Cette page fait partie des process de gestion

Volume 20 04 Suivi du dossier de gestion commerciale

Ces procédures concernent la vie du mandat de gestion, le suivi des réclamations et des demandes des propriétaires et des locataires, la relation générale devant exister entre les services de gestion commerciale, nos clients, et les tiers.

La profession d’agent immobilier est réglementée par la loi Hoguet. Cette loi rend obligatoire le mandat. Le mandat est un contrat passé entre le propriétaire (le mandant) et l’agence immobilière (le mandataire).

L’information de nos clients propriétaires bailleurs et locataires est une priorité.

Ce process permet de savoir comment informer mais aussi échanger directement avec les locataires.

le traitement d'un courrier simple ou recommandé doit intervenir dans les 72 Heures qui suivent la réception du dit courrier par le gestionnaire.

il peut s'agir également d'une fiche de doléance remplit par le locataire concernant : un demande de travaux, un demande sur la comptabilité ou autres (http://wiki.groupimo.fr/gestion_fiche_doleance_locataire)

cas particulier de résiliation de bail : voir process (volume 6)

il est ponctuel , il peut s'agir :

- de l'avis d'échéance et de la quittance de loyer, mensuellement, le locataire reçoit un document par courrier ou par mail reprenant la situation du mois précédent et précisant les sommes à verser (loyer et charges) pour le premier jour du mois concerné. Sur ce même document figue la quittance , document a pour but d'attester le paiement des sommes dues par le locataire. ce document est envoyé par courrier simple (ou par mail selon la volonté du client), par le service comptabilité. l'avis d'échéance doit impérativement être stocké dans la GED

- accusé réception du départ locataire :

Des l'information par le locataire de son souhait de partir du logement (voir procédure enregistrement dédite locataire vol 6), le gestionnaire informe accuse réception du courrier dont la validé est le recommandé ou la remise en mains propres (voir courrier accusé réception départ locataire). l'accusé réception doit impérativement être stocké dans la GED

- information retard et impayé de loyer :

des courriers, mails, sms, appels téléphoniques sont mis en place en cas de retard ou d'impayés du locataire (voir volume 8)

- d'un courrier ou mail pour demande diverse :

la réponse doit intervenir impérativement dans les 48 heures qui suivent la réception de la demande.

le service gestion attribue un login et un mot de passe, qui seront la clé d’accès des données accessibles aux locataires.

l'information de accessibilité est indiqué sur l'avis de quittance. il permet de consulter ou d'imprimer :

- les états de comptes depuis le début de location - la date d'échéance de la police d’assurance du ou des locataire (s) - le bail et état des lieux du ou des locataire (s) - communiquer avec le service gestion (espace client gestion)

le locataire a également un accès concernant le paiement en ligne pour son loyers l'espace client