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Ce process fait partie des process services généraux

Volume gestion des ressources humaines

Process parent 99 04 04 Traitement de la paye

Cette procédure décrit les modalités de prise en compte des éléments variables pour la paye du mois en cours (note de frais, IK…).

Au début de chaque mois, le service ressources humaines met à jour la date d'échéance des tickets de remontée des variables des services afin de déterminer la date limite de prise en compte. Ces tickets se trouvent dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/remontee-des-variables-salaires/issues.

Les rs se chargent de centraliser, puis de valider tous les éléments variables (y compris les IK selon le process), concernant leurs équipes avant de les mettre sur le ticket qu'ils assignent alors à la DG pour information et/ou validation.

Lorsque la DG a pris connaissance des éléments, si aucune remarque n'est apportée, le ticket est assigné au service RH pour prise en compte.

Toutes les éléments variables non validés ou incomplets, à la date limite, seront pris en compte le mois suivant.

Pour les commissions des commerciaux, le RS du service centralise les éléments des tickets affaire traités par le service comptabilité dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/paiement-commerciaux/issues et assigne ainsi la liste des affaires validées par commercial au service RH pour prise en compte.

Pour le calcul des commissions de tous les services, le RS doit se servir du sheet encaissements pour avoir le montant de la base et indique au service RH sur le ticket des variables du mois le montant des commissions à appliquer en paye pour les collaborateurs concernés.

Le service RH saisit l’ensemble des éléments reçus sur le tableau de transmission des variables le 10 du mois au plus tard (tout collaborateur recruté après cette date sera payé le mois suivant). Ce tableau est transmis au prestataire paye via le ticket redmine mensuel pour enregistrement dans le logiciel de paye.

Une fois les éléments enregistrés dans le logiciel de paye, le prestataire édite un premier jet de bulletin qu’il retourne sur le ticket au service RH pour contrôle et corrections. A noter que les fichiers sont édités par société et non par service.

A réception de ces éléments, le service RH:

- remplit le sheet 99- masse salariale disponible sur le drive

- met le fichier de bulletins correspondant dans chaque ticket variables des services

- vérifie les bulletins et mentionne les corrections nécessaires dans le ticket

Puis assigne pour visa le RS correspondant.

Le RS:

- vérifie à son tour les bulletins et mentionne les corrections nécessaires dans le ticket

- donne son visa.

Aucun nouvel élément variable (c'est à dire arrivé après la date de remontée) ne sera traité à ce stade.

A la suite de ce double contrôle, le service RH indique les corrections sur le ticket de transmission et assigne le prestataire pour correction.

Le prestataire renvoie les bulletins corrigés au service RH qui s’assure que les corrections ont bien été prises en compte et corrige le cas échéant le sheet masse salariale.

Lorsque les bulletins sont validés par le RS sur le ticket variables de son service, le service RH ouvre un ticket validation DG dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/validation_salaires/issues.

Il faut indiquer en description de chaque ticket:

- le comparatif entre le montant budgété du mois et le montant réel total

- le montant des nets à payer

- le montant de la provision pour charges

- le montant de la provision prestataires

- le lien vers le sheet masse salariale

- le lien vers le sheet RG.

Chaque ticket validation doit être en sous-tâche du ticket des remontées d'honoraires du mois dûment complété par les services comptables.

Chaque ticket validation doit être lié respectivement à son ticket variables, pour vérifier que les bulletins aient bien été visés par le RS, et au ticket global de revus masse salariale.

Puis la DG est assignée pour validation finale.

Lorsque les tickets sont validés ils sont mis en dossier statique en attendant passage des virements selon le process 99 04 04 03 – Paiement des salaires et clôture de la paye. Le service RH ouvre dans le projet charge (6) de chaque société le ticket correspondant. Ce ticket est mis en sous tâche du ticket de validation paye.

Le service RH effectue sur le ticket dédié une synthèse de la masse salariale du mois.

Les écarts entre le budget et la dépense réelle sont analysés pour chaque site/service et le service RH indique sur le ticket les éléments d'explication.

Le ticket est assigné à la direction générale pour discussion.