Ce process fait partie desprocess 20 Gerance

Volume 20 04 - Suivi du dossier de gestion commerciale

Cette procédure décrit les modalités du livret d’accueil d'un bien situé dans une résidence pour les biens LocVacances.

Le livret d’accueil du locataire locvacances est un document important que le locataire doit avoir en sa possession avant l’arrivée sur les lieux de sa réservation.

Il s’agit d’un document indiquant les étapes à suivre ainsi que les éléments essentiels au bon déroulement du séjour du locataire (code boite à clés, bracelets, heure d’arrivée et de départ) suite à la réception du paiement.

Conformément au Process 30 04 09 02 - Constitution du dossier en location vacances, lorsque l’état de la facture du ticket T2 passe en payé, le dispatcher crée automatiquement le ticket T8 “Espace client gestion” et envoie un message automatique au locataire en lui confirmant sa réservation.

Conformément au Process 65 01 02 01 01 Conciergerie Numérique, le gestionnaire prend contact avec le locataire via l’espace client gestion afin de lui communiquer les informations nécessaires à l’arrivée ainsi que le livret d’accueil.

Voici le message que vous devez communiquer aux locataire sur le ticket T8:

“ Madame, Monsieur,

Nous confirmons votre réservation et sommes ravis de vous accueillir à la Résidence de la Baie.

Vous avez réservé une chambre CONFORT/PREMIUM/SPACIEUSE/DIVINE, correspondant à un logement pouvant accueillir 2 PERSONNES/2 PERSONNES AVEC KITCHENETTE/ 3 PERSONNES AVEC KITCHENETTE/ 4 PERSONNES AVEC KITCHENETTE, pour la période allant du …. au …..

Votre arrivée est prévue le …. à partir de 16h et votre départ le …. à 11h au plus tard.

Voici les différents code de portails: (REF “Ticket #232169” pour le gestionnaire) Résidence de la baie 1 : 1364 Portillon Baie 1: 1397* Résidence de la baie 3: 1358 Résidence de la baie 4 : 1369* !!!!A CHECKER !!!

Votre logement est le …. Il se trouve à la Résidence de la baie 1/2/3/4 Bâtiment …. Vous pouvez vous situer grâce au plan ci-dessous ou grâce au plan des chambres.

Vous devrez récupérer la clé de votre logement dans la boîte à clé N°… en indiquant le code… Elle se trouve à l’accueil numérique de la résidence de la Baie 1. ( cf plan de la résidence)

Vous trouverez dans cette boite, votre clé ainsi que des bracelets d’identification que vous devez porter durant toute la durée de votre séjour.

A la fin de votre séjour, nous vous invitons à retourner la clef à l'emplacement qui se trouve sur la porte située à l'accueil.

Dès maintenant, et durant tout votre séjour et même après, vous serez en contact avec votre concierge numérique personnel qui s'occupera de rendre votre séjour inoubliable. Pour le contacter, vous pouvez vous connecter sur votre espace client (espaceclient.groupimo.fr, avec votre adresse email comme identifiant et demander votre mot de passe).

Toute l’équipe de la Résidence de la Baie vous souhaite un agréable séjour.

Cordialement”