Table des matières
99 05 07 07 Google drive dans l'espace co
Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
Volume Matriximo
I. Objet de la procédure.
Ce process détaille la façon sécurisée d'indexer et de consulter les documents crée depuis google sheet, google doc c et google doc dans l'espace co
II. Le Process.
Google Drive est un service accessible depuis le net. Il permet de stocker et utiliser des fichiers .
Afin de consulter et retrouver rapidement les documents une interface d'accueil personnalisée Groupimo, et selon un process présentement défini a été crée ;c'est ce que nous appelons Google Drive dans l'EspaceCo
I Rendre un fichier disponible depuis l'EspaceCo ("indexer le fichier")
Penser a indexer votre document pour ne pas le perdre et le mettre à disposition de tous.
Pour cela, il faut se rendre dans le wiki redmine index par titre (index par titre dans le wiki c'est écrit 
)
Sur la page wiki, cliquer sur le drive concerné, puis sur modifier.
Copier une trame de partage du type : { “nom”:“Variable Tarifaire Grille Copropriété Syndic”, “lien_consultation”: “https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vS-li0FPprb6trN1FJ7Bv5dQelxUvQ6N9hB3rnXy3IFdDsnqGzckxoCFpN4tVGIwg9PHPZbA05Cbjkc/pubhtml”, “lien_modification”: “https://docs.google.com/spreadsheets/d/184J6OKbwLyHR_GqU34Yime5QAz4MDjDO_f5MW7fQDcs/edit#gid=0” }
Changer le lien de modification depuis bouton “Partager (share)” en haut a droite, “obtenir le lien de partage”, remplacer dans la liste déroulante “visible” par “modifiable” (ou “lecteur” par “éditeur”, et copier coller le lien a l'emplacement dédié. Changer le lien de consultation, et le nom du document.
Attention, dès lors que vous avez plusieurs documents dans le même répertoire, il faut mettre une virgule après le premier code. Aussi pour créer un répertoire ou un sous répertoire, il vous suffit de modifier le nom dans la barre d'adresse du navigateur.
Pour le lien de consultation, sélectionner “Fichier (file)” et “Publier sur le web (Publish to the web)”, bouton vert “publier”, prendre le lien et le coller pour consultation sur la page wiki.
Ensuite cela permet de retrouver tous les drive sur le menu de l'espaceco pour les collaborateurs puissent y accéder (seuls les rs doivent avoir accès au lien de modification (normalement…)).
Importer des données dans Drive depuis redmine
Attention il s'agit de fonctions puissantes qui peuvent avoir des conséquences importantes (RGPD, CNIL, …) merci d'utiliser avec précautions et en anonymisant les données et masquer les pages de données sources.
Voir : https://redmine.groupimo.fr/projects/publidev/wiki/Wiki
II Consulter un fichier
Connectez vous sur l'EspaceCo depuis redmine ou directement en tapant l'adresse mail dans votre navigateur.
Choisissez “Basedoc/Drive/Esign” dans le menu, et “Drive”.
Vous accédez au menu drive, avec des liens par métiers (Drive20, Drive25,…)
Il vous suffit de cliquer sur le lien de consultation pour accéder directement au document.
II-Suivre les modifications d'un fichier
Pour cela, le collaborateur peut demander a être notifié des modifications sur un document. Sélectionner Outils, règles de notification, tous les changements, notifier.
III Modifier un fichier
Il vous suffit de cliquer sur le lien de modification pour modifier directement le document. On peut suivre directement les modifications faites depuis l'historique du document concerné, et le propriétaire (Appear972) peut rétablir des versions antérieures.