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Ce process fait partie des 99 - Process services généraux

Volume 99 05 – Uximo (ex Matriximo)

Cette procédure décrit comment obtenir une sauvegarde des courriers envoyés via Esker.

Vous pouvez commander des sauvegardes de vos messages archivés sur support numérique par le biais de Document Manager.

Cette sauvegarde numérique, stockée sur un ou plusieurs supports physiques, vous permettra de conserver une copie de vos archives et de consulter ces archives hors-ligne indépendamment de Document Manager.

Une sauvegarde sur support numérique ne modifie pas vos options d'archivage existantes et ne supprime pas les messages.

Une fois commandées, ces sauvegardes physiques seront automatiquement créées et envoyées à l'adresse que vous avez spécifiée.

À l'heure actuelle le DVD est le seul type de support numérique disponible pour vos sauvegardes.

Ces DVD ont une capacité de 4.7 Go et contiennent environ 4.5 Go de données archivées.

L'archivage sur support numérique n'est disponible qu'avec les contrats Entreprise.

Avant de recevoir une sauvegarde numérique de vos archives, vous devrez créer une demande de sauvegarde.

Il existe deux types de requête :

Les demandes ponctuelles : ces demandes sont exécutées une seule fois.

Si vous créez une demande ponctuelle, vous recevrez donc une seule sauvegarde physique de vos archives.

Les demandes récurrentes : ces demandes sont planifiées et exécutées régulièrement.

Si vous créez une demande récurrente, vos archives seront sauvegardées sur support numérique puis envoyées régulièrement (par exemple, tous les mois, toutes les semaines ou tous les ans).

Pour accéder à la page de gestion des demandes de sauvegarde numérique, vous devez utiliser un compte administrateur avec un profil avec l'option Autoriser la création de sauvegarde numérique sélectionnée.

La page de demande de sauvegarde affiche la liste des demandes de sauvegarde existantes

Cliquez sur Ajouter en haut de la page de Demande de sauvegarde sur support numérique pour commencer la procédure de création d'une demande de sauvegarde.

Tout d'abord, vous devez remplir les champs d'Informations générales :

Vous devez entrer un Nom de la demande. Ce nom identifiera de manière unique votre demande, il ne peut donc pas être identique à un nom déjà utilisé pour une demande de sauvegarde.

Par défaut, ce nom sera Sauvegarde du JJ/MM/AAAA à HH:MM (où JJ/MM/AAAA et HH:MM sont remplacées par la date et l'heure actuelle).

Vous pouvez entrer une brève Description. Ce champ est optionnel et sa valeur n'a aucune conséquence sur le traitement de votre demande.

Vous devez ensuite entrer un Nombre de copies que vous souhaitez recevoir de votre sauvegarde. Par défaut, cette valeur est égale à 1.

Vous pouvez la modifier, mais cela affectera le coût de la création de votre support physique de sauvegarde.

Vous devez ensuite choisir parmi deux modes de demandes dans la section Exécuter la sauvegarde de façon :

Sélectionnez Ponctuelle pour créer une demande de ce type.

Sélectionnez Récurrente pour créer une demande de ce type.

Vous devrez ensuite renseigner les champs de la section Adresse de destination avec l'adresse complète à laquelle vous souhaitez que les supports numériques soient envoyés.

Ces champs sont préremplis avec vos informations personnelles, mais vous pouvez entrer des valeurs différentes, par exemple si vous souhaitez faire livrer votre support de sauvegarde numérique ailleurs.

Pour plus d'informations sur ces champs, reportez-vous aux Propriétés d'un contact.

La prochaine étape dépendra alors du type de demande que vous avez sélectionné.

Suivez ces étapes pour configurer une demande de sauvegarde ponctuelle :

1)Vous devez avant tout sélectionner la période à inclure dans votre sauvegarde numérique dans la liste déroulante Choix de la période de sauvegarde.

Tous les messages qui ont été archivés durant cette période seront inclus dans la sauvegarde numérique que vous recevrez.

Cette semaine, Ce mois-ci, Ce trimestre, Ce semestre et Cette année : crée une sauvegarde numérique contenant tous les messages archivés durant cette période.

Cependant, si vous choisissez l'un de ces cas de figure, le support de sauvegarde ne sera pas créé avant la fin de la période en question.

Par exemple : si vous sélectionnez la période Ce trimestre, votre sauvegarde numérique sera créée à la fin du trimestre courant.

