Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers [2023/10/26 11:43] – cmj
+++ process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers [2024/07/22 08:28] (Version actuelle) – cmj
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 Ce process décrit la procédure de traitement et de digitalisation du courrier papier.
-Ce process s'applique à tous les métiers.
+Ce process s'applique à tous les métiers et s'applique de manière quotidienne.
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 ==== 1. Arrivée des correspondances. ====
-Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres.
+Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes.
-Le responsable de site doit missionner un collaborateur pour récupérer le courrier.
+Le responsable de site missionne un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).
+Les courriers peuvent aussi physiquement être remis aux collaborateurs directement. Dans ce cas, ils doivent aussi être scannés selon ce process.
 ==== 2. Ouverture du courrier. ====
-Le courrier doit être trié par sites et services.
+Le courrier doit être trié par [[process:99-services-generaux:99-01-04-02-nomenclature-codes-metiers-sites|sites et services (cf matricule)]].
-Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts.
+Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts. Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date. Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR. Jeter les enveloppes simples. Remettre les chèques directement au service comptabilité.
-Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date.
+==== 3. Numérisation du courrier. ====
-Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR.
+Chaque courrier doit être scanné vers les adresses suivantes en fonction du service concerné.
-Jeter les enveloppes simples.
-Remettre les chèques directement au service comptabilité.
-==== 3. Numérisation du courrier. ====
-Tout le courrier reçu doit être numérisé par sites et services.
+Sur le Scan d'A16 les boutons d'envoi ont été préprogrammés, il faut donc entrer dans la section "envoyer" et choisir sur le clavier le nom de l'entité (site et service) concernée, à savoir :
-Il est possible de nommer et diviser les documents directement depuis le copieur
+- AADIAGS
+- AXESSLOC
+- COMAPHI
+- FONTENOY
+- PATRIMOINE
+- SYNDICMQ
+- COMPTASOCIETE
+- JURIDIQUE
+- RH
-Au préalable, classer les courriers par type et expéditeur.
+Les courriers ainsi scannés vont automatiquement générer un ticket redmine dans le projet espace client correspondant au service selon l'arborescence validée ci-dessous:
-Etapes :
-- Se connecter au copieur
+==== 25 - #MartiniqueSyndic groupimosyndic ====
-- Choisir le destinataire
-- Nommer le document via l'option nom de fichier selon la nomenclature suivante :
+Email destinataire: SYNDICMQ (syndicmq@groupimo.com)
-Type de correspondance - Expéditeur
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 #Martinique Syndic Front
-Ex : CR EDF
-Vous pouvez également changer l'objet de l'email.
-Il est également possible d'envoyer tous les fichiers scanner vers un pc afin de les renommer, avant de les stocker dans le drive par site et service.
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli25|Espace client #MARTINIQUESYNDIC]]
-- Choisir les fonctions suivantes lorsque c'est nécessaire :
+==== 60 - Aadiags expertim renovimo ====
-- Recto/Verso
+Email destinataire: AADIAGS (aadiags@groupimo.com)
-- Format de page : pour choisir le format de la page scannée sur la vitre
-- Numérisation continue : pour numériser plusieurs documents séparément sans avoir à se reconnecter
-- Séparation de fichiers : le document sera séparé selon le nombre de pages indiqués.
-- Sauter pages blanches
-==== 4. Stockage. ====
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 AADIAGS  FRONT
-Le courrier est stocké sur le google drive de chaque site et service dans le dossier courrier entrant.
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30|Espace client FRONT]]
-Etapes :
+==== 30 - locataires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion ====
-- Créer un dossier à la date du jour dans le dossier de la société concernée. Ex : 06/10/2021.
+Email destinataire: AXESSLOC (axesslocation@groupimo.com)
-- Déplacer le courrier scanné dans le dossier
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 AXESS LOCATION FRONT
-Lorsque vous recevez un document par email, vous pouvez directement le déplacer dans un Google Drive
-Cliquer sur ajouter au Drive
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli300|Espace client AXESS LOCATION]]
-{{:process:99-services-generaux:capture_d-ecran_1.png?400|}}
+==== 50 - comaphi assurances ====
-Ensuite cliquer sur "organiser" pour déplacer le document dans le bon dossier
+Email destinataire: COMAPHI (comaphi@groupimo.com)
-{{:process:99-services-generaux:capture_d-ecran_2.png?400|}}
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 COMAPHI 03
-==== 5. Traitement du courrier par le service courrier. ====
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30|Espace client FRONT]]
-Une fois que le service courrier à scanné l'ensemble des documents et classé par service et par jour, il procède à la création des tickets du courrier sur redmine
+==== 20 - propriétaires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion ====
-===5.1- Transformation du courrier en ticket redmine. ===
+Email destinataire: PATRIMOINE (patrimoine@groupimo.com)
-Il faut cliquer sur le courrier et utiliser l'option partage
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT
-{{:process:99-services-generaux:capture_d-ecran_3.png?400|}}
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli20|Espace client Groupimo Patrimoine]]
-Partager le courrier avec redticket@groupimo.com
+==== 25 - Fontenoy MartiniqueSyndic ====
-{{:process:99-services-generaux:capture_d-ecran_4.png?400|}}
+Email destinataire: FONTENOY (fontenoy@groupimo.com)
-Un ticket sera créé automatiquement sous 5 minutes avec le lien du courrier sur le Drive.
