Wiki Groupimo (Matriximo)

Ce process fait partie des 99 - Process services généraux

Volume Matriximo

Ce process détaille l'utilisation du module Drive Google Sheets qui permet la diffusion de tableaux excel de façon sécurisée. En effet cela permet les sauvegardes, la fiabilisation des données, une bonne diffusion de l'information et des actualisations. A noter que prochainement (2020) plus aucun xls ne sera admis et que le recours au Drive sera obligatoire.

Google Drive est un service accessible depuis le net. Il permet de stocker et utiliser des fichiers. Google Sheets est un service accessible depuis le net qui permet d'éditer et modifier des fichiers. Nous utilisons ce dernier service, uniquement pour les spreadsheets (excel car les word doivent être remplacés par la basedoc) avec une interface d'accueil personnalisée Groupimo, et selon un process présentement défini. C'est ce que nous appelons Google Drive dans l'EspaceCo.

Google Drive est accessible depuis l'EspaceCo

Pour utilisateurs avertis et disposant des droits nécessaires.

La création de fichier se fait depuis Google Drive avec les comptes personnels des collaborateurs (le meme compte utilisé pour zimbra donc @groupimo.com) . Pour réclamer votre mot de passe temporaire envoyer un mail à sja, on vous demandera de changer votre mot de passe lors de votre première connexion.

Vous pouvez consulter/modifier les fichiers du groupe sur le drive partagé 'Drive group'. Les fichiers se trouvant dans le drive partagé sont visibles par tous les collaborateurs.

Vous pouvez également créer des fichiers perso sur 'Mon drive'.

Dans Google Drive, le collaborateur crée ou importe son fichier sur le drive partagé 'drive group' depuis son compte *@groupimo.com.

Pour créer, il choisit “+ Nouveau (new)” en haut a gauche, et sélectionne “Google Sheet”.

Pour importer, et après avoir créé son document, il suffit de choisir “fichier (file)” et “importer (import)”, puis son fichier a importer.

Dès lors le document existe sur le Google Drive. Ensuite, un applicatif spécifique a été développé pour permettre un accès aisé depuis Matriximo.

Les Rs sont membres du groupe mail rs qui est dans le groupe appear. Ainsi, si vous demandez a être notifié, chaque changement fera l'objet d'un mail que tous les rs recevront. Il faudra donc aller checker l'activité pour soit la valider, soit l'annuler grace à l'historique des versions qu'il est possible a tout moment de restaurer.

Il faut donc bien penser a actionner, à la création, les notifications.

Pour cela, le rs doit demander a ce que le groupe appear972 soit notifié des modifications sur un document.

Sélectionner Outils, règles de notification, tous les changements, notifier.

Ceci est OBLIGATOIRE.

Pour intégrer des données de redmine sur google Sheet on utilise les rapports personnalisés (pour créer un rapport personnalisé ici) , pour importer le rapport personnalisé utiliser ce lien trouver votre rapport et cliquez sur “importer rapport” un nouvel onglet sera crée (en fonction du nombre de demandes sur le rapport l'importation prendra plus de temps) prenez la fonction sheet, exemple : =IMPORTDATA(…… et pour terminer utiliser cette fonction sur une cellule d'une page google sheet

Les données doivent être intégrées sur une deuxième page sur votre fichier (en bas a gauche “+”), et dans tous les cas ces données doivent être masquées. Pour ce faire, toujours en bas du document, cliquez sur la flèche vers le bas figurant sur l'onglet de la feuille.

Cliquez sur Masquer la feuille. Si la feuille de calcul contient moins de deux feuilles, cette option n'est pas affichée. Ainsi seuls les éditeurs pourront avoir accès à ces données. Vous pourrez ensuite les manipuler et en utiliser les résultats sur la première page.

Pour ce faire vous devez protéger votre page et ne laisser que les cellules accessibles. Bien évidemment, le lien de consultation ne permettant déjà pas de modifier, ne permettra là encore pas de modifier les cellules. Les collaborateurs devront donc être en possession du lien de modification pour pouvoir modifier uniquement les cellules non protégées. Attention a ne pas utiliser le compte Appear car là vous pourriez modifier tout, y compris les cellules protégées.

Penser a indexer votre document pour ne pas le perdre et le mettre à disposition de tous.

Pour cela, il faut se rendre dans le wiki redmine index par titre (index par titre dans le wiki c'est écrit )

Sur la page wiki, cliquer sur le drive concerné, puis sur modifier.

Copier une trame de partage du type : { “nom”:“Variable Tarifaire Grille Copropriété Syndic”, “lien_consultation”: “https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vS-li0FPprb6trN1FJ7Bv5dQelxUvQ6N9hB3rnXy3IFdDsnqGzckxoCFpN4tVGIwg9PHPZbA05Cbjkc/pubhtml”, “lien_modification”: “https://docs.google.com/spreadsheets/d/184J6OKbwLyHR_GqU34Yime5QAz4MDjDO_f5MW7fQDcs/edit#gid=0” }

Changer le lien de modification depuis bouton “Partager (share)” en haut a droite, “obtenir le lien de partage”, remplacer dans la liste déroulante “visible” par “modifiable” (ou “lecteur” par “éditeur”, et copier coller le lien a l'emplacement dédié. Changer le lien de consultation, et le nom du document.

Attention, dès lors que vous avez plusieurs documents dans le même répertoire, il faut mettre une virgule après le premier code. Aussi pour créer un répertoire ou un sous répertoire, il vous suffit de modifier le nom dans la barre d'adresse du navigateur.

Pour le lien de consultation, sélectionner “Fichier (file)” et “Publier sur le web (Publish to the web)”, bouton vert “publier”, prendre le lien et le coller pour consultation sur la page wiki.

Ensuite cela permet de retrouver tous les drive sur le menu de l'espaceco pour les collaborateurs puissent y accéder (seuls les rs doivent avoir accès au lien de modification (normalement…)).

Attention il s'agit de fonctions puissantes qui peuvent avoir des conséquences importantes (RGPD, CNIL, …) merci d'utiliser avec précautions et en anonymisant les données et masquer les pages de données sources.

Voir : https://redmine.groupimo.fr/projects/publidev/wiki/Wiki

Connectez vous sur l'EspaceCo depuis redmine ou directement en tapant l'adresse mail dans votre navigateur.

Choisissez “Basedoc/Drive/Esign” dans le menu, et “Drive”.

Vous accédez au menu drive, avec des liens par métiers (Drive20, Drive25,…)

Il vous suffit de cliquer sur le lien de consultation pour accéder directement au document.

Pour cela, le collaborateur peut demander a être notifié des modifications sur un document. Sélectionner Outils, règles de notification, tous les changements, notifier.

Il vous suffit de cliquer sur le lien de modification pour modifier directement le document. On peut suivre directement les modifications faites depuis l'historique du document concerné, et le propriétaire (Appear972) peut rétablir des versions antérieures.