Wiki Groupimo (Matriximo)

Ce process fait partie des process 99 - Process services généraux

Volume 99 04 – Gestion des Ressources Humaines

99 04 06 Administration du personnel - vie du contrat

Matriximo rassemble tous les modes de communication pour faciliter les échanges entre les gestionnaires, les fournisseurs et les résidents.

L'ensemble de l'écosystème est tenu informé de l'avancement des dossiers.

Cette procédure concerne le suivi et la gestion des agendas en ligne des collaborateurs.

A noter qu'il est essentiel que chaque collaborateur tienne à jour son agenda pour faciliter la programmation de réunions, de rdv, ainsi que la gestion des absences par le service RH.

L'agenda (google) en ligne se divise en deux parties :

- l'agenda du groupe ou du service (rattachée a une adresse a créer, exemple pour les commerciaux : comme..auxagenda@gr…imo.com)

- l'agenda du collaborateur (rattachée à votre adresse “personnelle” @gr…imo.com)

L'ensemble des services qui souhaitent rendre publique l'activité de leurs préposés est concerné. Chaque collaborateur a un agenda en ligne.

Pour créer un groupe, suivez les recommandations Google.

Pour accéder à l'agenda groupe (uniquement la direction et les responsables) : utiliser les identifiants et les mdp qui vous ont été fournis.

Le partage de l'agenda groupe avec l'agenda du préposé se fait par le responsable lors de la création du profil du préposé.

Seuls les administrateurs de l'agenda groupe peuvent :

- créer un compte personnel pour un préposé

- créer un événement ou une réunion générale diffusés à tous et pour tous.

Accès à l'agenda personnel pro : google agenda

Pour se faire le collaborateur doit se rendre sur le site : https://www.google.com/intl/fr/calendar/about/ et entrer les identifiants et mot de passe qui lui ont été fournis.

Pour le service commercial : les permanences sont affichées sur l'agenda groupe et sur le commercial concerné , établi chaque mois par le responsable commercial.

Le préposé inscrit son rendez vous ou son action depuis google, chaque rdv apparaît en plus sur l’agenda du groupe avec une couleur attitrée au collaborateur et inversement.

Lorsque la direction veut fixer un rendez vous, l'information est mise sur l'agenda groupe et cela apparaît également sur l'agenda personnel du commercial concerné.

Sur l'agenda personnel ou groupe suivant le rédacteur et l’objet commun ou rdv individuel

1/ Choisir le jour et la plage horaire puis cliquer sur “ bouton créer”.

2/ Renseigner le titre : ref redmine prospect , mandat à prendre, estimation, contentieux, rapport de visite….

3/Choisir date et heure début et fin suivant fourchette de temps a estimer. Pour le groupe sélectionner les ou la cible concernée .

4/bouton “autre option” ouvre une page pour ajouter tous les détails connus. A renseigner obligatoirement :lieu.

Facultatif : commentaire description puis enregistrer