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Ce process fait partie des 99 - Process services généraux

Volume 99 05 07 - G suite

Ce process détaille l'utilisation de google agenda

Installer Google Agenda

Sur votre ordinateur, accédez à Google Agenda. Si vous avez déjà un compte Google, connectez-vous. Sinon, cliquez sur Créer un compte. Une fois connecté, vous accédez directement à Google Agenda.

Pour modifier vos paramètres, cliquez sur Paramètres dans l'angle supérieur droit.

Navigateurs compatibles avec Google Agenda

Remarque : Vous devez activer JavaScript et autoriser les cookies dans le navigateur que vous utilisez.

Google Agenda fonctionne avec les versions actuelles et les principales versions précédentes de ces navigateurs :

• Google Chrome
• Internet Explorer
• Microsoft Edge
• Firefox
• Safari

Important : Soyez prudent avec les autorisations que vous accordez quand vous partagez votre agenda.

En effet il faut distinguer

le “partage simple”

Avec les autorisations :

Uniquement d'affichage de l'agenda

la “délégation”

Avec les autorisations :

De modification des évènements et gestion du partage de l'agenda

• Vous pouvez partager votre agenda avec des collègues.

• Partagez votre agenda principal lorsque vous souhaitez autoriser une personne à accéder à votre planning.

• Créez un agenda modifiable par plusieurs personnes, par exemple un agenda pour votre service.

• Ajoutez une personne en tant que délégué afin qu'elle puisse planifier et modifier les événements de votre agenda (par exemple un assistant administratif).

Dans Google Agenda, vous pouvez configurer plusieurs agendas pour vos événements. Chaque agenda peut avoir ses propres paramètres de partage.

Vous pouvez partager l'agenda principal de votre compte ou un autre agenda que vous avez créé.

Dans la section “Autorisations d'accès”, cochez les cases correspondant aux modes de partage que vous souhaitez activer et sélectionnez les options de votre choix dans le menu déroulant.

Pour partager cet agenda avec une personne spécifique :

Dans la section “Partager avec des personnes en particulier”, cliquez sur Ajouter des contacts. Ajoutez l'adresse e-mail de la personne ou du groupe Google. Le menu déroulant permet de modifier les paramètres d'autorisation. Cliquez sur Envoyer. Le destinataire doit cliquer sur le lien envoyé par e-mail pour ajouter l'agenda à sa liste.

Si vous partagez votre agenda avec un groupe, Il n'est pas automatiquement ajouté à la liste “Autres agendas” des membres du groupe. Les paramètres de partage d'agenda seront automatiquement ajustés à chaque changement intervenant au sein du groupe au fil du temps. En savoir plus sur Google Groupes

Vous pouvez accorder à d'autres utilisateurs toutes les autorisations nécessaires pour administrer votre agenda. Nous vous déconseillons toutefois de les accorder à un grand nombre d'utilisateurs ou de groupes.

Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.

Sur la gauche, accédez à la section “Mes agendas”.

Vous devrez peut-être cliquer sur la section pour la développer.

Placez le curseur sur l'agenda que vous souhaitez partager.

Cliquez sur Plus Plus puis Paramètres et partage.

Dans la section “Partager avec des personnes en particulier”, cliquez sur Ajouter des contacts.

Saisissez l'adresse e-mail de la nouvelle personne que vous autorisez à accéder à votre agenda.

Sous “Autorisations”, cliquez sur Apporter des modifications et gérer le partage.

Cliquez sur Envoyer.

La personne à laquelle vous déléguez votre agenda doit cliquer sur le lien envoyé par e-mail pour ajouter l'agenda à sa liste. Si elle crée un événement dans votre agenda, l'invitation sera envoyée sous votre nom.

Pour permettre aux personnes qui n'utilisent pas Google Agenda de consulter votre agenda, vous devez le rendre public.

Lorsque votre agenda est public, les autres utilisateurs peuvent :

• Accéder à votre agenda public sur un site Web. Si le site comporte un index de recherche, les utilisateurs peuvent accéder à votre agenda par le biais des résultats de recherche ;

• Synchroniser votre agenda avec d'autres applications.

• S'abonner à votre agenda public et l'afficher dans Google Agenda.

Lorsque votre agenda est public, vous pouvez choisir d'autoriser les autres utilisateurs à afficher tous les détails relatifs aux événements ou simplement à voir vos disponibilités.

