Wiki Groupimo (Matriximo)

Ce process fait partie des Process 99 - Services généraux

Volume 99 03 – Comptabilité Société

Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire.

Une carte bancaire est attribué à chaque RS.

Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.

Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.

En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société.

L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.

Par ailleurs sur demande du RS et après validation de la DG, une carte peut être attribuée à d'autres collaborateurs.

Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l'approvisionnement des chantiers

QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS.

Ce compte sera approvisionné de 500 € et réapprovisionné dès présentation du justificatif d'une dépense.

L'application Qonto permet de gérer les dépenses, aussi chaque RS doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est pas suffisamment approvisionné.

Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable.

Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” :

• à l'historique des transactions

• aux justificatifs des transactions

• à la saisie de la TVA applicable,

• à la saisie des notes et catégoriser les opérations.

ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses.

L'attribution d'une carte à un collaborateur autre que le RS est à favoriser pour les métier 651(renovimo) et 652(checkin) afin de fluidifier l'approvisionnement des chantiers.

A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le Projet Carte QONTO

Le ticket devra comprendre :

• Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo)

• Le plafond de la carte, et l'assigne à la DG pour validation.

Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu.

Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour :

1.Création d'un nouveau sous compte

2.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel .

Le compte du collaborateur sera approvisionné d'un fond de réserve de 500 €, pour permettre l'approvisionnement des chantier en petite fourniture, toutefois des versements plus important pourront êtres effectué en préparation d'un chantier pour lequel un acompte aura été versé.

Comme pour le RS , grâce à l'application Qonto le collaborateur doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est pas suffisamment approvisionné. Il s'agit de ne pas perdre de temps en magasin si le moyen de paiement ne va pas fonctionner…

Afin de maintenir à jour le fichier des renseignement généraux , chaque carte bancaire mise à disposition , doit faire l'objet d'un ticket créer par le service RH dans le projet Carte QONTO

Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres de la carte]+ Nom du détenteur de la carte.

Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribuée.

Dans le descriptif du ticket sera renseigné:

• Le nom du Compte principal

• Le Numéro de la carte

• Le Plafond de la carte

• Le Numéro de portable rattaché à la carte

Le collaborateur crée le ticket redmine et assigne la comptabilité du paiement avec la facture et la référence du paiement (carte utilisée, date du débit, …).

Le comptable transfert le ticket dans le projet concerné avec en sujet la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - N° SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC.

Ce ticket doit etre en sous tache de son ticket parent ou lié à tout ticket qui permettrait de mieux suivre le dossier. Dans la description du ticket le cas échéant mettre les informations complémentaires.

Le comptable, après avoir vérifié le débit, selectionne le tracker “facture” et le statut en “payée”.

Si l'opération est supérieure a 500€ la DG doit être informée par assignation de ticket.

La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable.

Puis le comptable passe le ticket en résolu.