process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers
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process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers [2023/11/07 10:34] – [6. Visualisation du courrier sur Drive.] splaissy | process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers [2023/11/28 12:32] – [3. Numérisation du courrier.] admin | ||
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Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes. | Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes. | ||
- | Le responsable de site missione | + | Le responsable de site missionne |
+ | |||
+ | Les courriers peuvent aussi physiquement être remis aux collaborateurs directement. Dans ce cas, ils doivent aussi être scannés selon ce process. | ||
==== 2. Ouverture du courrier. ==== | ==== 2. Ouverture du courrier. ==== | ||
- | Le courrier doit être trié par sites et services. | + | Le courrier doit être trié par [[process: |
- | Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts. | + | Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts. Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date. Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR. Jeter les enveloppes simples. Remettre les chèques directement au service comptabilité. |
- | + | ||
- | Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date. | + | |
- | + | ||
- | Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR. | + | |
- | + | ||
- | Jeter les enveloppes simples. | + | |
- | + | ||
- | Remettre les chèques directement au service comptabilité. | + | |
==== 3. Numérisation du courrier. ==== | ==== 3. Numérisation du courrier. ==== | ||
- | Tout le courrier | + | Chaque |
- | Il est possible de nommer et diviser | + | |
- | + | ||
- | Au préalable, classer les courriers par type et expéditeur. | + | |
- | + | ||
- | Etapes : | + | |
- | + | ||
- | 1- Se connecter au copieur | + | |
- | + | ||
- | 2- Choisir le destinataire | + | |
- | + | ||
- | 3- Nommer le document via l' | + | |
- | + | ||
- | Type de correspondance - Expéditeur - Client | + | |
- | + | ||
- | Ex : FACTURE - EDF - SDC CHARMEUSE | + | |
- | + | ||
- | 4- et changer l' | + | |
- | + | ||
- | Il est également possible d' | + | |
- | + | ||
- | 5- Choisir les fonctions suivantes lorsque c'est nécessaire : | + | |
- | + | ||
- | - Recto/ | + | |
- | + | ||
- | - Format de page : pour choisir le format de la page scannée sur la vitre | + | |
- | + | ||
- | - Numérisation continue : pour numériser plusieurs documents séparément sans avoir à se reconnecter | + | |
- | + | ||
- | - Séparation de fichiers : le document sera séparé selon le nombre de pages indiqués. | + | |
- | + | ||
- | - Sauter pages blanches | + | |
- | + | ||
- | ==== 4. Stockage. ==== | + | |
- | Le courrier | + | Les courrier |
- | Etapes : | ||
- | 1- Créer un dossier à la date du jour dans le dossier de la société concernée. Ex : 06/10/2021. | + | __25 - MartiniqueSyndic groupimosyndic__ |
+ | |||
+ | Email destinataire: syndicmq@groupimo.com | ||
- | 2- Déplacer le courrier scanné dans le dossier | + | Répertoire |
- | Lorsque vous recevez un document par email, vous pouvez directement le déplacer dans un Google | + | |
- | Cliquer sur ajouter au Drive | + | " |
- | {{: | ||
- | Ensuite cliquer sur " | + | __60 - Aadiags expertim renovimo__ |
- | {{:process: | + | Email destinataire: aadiags@groupimo.com |
- | ==== 5. Traitement du courrier par le service courrier. ==== | + | Répertoire Drive: ENTRANT A16 AADIAGS |
- | Une fois que le service courrier à scanné l' | + | " |
- | ===5.1- Transformation du courrier en ticket redmine. === | ||
- | Il faut cliquer sur le courrier et utiliser l' | + | __30 - locataires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion__ |
- | {{:process: | + | Email destinataire: axesslocation@groupimo.com |
- | Partager le courrier avec redticket@groupimo.com | + | Répertoire Drive: ENTRANT A16 AXESS LOCATION FRONT |
- | {{:process:99-services-generaux: | + | " |
- | Un ticket sera créé automatiquement sous 5 minutes avec le lien du courrier sur le Drive. | ||
- | A noter : pour ce faire, un utilisateur a été créé sur redmine Email Google Drive | + | __50 - comaphi assurances__ |
- | ===5.2- Transfert du ticket dans le projet espace client du service concerné et assignation du courrier au RS ou au collaborateur que le RS aura délégué pour le traitement du courrier (dispatcher les tickets entre les membres du service). === | + | Email destinataire: |
- | Tous les services n'ont pas d' | + | Répertoire Drive: ENTRANT A16 COMAPHI 03 |
- | A noter : les courriers importants doivent être assignés à la DG. Liste non exhaustive | + | " |
- | ===5.3- L' | + | __20 - propriétaires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion__ |
- | A noter : Les AR " | + | Email destinataire: patrimoine@groupimo.com |
- | ==== 6. Visualisation du courrier sur Drive. ==== | + | Répertoire |
- | Pour visualiser le courrier, il faut cliquer sur le lien dans le ticket. | + | " |
- | Il y a également un ticket courrier par sites et services : | ||
- | - #264392 COURRIER A16 #MARTINIQUE SYNDIC | + | __25 - Fontenoy MartiniqueSyndic__ |
+ | |||
+ | Email destinataire: | ||
- | - #264393 COURRIER A16 ADMINIMO | + | Répertoire Drive: ENTRANT A22 FONTENOY 17 FRONT |
- | - #307034 COURRIER A16 AXESS LOCATIONS | + | " |
- | - #264390 COURRIER A16 COMAPHI 03 | ||
- | - #264406 COURRIER A16 COMPTA MANDANT 20 | + | __99 - Rh juridique comptabilité société Groupimo__ |
- | - #264407 COURRIER A16 COMPTA MANDANT 25 | + | Email destinataire: |
- | - #286173 COURRIER | + | Répertoire Drive: ENTRANT |
- | - #358962 COURRIER | + | "A16 Services Généraux (Espace Client Sces Généraux) (Assignation : DG)" |
- | - #264391 COURRIER A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT | ||
- | - #342155 COURRIER A16 MARCHE DE L'IMMO | ||
- | - #264403 COURRIER A16 SERVICES GENERAUX 99 | ||
- | - #264396 COURRIER A16 SUPIMO 09 | ||
- | < | + | ==== 4. Traitement du courrier par le service courrier. ==== |
- | < | + | Tous les tickets sont traités dans un délai raisonnable par les services destinataires. |
- | < | ||
- | < | + | ==== 5. Originaux et documents hors circuit la poste. ==== |
- | - #264401 COURRIER A22 FONTENOY 17 | ||
- | - [[https:// | + | ==== 5-1. Originaux des courriers scannés. ==== |
- | Le lien du drive contenant la totalité du courrier est accessible sur chaque ticket par sites et services et classés par date. | + | Les originaux sont détruits sauf indication contraire |
- | Il existe également une option de recherche sur Drive qui permet de retrouver les courriers par mots clés. | + | ==== 5-2. Documents hors circuit la poste. ==== |
- | Pour une lecture plus rapide du courrier optez pour un affichage en mode grille : https:// | + | Les documents qui n' |
- | ==== 7. Distribution du courrier. ==== | ||
- | Tous les originaux sont transmis aux RS. | ||
- | Ils seront détruits une fois que le ticket correspondant à chacun est traité. | ||
process/99-services-generaux/99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers.txt · Dernière modification : 2023/12/12 07:58 de splaissy