Cette sauvegarde inclura donc tous les messages archivés qui ont été créés ou modifiés au cours de cette période.

La semaine dernière, Le mois dernier, Les deux mois derniers, Le trimestre dernier, Le semestre dernier et L'année dernière : Votre sauvegarde numérique contiendra tous les messages archivés durant cette période.

Tout : Votre sauvegarde numérique contiendra tous les messages archivés jusqu'à sa date de création (le lendemain de la date courante).

Personnaliser : Cette période vous permet de spécifier vous-même les dates délimitant la période de sauvegarde.

2)Une fois la période de sauvegarde sélectionnée, vérifiez les dates indiquées dans les champs Début de la période de sauvegarde et Fin de la période de sauvegarde.

Ces champs sont préremplis en fonction de la période que vous avez sélectionnée plus haut. Vous pouvez également modifier ces valeurs, même si vous avez déjà choisi une période de sauvegarde, et entrer de nouvelles dates en cliquant sur le bouton … puis en sélectionnant une date dans le calendrier.

Si vous modifiez cette valeur, vous constaterez que la période de sauvegarde prendra la valeur Personnaliser.

3) Vérifiez la Date d'exécution de la sauvegarde, qui est la date à laquelle votre demande de sauvegarde sera traitée.

Si la période de sauvegarde est déjà terminée (par exemple, si vous avez sélectionné la période La semaine dernière), la date d'exécution de la sauvegarde sera le lendemain de la date actuelle.

Si la période de sauvegarde n'est pas encore terminée (par exemple si vous avez sélectionné la période Ce semestre), la date d'exécution sera le lendemain de la date spécifiée dans le champ Fin de la période de sauvegarde.

4) Dans la section Options, cocher l'option Me demander de valider avant de créer les supports numériques ajoutera une étape de validation à la création de votre support de sauvegarde numérique.

À la date spécifiée dans le champ Date d'exécution de la sauvegarde, une simulation de votre demande de sauvegarde est effectuée afin d'éviter certaines erreurs.

Si vous avez sélectionné l'option Me demander de valider avant de créer les supports numériques, vous recevrez un e-mail contenant le nombre de messages concernés par la sauvegarde ainsi que le nombre de supports de sauvegarde utilisés.

Vous devrez alors suivre le lien contenu dans cet e-mail pour valider cette demande de sauvegarde dans Document Manager.

Si vous n'avez pas sélectionné cette option, la sauvegarde demandée vous sera expédiée sans que vous ayez besoin de valider cette création dans Document Manager.

Dans tous les cas, si la simulation n'a pas fonctionné, votre sauvegarde ne sera pas créée et vous recevrez un e-mail même si vous n'aviez pas coché cette option.

5) Vous pouvez ensuite ajouter des filtres si vous ne souhaitez pas sauvegarder l'intégralité des messages traités durant la période de référence.

6)Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création d'une demande de sauvegarde ponctuelle.

Suivez ces étapes pour configurer une demande de sauvegarde récurrente :

1)Tout d'abord, vous devez sélectionner une période de sauvegarde. Les sauvegardes récurrentes basent leur fonctionnement sur deux éléments :

Une Fréquence d'exécution, qui peut être Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle.

Une date de début de sauvegarde, spécifiée dans le champ Sauvegarde à partir du.

Une fois que vous aurez choisi ces deux paramètres, la section Prochaine sauvegarde sera mise à jour avec les informations concernant la première opération de sauvegarde qui sera exécutée, ce qui vous permet de vérifier ces informations.

La date d'Execution, qui correspond au jour au cours duquel votre demande sera exécutée pour la première fois, sera également mise à jour.

2)Dans la section Options, cocher l'option Me demander de valider avant de créer les supports numériques ajoutera une étape de validation à la création de votre support de sauvegarde numérique.

À la date spécifiée dans le champ Date d'exécution de la sauvegarde, Esker on Demand effectuera une simulation de votre demande de sauvegarde afin d'éviter certaines erreurs.

Si vous avez sélectionné l'option Me demander de valider avant de créer les supports numériques, vous recevrez un e-mail contenant le nombre de messages concernés par la sauvegarde ainsi que le nombre de supports de sauvegarde utilisés.

Vous devrez alors suivre le lien contenu dans cet e-mail pour valider cette demande de sauvegarde dans Document Manager.

Si vous n'avez pas sélectionné cette option, la sauvegarde demandée vous sera expédiée sans que vous ayez besoin de valider cette création dans Document Manager.

