Ceci est une ancienne révision du document !
Table des matières
99 04 04 01 – Récolte des variables, édition et validation des bulletins
Ce process fait partie des process services généraux
Volume gestion des ressources humaines
Process parent 99 04 04 Traitement de la paye
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de prise en compte des éléments variables pour la paye du mois en cours (note de frais, IK…).
II. Process.
1. Collecte des éléments
Au début de chaque mois, le service ressources humaines met à jour la date d'échéance des tickets de remontée des variables des services afin de déterminer la date limite de prise en compte. Ces tickets se trouvent dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/remontee-des-variables-salaires/issues.
Les rs se chargent de centraliser, puis de valider tous les éléments variables (y compris les IK selon le process), concernant leurs équipes avant de les mettre sur le ticket qu'ils assignent alors à la DG pour information et/ou validation.
Lorsque la DG a pris connaissance des éléments, si aucune remarque n'est apportée, le ticket est assigné au service RH pour prise en compte.
Toutes les éléments variables non validés ou incomplets seront pris en compte le mois suivant.
Pour les commissions des commerciaux, le service comptabilité tient à jour dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/paiement-commerciaux/issues la liste des affaires validées par commercial.
Pour le calcul des commissions de tous les services, le RS doit se servir du sheet encaissements pour avoir le montant de la base et indique au service RH sur le ticket des variables du mois le montant des commissions à appliquer en paye pour les collaborateurs concernés.
2. Saisie des éléments
Le service RH saisit l’ensemble des éléments reçus sur le tableau excel de transmission des variables le 10 du mois au plus tard (tout collaborateur recruté après cette date sera payé le mois suivant). Ce tableau est transmis au prestataire paye via le ticket redmine mensuel pour enregistrement dans le logiciel de paye.
3. Contrôle et correction
Une fois les éléments enregistrés dans le logiciel de paye, le prestataire édite un premier jet de bulletin qu’il retourne sur le ticket au service RH pour contrôle. A noter que les fichiers sont édités par société et non par service. Le prestataire fournit également les xls correspondant pour remplissage du tableau de masse salariale par le service RH.
A réception de ces éléments, le service RH:
- remplit le tableau masse salariale disponible sur le drive
- extrait les bulletins par collaborateur
- ouvre un ticket de contrôle par site/service
- vérifie les bulletins et mentionne les corrections nécessaires dans le ticket
- indique en description de chaque ticket: le lien vers le sheet masse salariale, le montant des nets à payer, le montant de la provision pour charges, le montant de la provision prestataires, le montant budgété du mois.
Puis assigne le RS correspondant.
Le RS:
- vérifie à son tour les bulletins et mentionne les corrections nécessaires dans le ticket
- prend connaissance des informations en description pour anticiper l'explication des éventuels dépassements de budget.
Aucun nouvel élément variable (c'est à dire arrivé après la date de remontée) ne sera traité à ce stade.
A la suite de ce double contrôle, le service RH indique les corrections sur le ticket de transmission et assigne le prestataire pour correction.
Le prestataire renvoie les bulletins corrigés au service RH qui s’assure que les corrections ont bien été prises en compte.
4. Validation des bulletins
4.1. Revue préalable masse salariale par la DG
Le service RH met le lien du tableau actualisé dans le ticket de revue DG masse salariale et effectue sur le ticket dédié une synthèse de la masse salariale du mois.
Les écarts entre le budget et la dépense réelle sont analysés pour chaque site/service et le service RH indique sur le ticket les éléments d'explication.
Le ticket est assigné à la direction générale pour discussion.
4.2. Validation par les RS
Dans chaque ticket de validation, le service RH met à jour les bulletins corrigés et assigne le RS pour visa.
Une fois validé par le RS, le ticket est assigné à la DG pour validation finale.
En cas de dépassement de budget, et pour ne pas bloquer la validation des payes, le service rh ouvre un ticket pour que la Dg obtienne des explications du RS et/ou du service RH et décide des dispositions à appliquer.
4.2 Validation finale par la DG
Les tickets validés par le RS puis la DG sont mis en dossier statique en attendant passage des virements selon le process 99 04 04 03 – Paiement des salaires et clôture de la paye. Le service RH ouvre dans le projet charge (6) de chaque société le ticket correspondant. Ce ticket est lié au ticket de validation paye.