Table des matières
99 05 – Uximo (ex Matriximo)
Ce process fait partie des process services généraux
I. Objet de la procédure.
Ce volume détaille les différentes actions menées par les services web développement et informatique.
Uximo (anciennement MatriXimo) rassemble tous les modes de communication pour faciliter les échanges entre les gestionnaires, les fournisseurs et les résidents. Il s'agit du Système d'Information de Groupimo. C'est un CRM.
L'ensemble de l'écosystème est tenu informé de l'avancement des dossiers.
Au coeur de ce système, nous trouvons le progiciel Open Source Redmine.
MATRIXIMO
Chapitre 1 : OUTILS NUMERIQUES
I - Le système d'information
Uximo rassemble tous les modes de communication pour faciliter les échanges entre les collaborateurs, gestionnaires, les fournisseurs, les commerciaux, les résidents, les clients, et même les tiers. L'ensemble de l'écosystème est tenu informé de l'avancement des dossiers. Pour ce faire, le système d’information regroupe différents outils numériques.
II – Les Outils
II-1. Redmine
Redmine est un outil de gestion de demandes permettant de traiter tous les types de dossiers et de situations liés à notre activité.
Il permet de suivre une demande de bout en bout, mais aussi de discuter d'un dossier particulier. Il permet donc de former un groupe de discussion temporaire et fluctuant sans gêner les personnes non concernées.
Les personnes qui souhaitent travailler sur un dossier donné (et donc ceci inclut tous ceux qui veulent que leur avis soit pris en compte) peuvent placer des commentaires sur la demande ou simplement marquer le ticket comme “à surveiller” et ainsi recevoir par mail chaque évolution sur le ticket.
Les travaux et discussions devront se faire entre eux, soit par le ticket, soit par messagerie (en utilisant les champs CC et les adresses des inscrits).
Les groupes ainsi constitués doivent rendre compte régulièrement.
L’utilisation de cet outil est détaillé, entre autre, sur la page Redmine
II-2. Vilogi (ex Login), la Ged
Vilogi est notre logiciel de gestion pour les métiers gestion et copropriétés.
Il permet un traitement global et simple des biens gérés en intégrant la comptabilité et en automatisant les traitements récurrents.
L’ensemble des données y est systématiquement enregistré sur GED (Gestion Electronique des Documents), garantissant ainsi l’historique et le suivi de la gestion.
Le back up est assuré régulièrement afin de maintenir une sauvegarde permanente de ces données.
II-3. L'espace Client
Il s’agit en fait de plusieurs espaces dédiés aux clients quelque soit le métier : gestion (espace client locataire, espace client propriétaire), espace client copropriété, l’espace client transaction, et location. Les métiers annexes (courtage assurance et diagnostics), apparaissent en module sur les espaces métiers majeurs.
Ces espaces permettent au client d'accéder à ses documents, à la position de ses comptes, à des informations concernant son locataire, ses charges de copropriété, ses appels de loyers, aux publicités pour la commercialisation de son (ses) bien(s), au forum de la copropriété et aussi à un espace de communication privilégié pour joindre ses interlocuteurs.
Sur cet espace le client peut envoyer des messages et s’assurer du bon suivi de ses demandes.
Les identifiants clients sont les adresses emails communiquées par ces derniers ET saisis dans le logiciel login. Les mots de passe sont générés automatiquement lors de l'inscription du client sur http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,new.html
S'agissant des informations comptables, un délai d'actualisation peut être constaté entre nos fichiers et le compte en ligne. Il convient d’attendre 48heures environ pour que les paiements apparaissent effectivement.
Une aide pour accéder à l’espace client est disponible ici
D’autre part, toutes les réponses aux demandes usuelles sont développées dans une Foire Aux Questions (Faq).
II-4. L'espace Collaborateur, la base documentaire et les outils
L’espace collaborateur est l’espace dédié aux collaborateurs groupe qui y trouvent toutes les informations utiles à leur activité.
Ce partage regroupe des éléments essentiels tels que les statistiques métiers, la base documentaire validée ainsi que des liens directs vers les outils redmine, wiki et les sites internet.
Leurs taches à effectuer apparaissent en priorité en provenance des tickets redmine, leur agenda personnel et de service, et leurs documents propres (fiche de paye, contrat, …) font de cet espace la page d’accueil de leur browser internet.
La base documentaire permet le remplissage et l’édition de tous les documents commerciaux (baux, mandats, compromis…). Ces documents peuvent par la suite être signés envoyés au client et signés en ligne par celui-ci (esign).
II-5. Les sites internet
Chaque entité ou activité du groupe est détaillée dans un site internet.
Ces sites commerciaux permettent essentiellement de faire connaître au grand public les produits et services proposés ainsi que les informations et contacts de l’entreprise.
Ces sites sont régulièrement alimentés et mis à jour afin de garantir à nos clients ou futurs clients une information actualisée et fiable.
Fonctionnalités et Liste des sites internet actifs :
II-5.1 : Institutionnel :
II-5.2. : Métiers exemples :
Gestion Immobilière : Patrimoine.net
Syndic : #MartiniqueSyndic.com
Défiscalisation : DOMDefiscalisation.fr
II-6. Les réseaux sociaux
En progression constante et fortement lié au web moderne (et au développement des réseaux sociaux), Uximo s’inscrit dans une démarche résolument numérique avec le développement de ses réseaux sociaux.
Ces réseaux à dimension communautaire permettent d’influencer le marché, de promouvoir nos produits et services, de contrôler et de défendre l’image de notre entreprise et de nos marques.
