Wiki Groupimo (Matriximo)

Ce process fait partie des process services généraux

Volume gestion des ressources humaines

Process parent 99 04 02 – Accueil des nouveaux collaborateurs

Ce mode opératoire décrit les modalités d'ouverture des différents matériels et accès aux outils numériques groupe dans le cadre de la mise en place d’un nouveau collaborateur.

Après application du process 99 04 02 01 – Rédiger un contrat, le service RH ouvre en sous-tâche du ticket du collaborateur les différents tickets nécessaires à la prise de poste:

- ouverture des comptes informatiques

- mise à disposition d'un pc, le cas échéant

- mise à disposition d'une ligne téléphonique le cas échéant

- mise à disposition d'un véhicule le cas échéant.

- mise a disposition d'autres matériels (tablette, matériel technique, outils, …).

Le service RH demande la création :

- d'une adresse mail groupe et l'intégration aux groupes concernés Pour savoir dans quel groupe de mail rajouter la nouvelle adresse, il convient de se référer à l'indication contenue dans la fiche de poste. (cette ouverture concerne tous les métiers)

- d'un code imprimante pour A16 et/ou pour chaque site du moyen d'impression(cette ouverture concerne tous les métiers)

- d'un accès login, ou aux autres logiciels métiers, le cas échéant (ces accès concernent en général, uniquement, les métiers de gestion et syndic)

-d'un compte GSUITE (cette ouverture concerne tous les métiers)

le ticket est assigné au service Informatique.

Lorsque le mail est créé, le service informatique indique le mot de passe et l'assigne au service RH, qui garde me même mot de passe mail, pour ouvrir les droits :

- REDMINE(cette ouverture concerne tous les métiers) Il est ici rappelé que l'accès à l'espace collaborateurs (espaceco.groupimo.fr) se fait avec les identifiants redmine.

-ESKER(cette ouverture concerne tous les métiers sauf les agents co)

Ces identifiants et mot de passe sont transmis au collaborateur et le service RH clôture la sous-tâche.

Ce ticket devra être complété par le service informatique avec la facture du matériel, les éléments relatifs à la marque, le modèle, l'année d'achat, la provenance (neuf, ancien collaborateur…) en descriptif.

Le service RH effectue l'attribution du matériel et passe le dossier en dossier statique.

Lorsque le poste de travail le nécessite, le service RH crée en sous tache un ticket demandant une ligne et/ou un téléphone.

Il vérifie également la disponibilité d'une ligne et/ou d'un téléphone dans la flotte, avec la facture du matériel.

Le ticket est assigné à la DG pour validation.

Le service RH effectue l'attribution d'une ligne disponible ou la commande auprès du fournisseur flotte mobile, inscrit ensuite sur l'annuaire les coordonnées, et passe le dossier en dossier statique une fois la demande satisfaite.

Lorsque le poste de travail le nécessite, et conformément au contrat de travail, le service RH indique sur ce ticket les véhicules disponibles dans la flotte groupe pour l'attribution au nouveau collaborateur.

Il indique également la nécessité d'une carte essence, avec plafonnement.

Sur le ticket tous les éléments concernant le véhicule doivent figurer (facture, carte grise,…) et en sous tache l'assurance doit être renseignée.

Le ticket est assigné à la DG pour validation, puis à Renovimo pour mise en application.

Le service RH effectue l'attribution du véhicule et passe le dossier en dossier statique.

Lorsque le poste de travail le nécessite, et conformément au contrat de travail, le service RH indique sur ce ticket les matériels nécessaires mis a disposition du collaborateur pour l'exercice de sa mission.

Le ticket est assigné à la DG pour validation. Ensuite de l'achat la facture du matériel est mise sur le ticket.

Le service RH effectue l'attribution du matériel et passe le dossier en dossier statique.