Table des matières
99 04 08 02 – Traitement du départ du salarié non cadre
Ce process fait partie des process 99 - Process services généraux
I.Champ et application
Ce process décrit les modalités d'organisation et de traitement du départ d'un salarié non cadre.
II. Le process
Lorsque les prestations du collaborateur ne correspondent plus aux besoins de la mission prévue lors de son recrutement ou suite à une faute commise, le service ressources humaines doit mettre en oeuvre une procédure de licenciement individuel.
1. La demande
Le chef de service, après analyse et étude des chiffres et/ou griefs, décide la rupture du contrat de travail du collaborateur.
Il créé un ticket dans le projet “responsables de services” dans lequel la situation est détaillée, et l'assigne au service ressources humaines.
Le service ressources humaines lance une annonce de recrutement.
Le service ressources humaines lie le ticket de demande de rupture au ticket redmine du collaborateur et prépare une simulation du solde de tout compte.
Le ticket est assigné à la direction générale pour échanges, analyse et/ou validation du principe.
Si accord de la DG, le service ressources humaines entame la procédure.
2. Mise en oeuvre de la procédure
a) Entretien informel
Le chef de service reçoit le collaborateur pour le tenir informé de manière informelle des griefs retenus et de la possibilité de procéder à la rupture du contrat de travail. Il s'agit d'un échange permettant d'aboutir à la décision définitive.
A la fin de l'entretien, la décision est notifiée sur le ticket assigné au service ressources humaines.
Si le licenciement se confirme, le service ressources humaines propose une date de rendez-vous pour entretien préalable ainsi que la trame du courrier de convocation pour validation et assigne à la DG pour validation.
Après validation de la DG, le courrier est envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception (ou lettre remise en main propre contre décharge) pour convocation.
b) Entretien préalable au licenciement
Le collaborateur salarié se présente à l'entretien préalable au jour et à l'heure prévus par la convocation, seul ou accompagné (d'un représentant syndical ou d'un autre collaborateur de l'entreprise).
Le chef de servie peut assurer seul l'entretien ou se faire accompagner également du service ressources humaines.
Lors de l'entretien les griefs retenus sont énoncés de manière officielle. Le collaborateur peut y répondre ou pas.
A l'issue de la rencontre le chef de service confirme sa décision sur le ticket redmine du collaborateur et assigne le service ressources humaines.
c) Notification de licenciement et préavis
Le service ressources humaines rédige le courrier de notification de licenciement précisant: -la période du préavis de 1 ou 2 mois (en fonction de l'ancienneté) prévu au contrat -la date effective de fin de contrat.
Ce courrier est mis sur le ticket et assigné à la direction générale pour validation.
Après validation de la DG, et 48h minimum après l'entretien préalable, le courrier est envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception (ou lettre remise en main propre contre décharge) pour notification.
3. Départ du collaborateur et règlement du solde de tout compte
Au terme du préavis et à la date de fin de contrat, le service ressources humaines fait éditer le solde de tout compte incluant:
- le salaire de base
- les congés acquis à payer à la date de fin de contrat
- le prorata de 13ème mois
- l'indemnité conventionnelle de licenciement (sauf si cas de faute lourde retenu).
Le bulletin est mis sur le ticket redmine et assigné à la direction générale pour validation.
Après validation, le service ressources humaines transmet l'ensemble des documents de fin de contrat au collaborateur et met en paiement auprès du service comptabilité générale en lui assignant le ticket.
4. Clôture des comptes et finalisation du départ
Le service ressources humaines ouvre une sous-tâche pour fermer tous les comptes ouverts sur tous les outils (voir process arrivée collaborateur pour liste )
- le routage de l'adresse mail du collaborateur parti vers son N+1 et le blocage de tous les accès informatique
- le blocage de son compte redmine (les tickets toujours assignés au collaborateur sont réattribués à la dernière personne assignée avant lui).
Le service ressources humaines s'assure aussi de la reprise (en lui ayant transmis la liste des éléments a reprendre) par le N+1 de tous les accessoires du contrat de travail (telephone, ordinateur, voiture, carte swile, matériel spécifique, …), tout ce qui est en sous tache de son contrat. Puis le service RH clôture le ticket rupture ainsi que le ticket collaborateur.
Conformément à la mise en place de la DSN mensuelle, l'attestation Pôle emploi est dorénavant télétransmise à l'organisme. Le service RH transmets toutefois les documents originaux par courrier à l'ancien collaborateur en fin de mois.