Ce process fait partie des process copropriété
Cette procédure décrit les modalités de planification et suivi des actions de la copropriété suivant le procès verbal.
Le suivi AG établit sur redmine permettra la planification de l'action qui doit se faire en tenant compte de sa catégorie : gestion courante, actions urgentes, travaux, procédure et divers.
Elles peuvent être planifiées et effectuées immédiatement sans besoin de respecter l’extinction du délai prévu au paragraphe 2 de l’article 42 de la loi de 1965.
Exemple : appels de fonds sur la base du nouveau budget, création du fonds de trésorerie, …
Ce sont celles qui, votées en AG, si elles ne sont pas immédiatement planifiées, peuvent mettre en péril la sécurité des biens ou des personnes, ou risquent d'éteindre un recours judiciaire.
Exemple : Faire appel d’une décision dont l’accord a été voté en AG ,mise en place d’une clôture de sécurité autour d’une piscine.
Ces décisions doivent être planifiées et exécutées sans attendre l’extinction du délai de l’article 42 de la loi de 1965, même si elles encourent l’annulation pour non respect des règles de forme ou de fonds de convocation ou de tenue de l’assemblée générale qui les a votées.
La planification et l’exécution des travaux ordinaires (voir l'article 24 de la loi de 1965 ) va résulter du contenu de la résolution portée à l’ordre du jour, qui devra être précis et détaillé :
Ex : la résolution sur les travaux devra indiquer : leur nature, le nom de l’entreprise choisie, le montant des travaux votés, le choix ou nom d’un architecte, d’un bureau d’étude, d’un maître d’œuvre, le dépôt du permis de construire, les assurances à souscrire (DO ou autre), la présence du coordinateur sécurité, la date d’exécution prévue, le mode de financement, et les pourcentages et dates prévues pour les appels de fonds.
Etablissement d’une « fiche de liaison travaux et appel » pour le centre administratif indiquant toutes les caractéristiques ci-dessus.
De part leur nature il est conseillé de les planifier et de les effectuer après l’extinction du délai de l’article 42 de la loi de 1965
La planification et l’exécution des travaux de mise aux normes ( article 25 de la loi de 1965 ) ou relevant de l’ article 26 de la loi de 1965 (amélioration)
Sauf cas d’urgence, leur exécution est suspendue jusqu’à l’expiration du délai de deux mois (article 42 de la loi de 1965 alinéa 2 in fine de la loi)
A planifier immédiatement si un délai de recours est en cours (voir b ci-dessus)
A planifier et exécuter après l’extinction du délai de recours de l’article 42 de la loi de 1965
Ex : la saisie de l’appartement d’un copropriétaire débiteur dont la demande d’autorisation a été portée à l’ordre du jour.
Requérir l’avis du service juridique métier copropriété avant planification et exécution
Doivent être impérativement planifiées et exécutées après l’extinction du délai de l’article 42 de la loi de 1965.
Elles s’imposent au syndic après ce délai qui n’a (en principe) pas à juger de leur légalité, sauf à un copropriétaire à en demander leur annulation si elles rentrent dans le cadre des dispositions de l’article 42 de la loi de 1965 alinéas 1, ou 2
Attention : Il est impératif de préciser dans le procès verbal de l’AG, au titre de notre devoir de « conseil » que la décision prise est illégale, ou n’a pas été portée à l’ordre du jour.
NB : Faire ou faire faire une photo avant et après travaux pour mise en ligne
Le carnet d'entretien est un document qui recense toutes les informations permettant un suivi des travaux importants et des contrats concernant l'immeuble et ses équipements.
Ce document doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire ou futur acquéreur qui en fait la demande.
Le carnet d'entretien mentionne :
L'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice, Les références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat des copropriétaires, avec leurs dates d'échéance, L'année de réalisation des gros travaux (ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de chaudière, d'ascenseur ou de canalisations par exemple), et ceux apparaissant nécessaires au vu du diagnostic technique global (DTG), l'identité des entreprises qui ont réalisé ces travaux, la référence des contrats d'assurance dommage-ouvrage dont la garantie est en cours, s'ils existent, les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs (ascenseur, chaudière…) avec leurs dates d'échéance, ainsi que l’échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé en assemblée générale.
Le carnet d'entretien doit également mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer lors d'un vote en assemblée générale à la majorité simple.
Il peut notamment s'agir d'informations relatives :
à la construction de l'immeuble, aux études techniques réalisées.
Au moins une fois an, après l'assemblée générale approuvant les comptes de l'exercice clos, le carnet d'entretien est établi, détenu et mis à jour par le gestionnaire ou son assistant(e) si il en a un(e). Par ailleurs, le carnet d'entretien doit être enregistré dans la GED.
Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est prévu, mais le syndic doit y ouvrir un chapitre par bâtiment.
En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit :
établir et tenir à jour un carnet d'entretien pour chacun d'entre eux,réserver, dans le carnet d'entretien du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats.
Le carnet d'entretien est consultable, sur demande par tout candidat à l'achat auprès :
du syndic,ou du vendeur.
Le syndic doit permettre la consultation du carnet d'entretien :
1.A tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'un acte de vente portant sur un lot de copropriété
2.A tout copropriétaire qui peut le consulter au bureau du syndic ou sur son espace client.
Une copie du carnet d'entretien peut être remise par le syndic de copropriété à tout copropriétaire qui en fait la demande par tous moyens, aux frais de ce dernier.
Pour imprimer le carnet d'entretien :
1) Cliquer sur l'onglet Fichiers puis Immeubles , sélectionner l'immeuble.
2) Une fois sur la page de l'immeuble , cliquer sur “courrier” et Choisir le courrier « carent2.doc ».
Important! afin que les informations du Carnet d'entretien soient toujours à jour il vous faut réaliser les actions suivantes:
3) il vous faut aller dans la fiche de l'immeuble et renseigner les éléments manquants dans la fiche Jur. Adm.
4) il vous faut aller dans fichiers / contrat immeuble et cocher la case « Parution sur carnet d'entretien » sur chaque contrat enregistré.
5) concernant des travaux :
- Vieux travaux (non saisis sous LOGIN) : Onglet Appels de fonds / Descriptif travaux / Sélection de l'imm. / Création / Renseigner les éléments de la fiche travaux.
- Travaux (enregistré sous LOGIN) : Onglet appels de fonds / Appels de fonds – Op. Excep. / Sélection de l'imm. / Sélection du chantier / Descriptif / Renseigner les éléments de la fiche travaux
6) Attention, après avoir effectué des modifications au niveau de ces informations, et pour que celles-ci s'affichent sur le carnet d'entretien, il vous faut d'abord supprimer celui qui s'est généré précédemment :
- Rentrer dans votre COPACU (microlog/copacu)
- Ouvrir le fichier « entretien »
- Choisir le document concernant votre immeuble (CAEN + numéro immeuble)
7) enregistrer en une copie dans la GED
Afin de permettre au comptable d'effectuer la mise à jour sur le registre des copropriétés
Le gestionnaire devra s'assurer d'avoir mis à jour sur log'in les informations ci-dessous:
• Date de prise de mandat
• Date de la dernière AG
• La date de fin du contrat
• Le numéro du contrat
• Le document justifiant de votre mandat (contrat ou procès verbal d'ag vous désignant)