Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-05-01-03-espaceco-drive-google [2020/05/14 07:29] – splaissy
+++ process:99-services-generaux:99-05-01-03-espaceco-drive-google [2020/10/05 07:44] – splaissy
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-===== 99 05 01 03 EspaceCo Google Drive =====
+===== 99 05 01 03 EspaceCo Google Drive Google Suite (Sheet) =====
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-===I Créer un fichier (Réservé aux RS) ===
+===I Créer un fichier ===
-Pour utilisateurs avertis et disposant des droits nécessaires (rs).
+Pour utilisateurs avertis et disposant des droits nécessaires.
-La création de fichier se fait depuis Google Drive avec le compte Appear972 . Le mot de passe pour ce compte est dans [[https://redmine.groupimo.fr/projects/rs|le wiki redmine du projet rs]], et peut être rediffusé sur simple demande au groupe rs at groupimo.com .
+La création de fichier se fait depuis Google Drive avec les comptes personnels des collaborateurs (le meme compte utilisé pour zimbra donc ****@groupimo.com)  . Pour réclamer votre mot de passe temporaire envoyer un mail à sja, on vous demandera de changer votre mot de passe lors de votre première connexion.
-Il faut donc veiller lorsque vous créez un fichier a ne pas passer depuis votre google/gmail personnel, mais par le compte Appear972 at gmail.com ceci pour pouvoir ensuite suivre les modifications.
+Vous pouvez consulter/modifier les fichiers du groupe sur le drive partagé 'Drive group'. Les fichiers se trouvant dans le drive partagé sont visibles par tous les collaborateurs.
-Les membres de Appear at Groupimo.com sont le groupe Zimbra Rs et le groupe Webdev.
+Vous pouvez également créer des fichiers perso sur 'Mon drive'.
-==I-1 Avant tout, surveiller ce document, Suivre les notifications==
+==I-1 Depuis google Drive==
-Les Rs sont membres du groupe mail rs qui est dans le groupe appear. Ainsi, si vous demandez a être notifié, chaque changement fera l'objet d'un mail que tous les rs recevront. Il faudra donc aller checker l'activité pour soit la valider, soit l'annuler grace à l'historique des versions qu'il est possible a tout moment de restaurer.
+Dans [[https://drive.google.com/|Google Drive]], le collaborateur crée ou importe son fichier sur le drive partagé 'drive group' depuis son compte *****@groupimo.com.
-Il faut donc bien penser a actionner, a la création, les notifications.
+Pour créer, il choisit "+ Nouveau (new)" en haut a gauche, et sélectionne "Google Sheet".
-Pour cela, le rs doit demander a ce que le groupe appear972 soit notifié des modifications sur un document. Sélectionner Outils, règles de notification, tous les changements, notifier.
+Pour importer, et après avoir créé son document, il suffit de choisir "fichier (file)" et "importer (import)", puis son fichier a importer.
-**Ceci est OBLIGATOIRE**.
+Dès lors le document existe sur le Google Drive. Ensuite, un applicatif spécifique a été développé pour permettre un accès aisé depuis Matriximo.
-==I-2 Depuis google Drive==
-Dans [[https://drive.google.com/|Google Drive]], le collaborateur crée ou importe son fichier (en étant loggué avec compte Appear972).
+==I-2 Avant tout, surveiller ce document, Suivre les notifications==
-Pour créer, il choisit "+ Nouveau (new)" en haut a gauche, et sélectionne "Google Sheet".
+Les Rs sont membres du groupe mail rs qui est dans le groupe appear. Ainsi, si vous demandez a être notifié, chaque changement fera l'objet d'un mail que tous les rs recevront. Il faudra donc aller checker l'activité pour soit la valider, soit l'annuler grace à l'historique des versions qu'il est possible a tout moment de restaurer.
+Il faut donc bien penser a actionner, à la création, les notifications.
+Pour cela, le rs doit demander a ce que le groupe appear972 soit notifié des modifications sur un document.
+**Sélectionner Outils, règles de notification, tous les changements, notifier**.
+**Ceci est OBLIGATOIRE**.
-Pour importer, et après avoir créé son document, il suffit de choisir "fichier (file)" et "importer (import)", puis son fichier a importer.
-Dès lors le document existe sur le Google Drive de chacun. Ensuite, un applicatif spécifique a été développé pour permettre un accès aisé depuis Matriximo.
 ==I-3 Intégrer des données ==
-work in progress : importer des données depuis redmine =IMPORTHTML("https://espaceco.groupimo.fr/datatable"; "table"; 0), ou importxml
+Pour intégrer des données de redmine sur google Sheet on utilise les rapports personnalisés (pour créer un rapport personnalisé [[https://wiki.groupimo.fr/process/99-services-generaux/99-05-06-le-redmine-groupimo?s[]=rapport&s[]=personnalis%C3%A9#creer-un-rapport-personnalise|ici]]) , pour importer le rapport personnalisé utiliser ce [[https://espaceco.groupimo.fr/rapportliste|lien]] trouver votre rapport et cliquez sur "importer rapport" un nouvel onglet sera crée (en fonction du nombre de demandes sur le rapport l'importation prendra plus de temps) prenez la fonction sheet, exemple : =IMPORTDATA(......