Sur un ordinateur, ouvrez Google Agenda.

En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres puis Paramètres.

Cliquez sur le nom de l'agenda que vous souhaitez partager.

Ouvrez les autorisations d'accès.

Cochez la case “Rendre disponible publiquement”.

Si vous ne souhaitez pas que les internautes puissent consulter le détail de vos événements, sélectionnez Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails).

Lorsque vous recevez une invitation à un événement, celui-ci apparaît dans votre agenda.

Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement. Au bas de la page, cliquez sur Oui, Non ou Peut-être à côté de la question Allez-vous participer ?.

Conseil : pour répondre à l'événement depuis Gmail, ouvrez l'e-mail, puis cliquez sur Oui, Non ou Peut-être à côté de la question Allez-vous participer ?.

Dans Agenda, accédez au menu Paramètres Paramètres puis Paramètres. Sur la gauche, sous Paramètres de mes agendas, cliquez sur votre nom d'utilisateur, puis accédez à Notifications générales. Dans le champ Planning quotidien, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas à côté de Aucun, puis sélectionnez E-mail.

En plus de votre agenda personnel, vous pouvez créer d'autres agendas pour planifier et gérer des projets.

Exemples

• Connaître les dates de congés de vos collaborateurs et les déplacements professionnels prévus.
• Savoir qui se trouve au bureau ou travaille à distance.
• Déterminer si tous vos collaborateurs peuvent assister à un événement ou une réunion d'équipe.
• Identifier les projets, les échéances et autres événements sur lesquels chacun travaille.

Ouvrez Agenda. Sur la gauche, à côté de l'option Autres agendas, cliquez sur Ajouter d'autres agendas “” puis Créer un agenda.

Donnez un nom à cet agenda et ajoutez une description. Cliquez sur Fuseau horaire et sélectionnez votre fuseau horaire. Cliquez sur Créer l'agenda. Le nouvel agenda apparaît sous Mes agendas.

Ouvrez Agenda et, sous Mes agendas, placez le curseur sur l'agenda que vous souhaitez partager.

Cliquez ensuite sur Plus Plus puis Paramètres et partage.

Procédez de l'une des façons suivantes :

Pour partager vos contenus avec une personne spécifique : sous Partager avec des personnes en particulier, cliquez sur Ajouter des contacts, puis ajoutez le nom ou l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager vos contenus. Cliquez sur Envoyer.

Pour définir un partage plus large : sous “Autorisations d'accès”, sélectionnez l'option Rendre disponible publiquement ou Rendre disponible pour nom de l'organisation.

Vous pouvez importer des événements dans Google Agenda à partir d'une autre application de calendrier ou d'un autre compte Google.

Lorsque vous importez un événement, les invités et les données de conférence qui y sont associés ne sont pas transférés.

Commencez par exporter les événements voulus sous la forme d'un fichier pouvant être importé dans Google. Sélectionnez l'une des options suivantes :

=Exporter depuis une autre application de calendrier=

La plupart des applications de calendrier, comme celles d'Outlook ou d'Apple, permettent d'exporter des événements.

Ouvrez l'application de calendrier où sont enregistrés vos événements. Cette opération est généralement plus facile à effectuer sur un ordinateur que sur un téléphone ou une tablette.

Recherchez l'option d'exportation.

Si vous avez le choix entre plusieurs formats de fichier, sélectionnez CSV. Si vous utilisez un appareil Apple, sélectionnez vCard.

Vous pouvez accéder à des instructions en effectuant une recherche dans le centre d'aide de votre application de calendrier, ou à l'aide des termes exporter calendrier.

Le fichier est sauvegardé sur votre ordinateur, à l'emplacement habituellement réservé aux téléchargements, ou dans le dossier que vous indiquez.

Vous pouvez à présent passer à la section suivante pour importer votre calendrier.

Si vous possédez plusieurs comptes Google, vous pouvez exporter et importer vos agendas d'un compte à l'autre. Sur un ordinateur, connectez-vous au compte Google à partir duquel vous souhaitez exporter un agenda.

L'exportation ne peut être effectuée qu'à partir d'un ordinateur, et non d'un téléphone ou d'une tablette.

Suivez les instructions pour exporter votre agenda. Vous devez télécharger un fichier .ics sur votre ordinateur.

