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Table des matières
99 03 04 01 - Mise à disposition d'une carte bancaire
Ce process fait partie des Process 99 - Services généraux
Volume 99 03 – Comptabilité Société
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire QONTO.
II. Process.
une carte bancaire est attribué à chaque RS.
Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire , pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.
Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.
En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société.
L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.
Par ailleurs sous demande du RS et après validation de la DG , une carte peut être attribué à d'autres collaborateurs de son équipe.
Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l'approvisionnement des chantiers
A. Gestion de la carte QONTO par le RS
QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS.
Ce compte sera approvisionnée de 500 € et réapprovisionné dès présentation du justificatif d'une dépense
L'application Qonto permet de gérer les dépenses, aussi chaque RS doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est suffisamment approvisionné
B. La gestion des cartes par les comptables
Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable.
Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” à:
l'historique de des transactions
les justificatifs des transaction
la saisie de la TVA applicable,
la saisie des notes et catégoriser les opérations.
ainsi , chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses
C. Attribution d'une carte à un collaborateur
L'attribution d'une carte à un collaborateur autre que le RS est à favoriser pour les métier 651(renovimo) et 652(checkin) afin de fluidifier l'approvisionnement des chantiers
A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le Projet Carte QONTO
Le ticket devra comprendre :
Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) Plafond de la carte
, et l'assigne à la DG pour validation.
Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu
Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour :
1.Création d'un nouveau sous compte
2.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel .
le compte du collaborateur sera approvisionné d'un fond de réserve de 500 €, pour permettre l'approvisionnement des chantier en petite fourniture, toutefois des versements plus important pourront êtres effectué en préparation d'un chantier pour lequel un acompte aura été versé.
Comme pour le RS , grâce à l'application Qonto le collaborateur doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est suffisamment approvisionné, il ne s'agit pas de perte du temps en magasin si le moyen de paiement ne va pas fonctionner…
D. Gestion de la carte QONTO par le service RH
Afin de maintenir a jour le fichier des renseignement généraux , chaque carte bancaire mise à disposition , doit faire l'objet d'un ticket créer par le service RH dans le projet Carte QONTO
Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres de la carte]+ Nom du détenteur de la carte
Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribué
Dans le descriptif du ticket sera renseigné:
Le nom du Compte principal Le Numéro de la carte Le Plafond de la carte