-Importrange si import depuis un autre doc googlesheet
+et pour terminer utiliser cette fonction sur une cellule d'une page google sheet
-et zapier
 Les données doivent être intégrées sur une deuxième page sur votre fichier (en bas a gauche "+"), et dans tous les cas ces données doivent être masquées. Pour ce faire, toujours en bas du document, cliquez sur la flèche vers le bas figurant sur l'onglet de la feuille.
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 Pour ce faire vous devez [[https://support.google.com/docs/answer/1218656?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr|protéger votre page et ne laisser que les cellules accessibles]]. Bien évidemment, le lien de consultation ne permettant déjà pas de modifier, ne permettra là encore pas de modifier les cellules. Les collaborateurs devront donc être en possession du lien de modification pour pouvoir modifier uniquement les cellules non protégées. Attention a ne pas utiliser le compte Appear car là vous pourriez modifier tout, y compris les cellules protégées.
-==I-5 Rendre le fichier disponible depuis l'EspaceCo ==
+==I-5 Rendre le fichier disponible depuis l'EspaceCo ("ancrer le fichier") ==
-Penser a indexer votre document pour ne pas le perdre et le mettre à disposition de tous).
+Penser a indexer votre document pour ne pas le perdre et le mettre à disposition de tous.
-Pour cela, il faut se rendre [[https://redmine.groupimo.fr/projects/rs/wiki/index|dans le wiki redmine index par titre]]
+Pour cela, il faut se rendre [[https://redmine.groupimo.fr/projects/rs/wiki/index|dans le wiki redmine index par titre]] (index par titre dans le wiki c'est écrit ;-) )
-Sur la page wiki prendre une trame de docs et compléter le lien de modification depuis bouton "Partager (share)" en haut a droite, "obtenir le lien de partage", remplacer dans la liste déroulante "visible" par "modifiable", et copier coller le lien a l'emplacement dédié. Attention, dès lors que vous avez plusieurs documents dans le même répertoire, il faut mettre une virgule après le premier code. Aussi pour créer un répertoire ou un sous répertoire, il vous suffit de modifier le nom dans la barre d'adresse du navigateur.
+Sur la page wiki, cliquer sur le drive concerné, puis sur modifier.
+Copier une trame de partage du type :
+{
+"nom":"Variable Tarifaire Grille Copropriété Syndic",
+"lien_consultation": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vS-li0FPprb6trN1FJ7Bv5dQelxUvQ6N9hB3rnXy3IFdDsnqGzckxoCFpN4tVGIwg9PHPZbA05Cbjkc/pubhtml",
+"lien_modification": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/184J6OKbwLyHR_GqU34Yime5QAz4MDjDO_f5MW7fQDcs/edit#gid=0"
+}
+Changer le lien de modification depuis bouton "Partager (share)" en haut a droite, "obtenir le lien de partage", remplacer dans la liste déroulante "visible" par "modifiable" (ou "lecteur" par "éditeur", et copier coller le lien a l'emplacement dédié. Changer le lien de consultation, et le nom du document.
+Attention, dès lors que vous avez plusieurs documents dans le même répertoire, il faut mettre une virgule après le premier code. Aussi pour créer un répertoire ou un sous répertoire, il vous suffit de modifier le nom dans la barre d'adresse du navigateur.
 Pour le lien de consultation, sélectionner "Fichier (file)" et "Publier sur le web (Publish to the web)", bouton vert "publier", prendre le lien et le coller pour consultation sur la page wiki.
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 Ensuite cela permet de retrouver tous les [[https://espaceco.groupimo.fr/googledrive|drive sur le menu de l'espaceco]] pour les collaborateurs puissent y accéder (seuls les rs doivent avoir accès au lien de modification (normalement...)).
-work in progress : importer des données depuis redmine =IMPORTHTML("https://espaceco.groupimo.fr/datatable"; "table"; 0)
+==I-6 Importer des données dans Drive depuis redmine==
-et zapier
+Attention il s'agit de fonctions puissantes qui peuvent avoir des conséquences importantes (RGPD, CNIL, ...) merci d'utiliser avec précautions et en anonymisant les données et masquer les pages de données sources.
+Voir : https://redmine.groupimo.fr/projects/publidev/wiki/Wiki
 ===II Consulter un fichier ===
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 Connectez vous sur l'EspaceCo [[https://redmine.groupimo.fr/tab/system_show|depuis redmine]] ou directement en [[https://espaceco.groupimo.fr|tapant l'adresse mail dans votre navigateur]].
-Choisissez le signe + dans le menu, et "Google Drive".
+Choisissez "Basedoc/Drive/Esign" dans le menu, et "Drive".
 Vous accédez au menu drive, avec des liens par métiers (Drive20, Drive25,...)