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process:99-services-generaux:99-05-02-espacecli-espace-client

99 05 02 – EspaceCli (espace client) Groupimo

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités de communication avec nos clients via l’interface espace client.

II. Process.

C'est un espace dédié aux clients, sur les différentes entités, en gestion, copropriété, transaction, location saisonnière, …

Il est accessible ici : espace client Ou à partir de tous nos sites internet.

Pour nos clients

Les identifiants clients sont les adresses emails communiquées par ces derniers ET saisis dans les logiciels métiers par exemple login, redmine, windiags, novanet, ..

Les mots de passe sont générés automatiquement lors de l'inscription du client sur http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,new.html

  • En cas de difficulté d'accès à l'espace client, d'abord vérifier que l'email du client est saisie dans le logiciel métier (Login ou autre) ;
  • Un délai de 48h est à respecter entre la saisie de l'email dans le logiciel métier et la création du compte espace client ;
  • Pour toute difficulté, contacter webdev@groupimo.com

L'espace client permet, selon le métier d'accéder aux documents (mandats, bail, compromis, devis, factures, …), à la position de vos comptes, à des informations concernant vos locataires, aux charges de copropriété, aux appels de loyers, aux publicités pour la commercialisation de vos biens, au forum de la copropriété et aussi à un espace de communication privilégié pour joindre vos interlocuteurs (messagerie sécurisée globale). Sur cet espace vous pourrez envoyer des messages et vous assurez du bon suivi de vos demandes.

S'agissant des informations comptables, un délai d'actualisation peut être constaté entre les fichiers métiers et le compte sur le site. Comptez 48 heures pour que les paiements par exemple, apparaissent effectivement.

Connexion

Une aide pour accéder à votre espace est disponible ici : http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,aide.html#id

Pour que la connexion soit effective, il faut que votre email soit dument enregistrée dans nos fichiers. L'identifiant est l'adresse email.

Ensuite, le client recoit son mot de passe sur sa boite email en suivant les instructions lors de votre première connexion.

Réponses aux demandes usuelles :

Voir aussi la page wiki Foire Aux Questions

Le client veut créer un compte

Bonjour Monsieur, Vous pouvez créer automatiquement votre accès à cette adresse : http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,new.html Vous recevrez par email votre mot de passe ainsi qu'un lien d'activation. Si vous ne receviez pas vos identifiants dans l'heure suivant votre demande, pensez à vérifier vos répertoires “Spams” ou “Courriers indésirables”. Je suis à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Le client n'a pas encore de compte

Son adresse email n'est pas dans nos fichiers ([[99-services-generaux:login|login)==

Madame, Monsieur, Votre adresse email user@example.com a bien été ajoutée à notre base de données. Vous pourrez dès demain créer automatiquement votre accès à cette adresse : https://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,new.html Vous recevrez par email votre mot de passe ainsi qu'un lien d'activation. Si vous ne receviez pas vos identifiants dans l'heure suivant votre demande, pensez à vérifier vos répertoires “Spams” ou “Courriers indésirables”. Je suis à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Le client a déjà un compte espace cli mais veut changer d'adresse email

Changer l'email dans Login et avertir webdev. La modification sera faite dans l'espace cli et il pourra se connecter avec la nouvelle adresse et le même mot de passe le lendemain.

Pour nos collaborateurs

L'espace Client (Espacecli) est un outil extraordinaire, unique, et novateur.

Il permet d'apporter a nos clients une qualité de service inégalée, et de lui fournir une transparence totale sur nos actions.

Il existe un espace client par métier, lui même parfois diviser en plusieurs branches. Pour avoir une vision complète, vous pouvez utiliser l'outil de visualisation.

Accès

Pour pouvoir visualiser l'espace client, les responsables de services disposent d'un accès confidentiel et soumis aux règles du RGPD. Vous pouvez leur demander si vous ne le connaissez pas. Nous vous invitons à l'utiliser le plus régulièrement possible, au bénéfice des intérêts de notre client.

Optimisation et activation

Le lien pour permettre au client de retrouver toutes ses informations, de tous nos métiers, est son adresse email. “L'email est le SSO chez Groupimo”. Dès lors que son adresse email est rentrée dans nos fichiers, il va pouvoir accéder a de précieuses informations.

Gestion

L'adresse mail doit être dans le champ email de la fiche du Propriétaire ou du Locataire sur Login. A défaut, il n'apparait pas sur l'espace client. Cela est actionné, dès la validation du mandat de gestion, ou du bail de location.

Copropriété et conseil syndical

Afin d'être en conformité avec le décret du 23 mai 2019 qui à précisé la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé, l'espace client a été totalement repensé.

De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées

  • le BSFC , une exclusivité groupimo et consultable depuis l'espace client qui permet en un click de connaitre la santé financière de sa copropriété .

  • Un accès aux dernières note d'information de la copropriété
  • WORK IN PROGESS La notification automatique des mise jours des documents sur l'espace client (convo/pv d'ag, travaux …)

Pour se connecter pas de changement, l'adresse email du copropriétaire doit être rentrée dans le champ email de la fiche copropriétaire de Login,à défaut, il n'apparaît pas sur l'espace client.

Cela est actionné, soit par la reprise de l'ancien fichier de syndic, soit après réception du formulaire de bienvenue, soit par la mutation notariée, soit sur simple demande du copropriétaire (après validation formelle de son identification).

S'agissant des membres du conseil syndical, qui ont dorénavant des accès privilégiés à nombre d'informations sur la copropriété (débiteurs, comptes bancaires, …), la case conseiller syndical sur login permet de mettre a jour la liste des conseillers syndicaux.

Location

Il y a ici deux espaces clients, un pour la recherche d'un bien a louer, l'autre pour les propriétaires qui veulent savoir ou en est la recherche d'un locataire.

Les prospects ont accès à l'espace client pour, par exemple, suivre la progression de leur recherche de biens, ou remplir leur passeport location pour accélérer leur dossier. L'adresse mail doit être dans le champ email du ticket prospect sur Redmine. A défaut, il n'apparait pas sur l'espace client. Cela est actionné, dès la rentrée du prospect numérique, ou par les commerciaux par la suite.

Les propriétaires ont accès à l'espace client dès lors que (WORK IN PROGESS )

Transaction

Il y a ici deux espaces clients, un pour la recherche d'un bien a acheter, l'autre pour les propriétaires qui veulent savoir ou en est la vente de leur bien.

Les prospects ont accès à l'espace client pour, par exemple, suivre la progression de leur recherche de biens, ou remplir leur passeport location pour accélérer leur dossier. L'adresse mail doit être dans le champ email du ticket prospect sur Redmine. A défaut, il n'apparait pas sur l'espace client. Cela est actionné, dès la rentrée du prospect numérique, ou par les commerciaux par la suite.

Les propriétaires ont accès à l'espace client dès lors que leur adresse email figure dans le champ personnalisé email du ticket sur le projet registre des mandats.

Courtage Assurance

En cours de déploiement.

Expertise et Travaux

Les clients ont accès à leur espace client dès lors qu'un ticket avec leur adresse email a été placé dans le projet Espace client travaux dans redmine.

process/99-services-generaux/99-05-02-espacecli-espace-client.txt · Dernière modification: 2021/05/19 07:46 de splaissy