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Table des matières
99 04 04 01 – Récolte des variables, édition et validation des bulletins
Ce process fait partie des process services généraux
Volume gestion des ressources humaines
Process parent 99 04 04 Traitement de la paye
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de prise en compte des éléments variables pour la paye du mois en cours (note de frais, IK…).
II. Process.
1. Collecte des éléments
Au début de chaque mois, le service ressources humaines met à jour la date d'échéance des tickets de remontée des variables des services afin de déterminer la date limite de prise en compte. Ces tickets se trouvent dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/remontee-des-variables-salaires/issues.
Les rs se chargent de centraliser, puis de valider tous les éléments variables (y compris les IK selon le process), concernant leurs équipes avant de les mettre sur le ticket qu'ils assignent alors à la DG pour information et/ou validation.
Lorsque la DG a pris connaissance des éléments, si aucune remarque n'est apportée, le ticket est assigné au service RH pour prise en compte.
Toutes les éléments variables non validés ou incomplets seront pris en compte le mois suivant.
Pour les commissions des commerciaux, le service comptabilité tient à jour dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/paiement-commerciaux/issues la liste des affaires validées par commercial. Le service RH utilise ce projet mensuellement pour le montant des commissions à régler aux commissions salariés.
Pour le calcul des commissions de tous les services, le RS doit se servir du sheet encaissements pour avoir le montant de la base et indiquee au service RH sur le ticket des variables du mois le montant des commissions à appliquer en paye pour les collaborateurs concernés.
2. Saisie des éléments
Le service RH saisit l’ensemble des éléments reçus sur le tableau excel de transmission des variables. Ce tableau est transmis au prestataire paye via le ticket redmine mensuel pour enregistrement dans le logiciel de paye.
3. Contrôle et correction
Une fois les éléments enregistrés dans le logiciel de paye, le prestataire édite un premier jet de bulletin qu’il retourne sur le ticket au service RH pour contrôle.
Le service RH vérifie les bulletins et appose les corrections nécessaires.
Le service RH indique les corrections sur le ticket et assigne le prestataire pour régularisation.
Le prestataire renvoie les bulletins corrigés au service RH qui s’assure que les corrections ont bien été prises en compte et remplit le tableau masse salariale disponible sur le drive.
4. Validation des bulletins
4.1. Validation préalable par les RS
Le service RH crée, dans le projet RH – sous projet validation des salaires, un ticket contenant les bulletins par société.
Attention si une même société contient plusieurs services, autant de tickets sont créés (exemple société Adminimo pour les services compta mandant et contentieux).
En description de chaque ticket le service RH indique le montant total net et le montant total chargé pour le mois, ainsi que la quote part mensuelle budgétisée nette et chargée pour que le RS puisse s'assurer que les montants correspondent bien.
Les tickets sont assignés au RS de chaque service pour validation et/ou commentaires.
Le service RH répond aux interrogations le cas échéant, et effectue les modifications supplémentaires demandées.
Une fois validé par le RS, le ticket est assigné à la DG pour validation finale et décision à appliquer en cas de dépassement de budget.
4.2 Validation finale par la DG
Les tickets validés par le RS puis la DG sont alors transférés par le service RH dans le projet charge (6) de chaque société.
Puis l'on procède au process 99 04 04 03 – Paiement des salaires et clôture de la paye.