3)Dans tous les cas, si la simulation n'a pas fonctionné, votre sauvegarde ne sera pas créée et vous recevrez un e-mail même si vous n'aviez pas coché cette option.

4)Vous pouvez ensuite ajouter des filtres si vous ne souhaitez pas sauvegarder l'intégralité des messages traités durant la période de référence.

5)Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création d'une demande de sauvegarde ponctuelle.

Les demandes de sauvegarde et les supports de sauvegarde sont gérés de la même manière que les envois : les demandes sont considérées comme des travaux et les supports de sauvegarde produits sont considérés comme des messages.

Pour suivre les demandes de sauvegarde exécutées et les supports de sauvegarde produits, ouvrez l'onglet Travaux et retrouvez votre demande dans la liste (l'Objet est le Nom de la demande choisi lors de la création de la demande de sauvegarde).

Une fois le travail retrouvé, cliquez sur son Objet pour visualiser ses informations détaillées.

Sur cet écran, vous pouvez consulter le statut actuel de votre demande ainsi que le nombre de supports qui ont été créés par cette requête (sous la rubrique Nb messages).

Vous pouvez également obtenir des informations détaillées sur chaque support créé en cliquant sur les lignes du tableau Message(s) généré(s).

Vous pouvez également suivre la création de ces supports dans l'onglet Messages.

Vous pourrez identifier les messages en question dans la liste en vous référant à leur Type de transport, qui est égal à Sauvegarde numérique dans ce cas.

L'utilitaire Archive Search vous permet de rechercher et afficher simplement et rapidement des messages archivés sur support numérique.

Archive Search vous permet de définir des filtres avancés afin de rendre votre recherche plus efficace.

Par exemple, Archive Search vous permet d'afficher l'ensemble des courriers envoyés en recommandé pendant une période donnée, retrouver les options relatives à ces courriers (tarifs, destinataires, …), etc.

Chaque sauvegarde numérique de vos messages archivés dispose d'une copie de l'utilitaire Archive Search, ce qui vous permet de consulter vos messages aisément.

Lorsque l'utilitaire Archive Search a trouvé les messages que vous recherchez, vous pouvez :

Afficher ces messages.

Afficher les fichiers attachés aux messages (par exemple l'avis de réception d'un courrier).

Consulter la valeur des attributs associés aux messages (date de soumission, nombre de pages, etc.).

Enregistrer une copie des fichiers.

Après avoir lancé l'utilitaire Archive Search, vous devez suivre la procédure suivante pour effectuer une recherche :

1) Vous devez charger le fichier CSV contenant la liste de tous les messages archivés. Lorsque vous recevez un DVD, le fichier CSV situé à la racine du DVD (fichier suffixé par _Listing.CSV) est déjà sélectionné et chargé par défaut.

2) Vous pouvez ajouter ou enlever des fichiers CSV dans la liste des fichiers à explorer. Cliquez sur le bouton Charger et sélectionnez les fichiers CSV à ajouter à la liste.

Cliquez sur le bouton Décharger après avoir sélectionné les fichiers à enlever de la liste des fichiers à explorer.

Par exemple, pour faire une recherche globale sur plusieurs DVDs, vous pouvez copier l'ensemble des DVDs dans un même répertoire et charger tous les fichiers suffixés par_Listing.CSV.

L'outil de recherche d'archives vous permet de filtrer les messages archivés afin de retrouver rapidement les messages qui vous intéressent :

Vous pouvez filtrer les messages selon leur mode de diffusion (courrier, fax, etc.).

Vous pouvez également retrouver des messages à partir des attributs que vous connaissez de ces messages (numéro de fax, adresse e-mail, date de soumission, coordonnées du destinataire, etc.).

Pour définir un filtre:

1)Sélectionnez le mode de diffusion de vos messages dans la liste Connecteurs ou sélectionnez Tous les connecteurs pour afficher tous les messages. Les modes de diffusion sont les suivants :

-MOD : envoi de courrier

-FGFaxIn : réception de fax

-FGFaxOut : envoi de fax

-SMS : SMS

-SM : envoi d'e-mail

-GARC : stockage de document

-PU : documents faisant l'objet d'un traitement personnalisé

-ISM : réception d'e-mail

-WP : publication web

2)Ajoutez les conditions que vérifient les attributs de vos messages. Notez que chaque nouvelle condition que vous définissez s'ajoute à la précédente (toutes les conditions doivent être respectées pour que le message apparaisse dans la liste résultat).

