process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto
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- | ===== 99 03 04 - Mise à disposition d'une carte bancaire | + | ===== 99 03 04 01 - Mise à disposition d'une carte bancaire===== |
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Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
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====II. Process.==== | ====II. Process.==== | ||
- | La mise à disposition d' | + | Une carte bancaire est attribué à chaque |
- | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire | + | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel. |
Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | ||
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En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société. | En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société. | ||
- | L’employeur se réserve le droit de retirer la carte QONTO sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. | + | L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. |
- | ===A. Comment ouvrir un compte | + | Par ailleurs sur demande du RS et après validation de la DG, une carte peut être attribuée à d' |
+ | |||
+ | Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l' | ||
- | Si votre société est déjà créée, munissez-vous | + | ===A. Gestion |
- | Votre pièce d' | + | QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS. |
- | Ainsi que de votre numéro de SIRET | + | Ce compte sera approvisionné |
- | + | ||
- | Il y a la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés pour séparer vos postes de dépenses, vos activités, | + | |
- | Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) | + | L' |
+ | ===B. La gestion des cartes par les comptables === | ||
+ | Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable. | ||
+ | Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” : | ||
+ | |||
+ | * à l' | ||
- | Quelque soit votre usage, l' | + | * aux justificatifs des transactions |
- | * Un IBAN français | + | * à la saisie de la TVA applicable, |
- | * Des cartes Mastercard pour vos employés | + | * à la saisie des notes et catégoriser les opérations. |
- | * Des virements en France | + | ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses |
- | * Des prélèvements SEPA | ||
- | * Des relevés de compte dédiés. | + | ===C. Attribution d'une carte à un collaborateur === |
- | + | L' | |
- | + | ||
- | ===B. Comment obtenir une nouvelle carte rattaché aux comptes existants=== | + | |
- | + | ||
- | Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander des cartes Mastercard physiques et virtuelles. | + | |
- | + | ||
- | Seul le titulaire du compte ou les administrateurs (rs ou responsable back office) peuvent effectuer cette action. | + | |
- | + | ||
- | Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus. | + | |
- | + | ||
- | Pour commander une carte, accédez à la section Cartes, cliquez sur le bouton Créer une carte situé en haut à droite de votre interface et laissez-vous guider : | + | |
- | + | ||
- | Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins | + | |
- | + | ||
- | __Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte__ | + | |
- | + | ||
- | Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, | + | |
- | + | ||
- | Ajustez vos limites de paiement et de retrait | + | |
- | + | ||
- | Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d'estimation de livraison Définissez votre code PIN (retenez-le bien car il vous servira pour vos paiements en magasin et vos retraits au distributeur) puis confirmez la commande de la carte. | + | |
- | + | ||
- | Entrez le code de confirmation reçu par SMS. | + | |
- | + | ||
- | Votre carte est commandée. | + | |
- | + | ||
- | Bon à savoir : Si vous commandez | + | |
- | + | ||
- | La configuration du code PIN permet de finaliser la commande de la carte. | + | |
- | + | ||
- | Vous commandez une carte X ? | + | |
- | + | ||
- | Pour valider la commande de votre carte X, vous devez d’abord approvisionner votre compte Qonto par virement bancaire (depuis | + | |
- | + | ||
- | NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus. | + | |
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- | Activation des cartes | + | |
- | + | ||
- | Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder à des achats en ligne. | + | |
- | + | ||
- | Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées et envoyées : | + | |
- | + | ||
- | en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X | + | |
- | + | ||
- | Bon à savoir : Le suivi postal | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | ===D.La gestion d' | + | |
- | + | ||
- | Qonto permet une gestion d' | + | |
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- | Le rôle Titulaire (pour le rs) permet d' | + | |
- | + | ||
- | Le rôle Collaborateur limite l' | + | |
- | + | ||
- | Le rôle Comptable a été pensé pour répondre aux besoins | + | |
- | Ce rôle ne permet pas de réaliser de paiements ou de gérer des cartes mais offre un accès en “lecture seule” à l'historique de vos transactions, | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===E. Attribution des cartes=== | + | |
A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le [[https:// | A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le [[https:// | ||
- | |||
Le ticket devra comprendre : | Le ticket devra comprendre : | ||
- | Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) | + | * Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) |
- | Plafond de la carte | + | |
- | + | ||
- | , et l' | + | |
- | + | ||
- | Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu | + | |
- | + | ||
- | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' | + | |
- | + | ||
- | Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte , | + | |
- | + | ||
- | Le ticket en sous tâche passe en dossier statique. | + | |
- | + | ||
- | Et une demande d' | + | |
+ | * Le plafond de la carte, et l' | ||
+ | Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu. | ||
+ | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' | ||
- | ===F. Gestion et réapprovisionnement du compte=== | + | 1.Création d'un nouveau sous compte |
- | ==1/ Gestion | + | 2.Commande |
- | L'application Qonto permet | + | Le compte du collaborateur sera approvisionné |
- | Chaque | + | Comme pour le RS , grâce à l' |
+ | ===D. Gestion de la carte QONTO par le service RH === | ||
- | **a/Les limites | + | Afin de maintenir à jour le fichier |
- | NB :Les limites | + | Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres |
- | En d’autres termes, dès le 1er mai, le budget disponible sur chaque carte sera remis à zéro le 1er de chaque mois. Comme ça, vous pourrez facilement planifier les budgets mensuels, et vos équipes sauront combien elles peuvent dépenser à tout instant ! | + | Ce ticket |
- | **b/ Le réapprovisionnement des comptes QONTO** | + | Dans le descriptif du ticket sera renseigné: |
+ | * Le nom du Compte principal | ||
- | Le réapprovisionnement du compte lié à la carte ce fait chaque semaine sur la base des dépenses effectué , bien entendu la facture lié aux dépenses devra être communiqué. | + | * Le Numéro de la carte |
- | Exemple : j'ai dépensé | + | * Le Plafond |
- | 100 € pour des travaux dès transmission du justificatif du paiement au comptable société , ce même montant sera recrédité sur le compte | + | * Le Numéro de portable rattaché à la carte |
- | Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société. | ||
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process/99-services-generaux/99-03-04-carte-quonto.txt · Dernière modification : 2021/07/07 11:11 de splaissy