Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto [2021/06/19 14:32] – stadi
+++ process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto [2021/06/28 17:37] – stadi
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-===== 99 03 04 - Mise à disposition d'une carte bancaire=====
+===== 99 03 04 01 - Mise à disposition d'une carte bancaire=====
 Ce process fait partie des [[process:99-services-generaux:99-process-services-generaux|Process 99 - Services généraux]]
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 ====II. Process.====
-une carte bancaire est attribué à chaque RS.
+Une carte bancaire est attribué à chaque RS.
-Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire , pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte  etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.
+Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte  etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.
 Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.
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 L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.
-===A. Gestion de la carte QONTO===
+Par ailleurs sur demande du RS et après validation de la DG, une carte peut être attribuée à d'autres collaborateurs.
-QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés pour séparer vos postes de dépenses, vos activités, et allouer des budgets aux équipes.
-Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin)
+Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l'approvisionnement des chantiers
-L'application Qonto permet de gérer vos dépenses, d'allouer vos budgets à vos équipes.
+===A. Gestion de la carte QONTO par le RS ===
-Chaque RS doit suivre son compte qonto.
+QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS.
+Ce compte sera approvisionné de 500 €  et réapprovisionné dès présentation du justificatif d'une dépense.
+L'application Qonto permet de gérer les  dépenses,  aussi chaque RS doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est pas suffisamment approvisionné.
-Toutefois chaque dépenses faite avec la carte bancaire doit avoir un justificatif comptable
+===B. La gestion des cartes par les comptables ===
+Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable.
-==1. Comment obtenir une nouvelle carte rattaché aux comptes existants===
+Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” :
+  * à l'historique des transactions
-Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander des cartes Mastercard physiques et virtuelles.
+  * aux justificatifs des transactions
-Seul le titulaire du compte ou les administrateurs (rs ou responsable back office) peuvent effectuer cette action.
+  * à la saisie de la TVA applicable,
-Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus.
+  * à la saisie des notes et catégoriser les opérations.
-Pour commander une carte, accédez à la section Cartes, cliquez sur le bouton Créer une carte situé en haut à droite de votre interface et laissez-vous guider :
+ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses.
-Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins
-__Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte__
+===C. Attribution d'une carte à un collaborateur ===
-Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, vous pouvez les modifier à tout moment)
+L'attribution d'une carte à un collaborateur autre que le RS est à favoriser pour les métier 651(renovimo) et 652(checkin) afin de fluidifier l'approvisionnement des chantiers.
-Ajustez vos limites de paiement et de retrait
+A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte  dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/carte-qonto|Projet Carte QONTO]]
-Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d'estimation de livraison Définissez votre code PIN (retenez-le bien car il vous servira pour vos paiements en magasin et vos retraits au distributeur) puis confirmez la commande de la carte.
+Le ticket devra comprendre :
-Entrez le code de confirmation reçu par SMS.
+  * Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo)
-Votre carte est commandée.
+  * Le plafond de la carte, et l'assigne à la DG pour validation.
-Bon à savoir : Si vous commandez une carte pour un autre membre, le processus reste le même mais il sera invité par e-mail à définir lui-même son code secret à quatre chiffres.
+Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu.
-La configuration du code PIN permet de finaliser la commande de la carte.
+Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour :
-Vous commandez une carte X ?
-Pour valider la commande de votre carte X, vous devez d’abord approvisionner votre compte Qonto par virement bancaire (depuis un autre compte dont vous êtes titulaire). Une fois reçue, vous pourrez alors utiliser votre carte X pour vos paiements en ligne ou en magasin et profiter de tous ses avantages et services.
-NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus.
-Activation des cartes
-Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder à des achats en ligne.
-Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées et envoyées :
-en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X
-Bon à savoir : Le suivi postal est disponible 24h après avoir initié la commande. Vous pouvez alors suivre le parcours de votre carte jusqu’à votre boîte aux lettres depuis la section Cartes de votre application.
-==2.La gestion des cartes par les comptables ==
-Qonto a pensé  à un profil Comptable qui permet de  répondre aux besoins du service comptable.
-Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” à:
-l'historique de des transactions
-les justificatifs des transaction
-la saisie de la TVA applicable,
-la saisie  des notes et catégoriser les opérations.
-ainsi , chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses
-==3. Attribution des cartes==
-A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte  dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/carte-qonto|Projet Carte QONTO]]
-Le ticket devra comprendre :
-Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo)
+.Création d'un nouveau sous compte
-Plafond de la carte
-, et l'assigne à la DG pour validation.
+.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel .
-Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu
+Le compte du collaborateur sera approvisionné  d'un fond de réserve de  500 €, pour permettre l'approvisionnement des chantier en petite fourniture, toutefois des versements plus important pourront êtres effectué en préparation d'un chantier pour lequel un acompte aura été versé.
-Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour une commande de carte Mastercard physique, pour le RS.
+Comme pour le RS , grâce à l'application Qonto le collaborateur doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est pas suffisamment approvisionné. Il s'agit de ne pas perdre de temps en magasin si le moyen de paiement ne va pas fonctionner...
-Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte ,
+===D. Gestion de la carte QONTO par le service RH ===
-Le ticket en sous tâche passe en dossier statique.
+Afin de maintenir à jour le fichier des renseignement généraux , chaque carte bancaire  mise à disposition , doit faire l'objet d'un ticket créer par  le service RH dans le projet [[https://redmine.groupimo.fr/issues/243817|Carte QONTO]]
-Et une demande d'approvisionnement  du compte lié à la carte entre 500 et 1000 € est adressé au comptable société
+Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres de la carte]+ Nom du détenteur de la carte.
+Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribuée.
-===B. Gestion et réapprovisionnement du compte===
+Dans le descriptif du ticket sera renseigné:
+  * Le nom du Compte principal
-Chaque carte est liée à un compte,
+  * Le Numéro de la carte
-Aussi le réapprovisionnement du compte lié à la carte ce fait chaque semaine sur la base des dépenses effectué , bien entendu la facture lié  aux dépenses devra être communiqué.
+  * Le Plafond  de la carte
-Exemple : j'ai dépensé 100 € pour des travaux dès transmission du justificatif du paiement au comptable société , ce même montant sera recrédité sur le compte
+  * Le Numéro de portable rattaché à la carte
-Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société.
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