Table des matières
99 04 03 - Attribution et entretien des véhicules groupe
Ce process fait partie des process services généraux
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit les modalités d'attribution et d'entretien des véhicules groupe par le service RH.
II. Process.
1- Attribution
L'attribution d'un véhicule dépend du matricule et de la fonction occupée.
Dans le cas où l'attribution est validée par le RS et la DG au moment de la mise en place du contrat, le service RH attribue un des véhicules du stock au collaborateur.
Le ticket du véhicule est mis en sous tâche du ticket contrat du collaborateur concerné.
2- Remise du véhicule
Lors de la remise du véhicule au collaborateur, le service RH procède au premier état des lieux avec la fiche état du véhicule au format google form remplissable.
La fiche état est remplie et les photos sont jointes.
Pour les éventuelles réparations relevées, le service RH fait chiffrer auprès des garages agréés et fait valider les devis par la DG, puis confirme le rendez-vous d'intervention.
Le service RH met sur le ticket du véhicule le rapport, consigne la date et les travaux effectués le cas échéant, puis met à jour le sheet RG.
Le service RH produit ensuite l'avenant correspondant à cette attribution et consignant les obligations des parties.
La liste des garages agréés est également transmise au collaborateur pour les prochaines interventions.
3- Entretien du véhicule
Durant toute la période d'utilisation du véhicule, le collaborateur est activement impliqué dans l'entretien de son véhicule. Le but étant de le remettre dans le même état au moment venu.
A) Entretien récurrent
Un rapport état trimestriel avec photos doit impérativement être effectué par le collaborateur et transmis au service RH pour chaque véhicule.
Le service RH envoie automatiquement un mail de rappel aux utilisateurs concernés à J-3.
A réception de la fiche état, le service RH chiffre et programme le rdv de révision puis fait valider la DG.
A l'issue de la visite, le service RH met sur le ticket du véhicule le rapport, consigne la date et les travaux effectués le cas échéant, puis met à jour le sheet RG.
B) Panne ponctuelle
En cas de panne, d'allumage de voyant au tableau de bord, ou tout autre réparation ponctuelle, le collaborateur ouvre un ticket dans espace collaborateur, en sous tâche du ticket véhicule.
Il y décrit la panne constatée, intègre un devis (effectué parmi les garages agréés) et assigne RH qui fait valider l'intervention par la DG.
A l'issue de l'intervention le service RH met sur le ticket du véhicule le rapport de réalisation des travaux (ou facture), consigne la date des travaux effectués, puis met à jour le sheet RG.
A noter qu'il est de bon sens que le collaborateur immobilise immédiatement le véhicule en cas de voyant d'allumage rouge au tableau de bord et alerte le service RH.
La responsabilité du collaborateur pourra être retenue en cas de négligence ou dégradation constatée.
C) Lavage-nettoyage du véhicule
La voiture mise à disposition du collaborateur véhicule l'image de la société. Elle doit être maintenue dans un état de présentation et de propreté correct en permanence.
Les cartes essence sont ouvertes à l'utilisation des stations de lavage de nos stations partenaires.
Chaque collaborateur conducteur devra effectuer un nettoyage mensuel de son véhicule.
4- Cas particulier du véhicule en stock
Les véhicules non attribués (en stock) sont garés dans un lieu sécurisé afin d'éviter tout acte de vandalisme et tout vol.
La mention “stock” est indiquée dans l'objet du ticket du véhicule à la place du nom du conducteur et il n'est en sous-tâche d'aucun ticket contrat.
Les véhicules sont contrôlés mensuellement par le service Rh afin de vérifier qu'ils fonctionnent correctement.
Ils doivent également être entretenus (lessivage , faire tourner le véhicule, contrôle pression pneu etc…) conformément aux points 3A et 3C du présent process par le service RH.
Une vérification préalable sera également effectuée par le service rh avant remise à un nouveau collaborateur selon le point 2 du présent process.
5- Gestion des amendes et contraventions
Le traitement des amendes et contraventions est effectué par le service RH selon le process Traitement des contraventions véhicules groupe.
6- Gestion des sinistres
En cas de sinistre, le collaborateur a l'obligation d'en informer immédiatement le service RH en ouvrant un ticket dans le projet espace collaborateur de redmine.
Ce ticket doit contenir systématiquement les éléments suivants:
- la copie du constat (l'original doit être remis au service RH)
- les photographies du véhicule sinistré
- le détail des circonstances de l'accident.
Le ticket est assigné au RS afin qu'il en prenne connaissance.
Le RS réassigne le ticket au service RH pour traitement.
A réception du ticket, le service RH faire un courrier de déclaration de sinistre à l’assureur en y joignant une le constat. Le tout doit être fait par courrier recommandé avec accusé réception (éventuellement la déclaration peut être doublée par email).
Le ticket reste ouvert jusqu'à indemnisation du sinistre.