+Répertoire Drive: ENTRANT A22 FONTENOY 17 FRONT
-A noter : pour ce faire, un utilisateur a été créé sur redmine Email Google Drive
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espace-client-fontenoy-immobilier-martinique|Espace client #MartiniqueSyndic (Fontenoy)]]
-===5.2- Transfert du ticket dans le projet espace client du service concerné et assignation du courrier au RS ou au collaborateur que le RS aura délégué pour le traitement du courrier (dispatcher les tickets entre les membres du service). ===
+==== 99 - Services généraux : Rh juridique comptabilité ====
-Tous les services n'ont pas d'espace client pour la création de ticket automatique pour le partage. Les courriers sont donc traités directement via le ticket du drive.
+Email destinataire: JURIDIQUE (juridique@groupimo.com) RH (rh@groupimo.com) ou COMPTASOCIETE (comptasociete@groupimo.com)
-A noter : les courriers importants doivent être assignés à la DG. Liste non exhaustive : résiliation de mandat, mise en concurrence, etc.
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 SERVICE GENERAUX
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/demenagement/issues|A16 Services Généraux (Espace Client Sces Généraux) (Assignation : DG)]]
-===5.3- L'opération est à répéter pour chaque courrier. ===
+==== 4. Traitement du courrier par le service courrier. ====
-A noter : Les AR "feuillet roses" ne feront pas l'objet de création de ticket, il seront stockés dans le drive du service et restent accessibles (via le lien du drive).
+Tous les tickets sont traités dans un délai raisonnable par les services destinataires.
-==== 6. Visualisation du courrier sur Drive. ====
-Pour visualiser le courrier, il faut cliquer sur le lien dans le ticket.
+==== 5. Originaux et documents hors circuit la poste. ====
-Il y a également un ticket courrier par sites et services :
-- #264392 COURRIER A16 #MARTINIQUE SYNDIC
+==== 5-1. Originaux des courriers scannés. ====
-- #264393 COURRIER A16 ADMINIMO
-- #307034 COURRIER A16 AXESS LOCATIONS
-- #264390 COURRIER A16 COMAPHI 03
-- #264406 COURRIER A16 COMPTA MANDANT 20
-- #264407 COURRIER A16 COMPTA MANDANT 25
-- #286173 COURRIER A16 CONTENTIEUX MANDANTS 2
-- #358962 COURRIER A16 GROUPIMO ENTREPRISE FRONT
-- #264391 COURRIER A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT
-- #342155 COURRIER A16 MARCHE DE L'IMMO
-- #264403 COURRIER A16 SERVICES GENERAUX 99
-- #264396 COURRIER A16 SUPIMO 09
-- #264398 COURRIER A20 LA BAIE 652 CHECKINBOX
-- #264394 COURRIER A22 65
-- #264397 COURRIER A22 CHECK'IN 652
-- #264400 COURRIER A22 EXPERT'IM 04
-- #264401 COURRIER A22 FONTENOY 17
-- #358963 COURRIER D02 SAINT LAURENT 07
-Le lien du drive contenant la totalité du courrier est accessible sur chaque ticket par sites et services et classés par date.
+Les originaux sont détruits sauf indication contraire du responsable de service concerné ou documents officiels (juridique, contentieux, rh,...). Dans ces derniers cas, ils sont stockés dans des cartons "scan" le temps durée de conservation légale.
-Il existe également une option de recherche sur Drive qui permet de retrouver les courriers par mots clés.
+==== 5-2. Documents hors circuit la poste. ====
-Pour une lecture plus rapide du courrier optez pour un affichage en mode grille : https://formation.acerfi.net/mod/book/view.php?id=4008
+Les documents qui n'arrivent pas par le circuit classique de la poste, ainsi que ceux déposés dans les banettes services généraux sur A16, sont traités une fois par jour, conformément à ce même process intrants. Les RS concernés donnent ensuite instructions pour classement/destruction des originaux le cas échéant.
-==== 7. Distribution du courrier. ====
-Tous les originaux sont transmis aux RS.
-Ils seront détruits une fois que le ticket correspondant à chacun est traité.