Ainsi, l’activité immobilière ne peut dorénavant plus s’envisager sans interaction et échange avec la communauté (animation, modération). Ceci permet aussi de répondre aux avis clients, aux critiques, et surveiller la e-reputation.
Uximo permet la présence sur les réseaux les plus populaires :
S’agissant d’une option avec abonnement mensuel, il est possible et souhaitable de paramétrer l’offre en fonction des réseaux sur lesquels vous souhaitez être présent, et aussi en fonction des réseaux émergents.
II-6. Le wiki
Le wiki est un site web collaboratif, au développement duquel les collaborateurs, les clients, les visiteurs peuvent, sous contrôle, participer par l'écriture de pages web et la création de lien. La permanence repose sur l'identification des auteurs, l'archivage des versions et le suivi des modifications. Ceci permet donc de détailler le fonctionnement de l’entité avec un accès à l'ensemble des documentations techniques et des process. Ceux-ci ne sont pas figés dans le temps et évoluent en fonction du temps, et de la compétence des participants.
L’intérêt de cet outil est que chacun peut y apporter son expertise et son savoir faire.
Exemple de Wiki : Wikipédia
Exemple de Wiki Métier : https://wiki.groupimo.fr/accueil il est possible de se rendre directement sur l'index : http://wiki.groupimo.fr/accueil?do=index La recherche se fait comme dans un moteur de recherche. L’organisation est libre s’agissant d’une solution open source..
II-7. Les autres outils métiers (Windiags, Novanet, Cegid, …)
a) Windiagnostics
Windiagnostics est notre logiciel de réalisation pour tous nos diagnostics : • Electricité, Etat parasitaire, Mesurages Carrez/Boutin. • Amiante (avant vente, avant démolition totale ou partielle, évaluations listes A ou B, après travaux), • DPE (maisons, appartements, immeubles, habitations sur factures, tertiaires sur factures, centres commerciaux, publics, neufs), • Plomb (avant vente, avant mise en location, parties communes, avant démolition totale ou partielle). Il est utilisé par les diagnostiqueurs certifiés de notre filiale Aadiags pour la réalisation d’une large gamme de prestation de diagnostics et d’expertise.
b) Novanet
Le logiciel Novanet gère toute la gestion back-office d’un assureur : clients, contrats, courriers, comptabilité auxiliaire (bordereaux compagnies, sinistres, archivage GED intégré, relations compagnies (EDI)… Novanet est multi-entités, multi-devises, multi-langues et se distingue par une force de paramétrage élevée dans les process comme dans les écrans afin de s’adapter parfaitement au fonctionnement de chaque intermédiaire d’assurance. Novanet est utilisé par notre filiale de courtage en assurance Comaphi pour répondre au mieux à une offre adaptée aux besoins de nos clients.
c) Sage
Sage est un logiciel comptable et de gestion financière. Il permet de piloter la performance financière et assure une veille légale permanente qui garantit au service comptabilité une conformité réglementaire. Sage est utilisé par le service comptabilité société dans sa gestion quotidienne des finances du groupe.
Chapitre 2 – LES EVOLUTIONS
II-1 Permettre aux collaborateurs de bénéficier d’un espace dédié regroupant ses éléments personnels, ses dossiers en cours, les informations du groupe, ses emails, …
II-2 Géolocaliser les commerciaux par rapport aux demandes des prospects et permettre une mise en contact immédiate pour visite quasi instantanée
II-3 Saisir des comptes-rendu en reconnaissance vocale pour les prestataires terrains
II-4 Améliorer l’expérience client (Ux) pour intégrer de nouvelles fonctionnalités
II-5 Permettre une évolution permanente de l’ergonomie des sites et des intranets
II-6 Finaliser un chatbot semi humain, axé dorénavant sur ChatGpt
II-7 Centraliser les contacts et les prospects sur un seul logiciel qui permettra de répondre sur la plateforme de la demande initiale (Facebook, Messenger, Email, Téléphone, …). Les intrants.
II-8 Permettre aux copropriétaires d’assister aux assemblées générales par visio en permettant la pose de questions et l’émission des votes sécurisés
II-9 Permettre aux clients l’accès a des facilités de financement pour leurs besoins (financement travaux, financement immobilier,…)
II-10 Finaliser un produit de conciergerie effectif 24h/24h, avec prix prédéfini pour tous travaux/besoins liés à l’immobilier
II-11 Fidéliser les clients avec un programme de récompense basée sur leurs achats dans tous les métiers du groupe
II-12 Développer la domotique sur la gestion des parties communes (télésurveillance éléments équipements communs, webcam permettant un contrôle rapide des installations, panneau signalétique interactif dans les halls pour donner des informations sur l’actualité/problèmes des immeubles, …)
II-13 Développer les énergies renouvelables avec un suivi des consommations énergétiques et la commercialisation d’offre d’autoconsommation solaire
II-14 Optimiser la synergie de métiers en permettant une interconnectivité permanente des bases de données (un client en copropriété en impayé doit être contacté par les services commerciaux pour la vente de son bien, un client qui a reçu une relance pour son assurance doit recevoir une offre, un client qui signale une panne sur un élément doit avoir accès au service de dépannage en ligne, …)
II-15 Numérisation effective des contrats avec signature en ligne et accès permanent des clients s’ils souhaitent faire évoluer en ligne leur offre : fait et actif, en perfectionnement
II-16 Paiements en ligne par tous moyens : fait et actif, en perfectionnement
II-17 Proposer la commercialisation « à la carte » des services immobiliers (tenue d’une assemblée sans être syndic, faire une visite sans prendre tous les honoraires de vente, poser un panneau sans avoir la location,…) : Projet Zipimmo
II-18 Développer le télétravail et les partenariats internationaux (Devteam)