process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto
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- | ===== 99 03 04 01 - Mise à disposition d'une carte bancaire===== | + | ===== 99 03 04 01 - Carte bancaire===== |
Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
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====I. Objet de la procédure.==== | ====I. Objet de la procédure.==== | ||
- | Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire | + | Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire. |
====II. Process.==== | ====II. Process.==== | ||
- | une carte bancaire est attribué à chaque RS. | + | ===1 Attribution et utilisation=== |
- | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire , pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel. | + | Une carte bancaire est attribué à chaque RS. |
+ | |||
+ | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel. | ||
Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | ||
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L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. | L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. | ||
- | ===A. Gestion | + | Par ailleurs sur demande du RS et après validation |
- | + | ||
- | QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés pour séparer vos postes de dépenses, vos activités, et allouer des budgets aux équipes. | + | |
- | Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) | + | Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) |
- | L' | + | ==A. Gestion de la carte par le RS == |
- | Chaque RS doit suivre son compte | + | QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte |
+ | Ce compte sera approvisionné de 500 € et réapprovisionné dès présentation du justificatif d'une dépense. | ||
+ | |||
+ | L' | ||
- | Toutefois chaque dépenses faite avec la carte bancaire doit avoir un justificatif comptable | + | ==B. La gestion des cartes par les comptables == |
+ | Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable. | ||
- | ==1. Comment obtenir une nouvelle carte rattaché aux comptes existants=== | + | Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” : |
+ | |||
+ | * à l' | ||
- | Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander | + | * aux justificatifs |
- | Seul le titulaire du compte ou les administrateurs (rs ou responsable back office) peuvent effectuer cette action. | + | * à la saisie de la TVA applicable, |
- | Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus. | + | * à la saisie des notes et catégoriser les opérations. |
- | Pour commander une carte, accédez à la section Cartes, cliquez sur le bouton Créer une carte situé en haut à droite | + | ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses |
- | Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins | ||
- | __Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte__ | + | ==C. Attribution d'une carte à un collaborateur == |
- | Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, | + | L' |
- | Ajustez vos limites | + | A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire |
- | Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d' | + | Le ticket devra comprendre : |
- | Entrez le code de confirmation reçu par SMS. | + | * Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) |
- | Votre carte est commandée. | + | * Le plafond de la carte, et l' |
- | Bon à savoir : Si vous commandez une carte pour un autre membre, le processus reste le même mais il sera invité par e-mail à définir lui-même son code secret à quatre chiffres. | + | Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu. |
- | La configuration | + | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' |
- | Vous commandez une carte X ? | + | 1.Création d'un nouveau sous compte |
- | Pour valider | + | 2.Commande de la carte Mastercard physique |
- | NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus. | + | Le compte du collaborateur sera approvisionné |
- | Activation | + | Comme pour le RS , grâce à l' |
- | Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder à des achats en ligne. | + | ==D. Gestion de la carte QONTO par le service RH == |
- | Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées et envoyées | + | Afin de maintenir à jour le fichier des renseignement généraux , chaque carte bancaire |
- | en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X | + | Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres de la carte]+ Nom du détenteur de la carte. |
- | Bon à savoir : Le suivi postal est disponible 24h après avoir initié | + | Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribuée. |
+ | Dans le descriptif du ticket sera renseigné: | ||
+ | * Le nom du Compte principal | ||
+ | * Le Numéro de la carte | ||
- | ==2.La gestion des cartes par les comptables == | + | * Le Plafond |
- | + | ||
- | Qonto a pensé | + | |
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- | Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” à: | + | |
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- | l' | + | |
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- | les justificatifs des transaction | + | |
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- | la saisie de la TVA applicable, | + | |
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- | la saisie | + | |
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- | ainsi , chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses | + | |
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- | ==3. Attribution des cartes== | + | |
- | + | ||
- | A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le [[https:// | + | |
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- | Le ticket devra comprendre : | + | |
- | + | ||
- | Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) | + | |
- | Plafond | + | |
- | + | ||
- | , et l' | + | |
- | + | ||
- | Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu | + | |
- | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' | + | * Le Numéro |
- | Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte , | + | ====2. Traitement comptable des paiements==== |
- | Le ticket en sous tâche passe en dossier statique. | + | ===2.1 Comptabilisation de la facture=== |
- | Et une demande d' | + | Le collaborateur crée le ticket redmine et assigne la comptabilité |
+ | Le comptable transfert le ticket dans le projet concerné avec en sujet la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - N° SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC. | ||
- | ===B. Gestion et réapprovisionnement | + | Ce ticket doit etre en sous tache de son ticket parent ou lié à tout ticket qui permettrait de mieux suivre le dossier. Dans la description |
+ | Le comptable, après avoir vérifié le débit, selectionne le tracker " | ||
- | Chaque carte est liée à un compte, | + | Si l' |
- | Aussi le réapprovisionnement du compte lié à la carte ce fait chaque semaine sur la base des dépenses effectué , bien entendu la facture | + | La facture |
- | Exemple : j'ai dépensé 100 € pour des travaux dès transmission du justificatif du paiement au comptable | + | Puis le comptable |
- | Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société. | ||
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process/99-services-generaux/99-03-04-carte-quonto.1624460969.txt.gz · Dernière modification : 2021/06/23 11:09 de splaissy