Table des matières
99 05 08 – Utiliser Paraf'Immo
Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
Volume 99 05 – Uximo (ex Matriximo)
I. Objet de la procédure.
Paraf’immo est une feuille de présence dématérialisée qui permet de valider la présence ou non des copropriétaires lors des assemblées générales (AG).
La feuille de présence est accessible en suivant cet url : https://zipimmo.com/parafimmo/
II. Le Process.
1. Les fonctionnalités de Paraf’immo
Les 3 principales fonctionnalités de paraf’immo sont :
- La saisie des informations (nom des copropriétaires, date de l’AG, etc.), celle-ci peut être manuelle ou par le biais d’un import.
- Le partage des feuilles de présence aux personnes concernées.
- La signature des feuilles de présence par les personnes concernées.
2. La feuille de présence
La page d’accueil se présente de cette manière :
3.. Compléter une feuille de présence
Deux techniques existent :
A) L’import manuel
Lorsque vous souhaitez créer une feuille de présence en saisissant manuellement les données relatives à votre assemblée générale, il faut cliquer sur “Créer une feuille de présence”.
Ensuite, il vous suffira de compléter la feuille de présence. Pour ajouter un coproprétaire, cliquez sur “Ajouter une ligne”.
Une fois que vous aurez complété l’ensemble des champs, cliquez sur “Enregistrer”.
Elle est désormais enregistrée dans l’onglet “ Vos feuilles de présence” (cf. page d’accueil).
B) L’import automatique
Pour utiliser cette fonction, il faudra cliquer sur “ Importer une feuille de présence” depuis la page d’accueil de Paraf’immo.
Vous arriverez sur cet écran :
Si c’est la première fois que vous utilisez paraf’immo, nous vous recommandons de télécharger le fichier exemple afin de vous assurer que votre document excel soit correctement complété.
Une fois fait, vous pourrez “choisir une fichier” et compléter les cellules correspondants au nom de la feuille de présence, au lieu de celle-ci et à la date.
Pour que la feuille de présence soit téléchargée sur Paraf’immo, il faudra cliquer sur “Importer”.
4. Retrouver vos feuilles de présence
Désormais vous avez créé une ou plusieurs feuilles de présence en vue de vos AG et vous souhaitez les retrouver. Rien de plus simple, cliquez sur “Vos feuilles de présence” sur la page d’accueil.
Dans cet espace vous pourrez :
- connaître l’état de vos feuille de présence
- réaliser plusieurs actions :
- signer : permet d’obtenir des signatures
- supprimer : permet de supprimer la feuille de présence
- partager : permet de diffuser auprès de différentes personnes
5. Signer ou faire signer une feuille de présence
Pour pouvoir demander la signature d’une tierce personne il faudra impérativement renseigner une adresse mail pour que la demande soit envoyée. Dès réception la personne devra cliquer sur un lien et pourra ainsi signer le document.
Ci-dessous, vous pouvez constater comment le document fonctionne :
Attention : Il est impératif d’enregistrer la signature pour que celle-ci soit comptabilisée.
Un délai de quelques secondes est nécessaire pour observer l’ajout de signatures.
6. Clôture d’AG et signature de la feuille de présence
Lorsque que les copropriétaire et les membres du bureau ont signé la feuille de présence, il est temps de la télécharger. Pour cela, rendez-vous en bas de page, vous y trouverez un bouton “Télécharger la feuille de présence” comme ci-après :
