers bénéficiaire. Aussi et pour sécuriser les opérations, le comptable (société ou mandant) qui émet l'ordre devra faire valider à son RS la conformité du RIB saisi en banque, sur le ticket, avant assignation dg pour signature du virement.
 ===2.2 Cas particulier : Comptabilité Mandant===
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 ===2.3 Cas particulier : Comptabilité Société===
+==2.3.1 Ticket Parent ==
 Spécifiquement pour les paiements sociétés, le ticket de demande de paiement doit être en sous tâche d'un ticket facture (7 Produits) dans le facturier (avec champ Etat facture sur "payée" (=paiement encaissé)), sauf services généraux.
+==2.3.2 Trésorerie nécessaire==
 Le collaborateur qui fait la demande doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne (convention de trésorerie) sur un autre ticket (ticket "demande de mouvement de fonds", [[https://redmine.groupimo.fr/projects/seancesignature|projet "Banque Digitale"]]).
-Provisions : il existe un système analytique de provision qui permet de [[process:99-services-generaux:99-03-03-01-suivi-de-tresorerie|suivre la trésorerie au quotidien selon process]]. Lors de la demande, le collaborateur doit donc vérifier si le montant est provisionné et si oui le stipuler sur le ticket de demande de paiement. Il devra ensuite respecter le process en 3) C.
+==2.3.3 Provisions ==
+Il existe un système analytique de provision qui permet de [[process:99-services-generaux:99-03-03-01-suivi-de-tresorerie|suivre la trésorerie au quotidien selon process]]. Lors de la demande, le collaborateur doit donc vérifier si le montant est provisionné et si oui le stipuler sur le ticket de demande de paiement. Il devra ensuite respecter le process en 3) C.
-[[process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto|Pour les paiements par carte bancaire, voir le process spécifique]]
 ====3. Effacement des ordres non signés====
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 Il est donc essentiel de faire valider rapidement ses demandes de signature pour éviter l'effacement de fin de semaine.
+[[process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto|Pour les paiements par carte bancaire, voir le process spécifique]]
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