Étapes suivantes

1)Cliquez sur le bouton Nouveau.

2)Sélectionnez un attribut du message dans la liste des attributs disponibles, par exemple NPages

Les attributs disponibles dépendent du mode de diffusion que vous avez précédemment sélectionné.

Si vous avez sélectionné Tous les connecteurs, vous avez accès à l'ensemble des attributs des messages.

Si vous avez spécifiquement sélectionné un mode de diffusion, vous n'aurez accès qu'aux attributs valides pour ce mode de diffusion.

Astuce

La première ligne du fichier suffixé par _LISTING.CSV contient un ensemble d'attributs (par exemple CompletionDateTime, StatusCode, ArchiveDuration, etc.).

Si vous définissez des filtres ne portant que sur ces attributs, la recherche s'effectuera dans un délai très court. En revanche si les filtres portent sur un ou plusieurs attributs qui ne figurent pas dans ce fichier, la recherche sera plus longue.

3)Sélectionnez un opérateur, par exemple est égal à.

4)Entrez une valeur pour l'attribut sélectionné. Entrez la date dans les champs correspondants : (année, mois, jour, heures et minutes).

5)Cliquez sur Nouveau pour ajouter une nouvelle condition et affiner votre filtre.

6)Utilisez les boutons Supprimer ou Tout supprimer pour enlever une condition.

Pour afficher le résultat de la recherche, cliquez sur le bouton Rechercher. Tous les messages archivés sur le support numérique et dont la valeur des attributs correspondent aux conditions du filtre apparaissent dans la section Résultats.

Affinez le filtre que vous avez défini si votre recherche aboutit à de trop nombreuses réponses.

Une fois que vous avez retrouvé les messages que vous recherchiez, vous pouvez afficher le contenu de l'ensemble des fichiers d'un message (par exemple un courrier recommandé et son avis de réception), ou enregistrer une copie des fichiers sur le disque.

Visualiser ou copier les fichiers

Pour afficher ou copier un fichier :

1)Sélectionnez le message désiré dans la section Résultats, et cliquez sur le bouton Fichiers.

2)Sélectionnez le fichier que vous voulez obtenir dans la liste des fichiers proposés, et cliquez sur Ouvrir pour afficher le contenu du fichier, ou sur Copier vers pour l'enregistrer sur votre disque.

Visualiser les fax

Si vous n'avez pas de visionneuse de fax installée sur votre machine ou associée à l'ouverture des fichiers TIFF, vous pouvez visualiser les fax grâce à l'application interne de visualisation des fax.

Pour visualiser un fichier TIFF:

1)Sélectionnez la valeur de l'attribut du message dans la section Résultats, et sélectionnez l'option Visualiser les fichiers TIFF.

2)Une fenêtre de visualisation de fax s'affiche.

3)Vous pouvez cliquez sur les boutons ou pour faire défiler les pages d'un document (le bouton est grisé lorsque la dernière/première page du document est atteinte), ou faire défiler tous les fichiers TIFF de tous les messages listés dans la section Résultats.

Colonnes affichées

Vous pouvez choisir les attributs que voulez afficher dans la section Résultats :

1)Cliquez sur le bouton Champs pour accéder à la liste des attributs.

2)Sélectionnez dans la liste Champs des messages les attributs des messages que vous voulez voir affichés et cliquez sur le bouton Ajouter».

Les champs sélectionnés apparaissent alors dans la fenêtre Champs affichés.

3)Sélectionnez dans la liste Champs affichés les attributs des messages que vous ne voulez pas voir affichés et cliquez sur le bouton «Supprimer.

4)Cliquez sur le bouton Défaut pour retrouver la liste des attributs affichés par défaut.

5)Cliquez sur OK.

Exemple : Pour afficher la date d'envoi, le sujet, le nom et la société du destinataire :

1)Cliquez sur Champs et sélectionnez les champs Completion Date Time, Subject, To Company and To Name.

2)Cliquez sur Ajouter.

Organisation des colonnes

Vous pouvez choisir l'ordre d'affichage des attributs dans la section Résultats :

1)Cliquez sur le bouton Champs pour accéder à la fenêtre Champs affichés. Les attributs dans la fenêtre Résultats sont affichés de gauche à droite selon l'ordre défini dans la fenêtre Champs affichés (de haut en bas).

2)Sélectionnez un attribut de la liste des champs affichés.

3)Cliquez sur Monter ou Descendre pour organiser l'affichage des attributs dans l'ordre que vous souhaitez.