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Table des matières
99 03 04 - Mise à disposition d'une carte bancaire
Ce process fait partie des Process 99 - Services généraux
Volume 99 03 – Comptabilité Société
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire QONTO.
II. Process.
une carte bancaire est attribué à chaque RS.
Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire , pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.
Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.
En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société.
L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.
A. Gestion de la carte QONTO
QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés pour séparer vos postes de dépenses, vos activités, et allouer des budgets aux équipes.
Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin)
L'application Qonto permet de gérer vos dépenses, d'allouer vos budgets à vos équipes.
Chaque RS doit suivre son compte qonto.
Toutefois chaque dépenses faite avec la carte bancaire doit avoir un justificatif comptable
1. Comment obtenir une nouvelle carte rattaché aux comptes existants
Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander des cartes Mastercard physiques et virtuelles.
Seul le titulaire du compte ou les administrateurs (rs ou responsable back office) peuvent effectuer cette action.
Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus.
Pour commander une carte, accédez à la section Cartes, cliquez sur le bouton Créer une carte situé en haut à droite de votre interface et laissez-vous guider :
Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins
Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte
Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, vous pouvez les modifier à tout moment)
Ajustez vos limites de paiement et de retrait
Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d'estimation de livraison Définissez votre code PIN (retenez-le bien car il vous servira pour vos paiements en magasin et vos retraits au distributeur) puis confirmez la commande de la carte.
Entrez le code de confirmation reçu par SMS.
Votre carte est commandée.
Bon à savoir : Si vous commandez une carte pour un autre membre, le processus reste le même mais il sera invité par e-mail à définir lui-même son code secret à quatre chiffres.
La configuration du code PIN permet de finaliser la commande de la carte.
Vous commandez une carte X ?
Pour valider la commande de votre carte X, vous devez d’abord approvisionner votre compte Qonto par virement bancaire (depuis un autre compte dont vous êtes titulaire). Une fois reçue, vous pourrez alors utiliser votre carte X pour vos paiements en ligne ou en magasin et profiter de tous ses avantages et services.
NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus.
Activation des cartes
Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder à des achats en ligne.
Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées et envoyées :
en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X
Bon à savoir : Le suivi postal est disponible 24h après avoir initié la commande. Vous pouvez alors suivre le parcours de votre carte jusqu’à votre boîte aux lettres depuis la section Cartes de votre application.
2.La gestion des cartes par les comptables
Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable.
Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” à:
l'historique de des transactions
les justificatifs des transaction
la saisie de la TVA applicable,
la saisie des notes et catégoriser les opérations.
ainsi , chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses
3. Attribution des cartes
A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le Projet Carte QONTO
Le ticket devra comprendre :
Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) Plafond de la carte
, et l'assigne à la DG pour validation.
Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu
Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour une commande de carte Mastercard physique, pour le RS.
Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte ,
Le ticket en sous tâche passe en dossier statique.
Et une demande d'approvisionnement du compte lié à la carte entre 500 et 1000 € est adressé au comptable société
B. Gestion et réapprovisionnement du compte
Chaque carte est liée à un compte,
Aussi le réapprovisionnement du compte lié à la carte ce fait chaque semaine sur la base des dépenses effectué , bien entendu la facture lié aux dépenses devra être communiqué.
Exemple : j'ai dépensé 100 € pour des travaux dès transmission du justificatif du paiement au comptable société , ce même montant sera recrédité sur le compte
Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société.