Connectez-vous ensuite au compte Google dans lequel vous souhaitez importer l'agenda.

Pour savoir comment procéder à l'importation, passez à l'étape suivante.

Remarque : Une fois importés, les événements ne sont pas synchronisés entre les deux comptes. Si vous souhaitez qu'ils le soient, vous devez partager l'agenda concerné avec l'autre compte plutôt que d'exporter les événements.

Une fois exportés, les événements peuvent être importés dans Google Agenda. Vous pouvez importer des fichiers ICS et CSV sur un ordinateur.

Ouvrez Google Agenda.

En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres puis Paramètres.

À gauche, cliquez sur Importer et exporter.

Cliquez sur Sélectionner un fichier sur votre ordinateur et sélectionnez le fichier que vous avez exporté.Son extension doit être “.ics” ou “.csv”.

Sélectionnez l'agenda dans lequel vous souhaitez ajouter les événements importés. Par défaut, les événements sont importés dans votre agenda principal.

Cliquez sur Importer.

Si vous disposez d'un fichier .zip, recherchez-le sur votre ordinateur, puis ouvrez-le. Il contient un fichier .ics pour chacun de vos agendas. Vous devez extraire ces fichiers de l'archive .zip et les importer un par un.

Si vous importez des événements périodiques à partir d'un fichier .csv, il est possible qu'ils ne soient pas répétés dans l'agenda de destination, mais simplement ponctuels.

Faites un clic droit dans la liste des agendas à gauche de l’écran.

Sélectionnez Nouvel agenda… dans le menu déroulant.

Ensuite, vous pouvez choisir si vous voulez créer l’agenda « Sur mon ordinateur » ou « Sur le réseau ».

Choisir — sur le réseau

Ensuite, choisissez un nom et une couleur pour votre agenda et cliquez sur Suivant

Sélectionnez Google Agenda.

Cliquez sur Suivant

Entrez votre adresse Gmail et cliquez sur Suivant

Si vous y êtes invité, entrez les détails de votre compte Gmail et autorisez l’extension Fournisseur pour Google Agenda à gérer vos agendas.

Choisissez les agendas que vous souhaitez utiliser dans Thunderbird.

Cliquez sur Suivant

La création de votre agenda vous est confirmée. Cliquez sur Terminer

La création de votre agenda vous est confirmée. Cliquez sur Terminer Sur le réseau

Note : pour ajouter un agenda Google en mode lecture et écriture, il faut d’abord installer l’extension Fournisseur pour Google Agenda. Si vous n’avez besoin que du mode lecture seule, suivez plutôt les instructions de l’article Utilisez Lightning avec l'agenda Google.

1. Se rendre à l'adresse https://calendar.google.com/

2. Si vous n'êtes pas encore connecté vous connecter avec votre adresse xxxxx@groupimo.com

3. En haut, à droite de votre écran, cliquer sur la roue dentée pour accéder aux “paramètres”.

4. A gauche de votre écran, vous aurez un menu,Cliquer sur votre nom et prénom située en dessous de la ligne “Paramètres de mes agendas”

5.Les Paramètres de Google Agenda de votre agenda vont apparaitre à l'écran.

6.A gauche dans votre écran, sous votre nom et prénom va apparaitre un menu, cliquer sur intégrer l'agenda.

7.A votre écran va apparaitre les paramètres d'intégration de l'agenda, copier l'URL de la ligne “URL publique de cet agenda”.

Pour ce faire cliquer sur la ligne , puis bouton droit de la souris et “copier” ou “ctrl+C”

8.Vous rendre sur https://redmine.groupimo.fr/ et se connecter

9.Cliquer sur mon compte en haut à droit de votre écran

10. A la ligne URL Agenda copier l'URL que vous avez copié précédemment

Pour ce faire cliquer sur la ligne , puis bouton droit de la souris et “coller” ou “ctrl+v”

11. Cliquer sur “Sauvegarder”, ça y est vous pouvez consulter votre agenda redmine

En cliquant en haut à droite sur votre prénom quand vous être sur https://redmine.groupimo.fr/

Sources : https://support.google.com/

Pour faire apparaître l'onglet Google agenda dans la barre de navigation thunderbird, cliquer sur “Open Google Calendar” en haut à droite de l'écran.