Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers [2023/11/21 11:24] – [3. Numérisation du courrier.] cmj
+++ process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers [2023/11/28 12:32] – [3. Numérisation du courrier.] admin
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 Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes.
-Le responsable de site missione un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).
+Le responsable de site missionne un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).
+Les courriers peuvent aussi physiquement être remis aux collaborateurs directement. Dans ce cas, ils doivent aussi être scannés selon ce process.
 ==== 2. Ouverture du courrier. ====
-Le courrier doit être trié par sites et services.
+Le courrier doit être trié par [[process:99-services-generaux:99-01-04-02-nomenclature-codes-metiers-sites|sites et services (cf matricule)]].
-Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts.
-Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date.
-Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR.
-Jeter les enveloppes simples.
-Remettre les chèques directement au service comptabilité.
+Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts. Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date. Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR. Jeter les enveloppes simples. Remettre les chèques directement au service comptabilité.
 ==== 3. Numérisation du courrier. ====
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 Répertoire Drive: ENTRANT A16 #Martinique Syndic Front
-https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli25
+"Espace client #MARTINIQUESYNDIC":https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli25
-Espace client #MARTINIQUESYNDIC
 __60 - Aadiags expertim renovimo__
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 Répertoire Drive: ENTRANT A16 AADIAGS  FRONT
-https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30
+"Espace client FRONT":https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30
-Espace client FRONT
 __30 - locataires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion__
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 Répertoire Drive: ENTRANT A16 AXESS LOCATION FRONT
-https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli300
+"Espace client AXESS LOCATION":https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli300
-Espace client AXESS LOCATION
 __50 - comaphi assurances__
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 Répertoire Drive: ENTRANT A16 COMAPHI 03
-https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30
+"Espace client FRONT":https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30
-Espace client FRONT
 __20 - propriétaires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion__
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 Répertoire Drive: ENTRANT A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT
-https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli20
+"Espace client Groupimo Patrimoine":https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli20
-Espace client Groupimo Patrimoine
 __25 - Fontenoy MartiniqueSyndic__
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 Répertoire Drive: ENTRANT A22 FONTENOY 17 FRONT
-https://redmine.groupimo.fr/projects/espace-client-fontenoy-immobilier-martinique
+"Espace client #MartiniqueSyndic (Fontenoy)":https://redmine.groupimo.fr/projects/espace-client-fontenoy-immobilier-martinique
-Espace client #MartiniqueSyndic (Fontenoy)
 __99 - Rh juridique comptabilité société Groupimo__
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 Répertoire Drive: ENTRANT A16 SERVICE GENERAUX
-https://redmine.groupimo.fr/projects/demenagement/issues
+"A16 Services Généraux (Espace Client Sces Généraux) (Assignation : DG)"https://redmine.groupimo.fr/projects/demenagement/issues
-Assignation : DG
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-==== 7. Distribution du courrier. ====
+==== 5. Originaux et documents hors circuit la poste. ====
+==== 5-1. Originaux des courriers scannés. ====
+Les originaux sont détruits sauf indication contraire du responsable de service concerné ou documents officiels (juridique, contentieux, rh,...). Dans ces derniers cas, ils sont stockés dans des cartons "scan" le temps durée de conservation légale.
+==== 5-2. Documents hors circuit la poste. ====
+Les documents qui n'arrivent pas par le circuit classique de la poste, ainsi que ceux déposés dans les banettes services généraux sur A16, sont traités une fois par jour, conformément à ce même process intrants. Les RS concernés donnent ensuite instructions pour classement/destruction des originaux le cas échéant.
-Tous les originaux sont transmis aux RS.
-Ils seront détruits une fois que le ticket correspondant à chacun est traité.