99 03 05 - Mise à disposition d'une carte essence
Ce process fait partie des process 99 - Process services généraux
Volume 99 03 – Comptabilité Société
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit les modalités de mise à disposition et de gestion de la carte d'essence .
II. Process.
La mise à disposition d'une carte d'essence est inclus dans les avantages en nature des contrats de travail des collaborateurs suivants :
- Direction Générale
- RS ( Responsable de service).
L'usage d'une carte essence peut également être consentie par la DG, sur demande du RS, de manière non contractuelle à tout autre collaborateur.
La mise à disposition de la carte Essence est consentie uniquement pour un usage professionnel. Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.
En cas de perte ou de vol, le collaborateur devra en informer son RS qui à son tour, devra avertir sa hiérarchie (RH), qui contactera le fournisseur pour procéder au blocage de la carte essence .
A noter que l’employeur se réserve le droit de retirer modifier la carte essence sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas .
III. Attribution des cartes aux collaborateurs
Le service RH crée un ticket de demande attribution de carte d'essence et assigne la DG pour validation.
Refus de validation par la DG : le ticket de demande d'attribution passera en statut fermé.
Validation de la DG : le service RH commande une nouvelle carte au fournisseur de carburant.
IV. Gestion et réapprovisionnement des cartes essences
Le fournisseur actuel des cartes essence est la société RUBIS.
Grâce au compte GROUPIMO en ligne, il est possible de:
- Paramétrer les ViTOCARTE sur mesure,
- contrôler vos transactions
- Editer des factures, etc…
A noter que dès qu'une modification est réalisée sur une VITOCARTE le détenteur de la carte essence doit mettre à jour la puce de sa VITOCARTE,au niveau de la boutique de la station et cela tout achat de carburant.
Demande de nouvelle carte, annulation , modification de carte
Pour toutes demande nouvelle carte, annulation , modification de carte (plafonnement, etc…), le service RH doit :
utiliser son compte GROUPIMO sur le site de la société RUBIS ou remplir un formulaire de demande de carte, accompagné de la copie de la carte grise ou du certificat provisoire d’immatriculation à adresser par e- mail à n.beauras@rubis-ag.com.
V. Validation de la facture mensuelle
En début de chaque mois, le service RH ouvre dans le projet redmine 99 04 RH un ticket, assigné à la DG, avec en description la liste des cartes essence à maintenir ou à récupérer pour le mois pour validation.
Après validation, ce ticket sera lié à celui de la facture pour qu'on contrôler que seules les personnes validées ont consommé dans le mois.