Outils pour utilisateurs

Outils du site


process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-01-03

20 04 01 03 - Contacts avec les divers intervenants

I.Objet de la procédure

Ce process établit les relations régulières que le mandataire doit avoir les divers intervenants.

II. Le Process

La relation avec nos divers intervenants à toute son importance.

Il s'agit de personnes extérieures au mandat , qui véhiculent également notre image.

Elle doit se faire dans le respect et le professionnalisme.

Toujours s'assurer que l'interlocuteur soit dument mandaté par, ou pour, un client enregistré dans la base de données login.

1 Définitions des intervenants

A - Administratifs et juridique : Huissier, Avocats, Administrateurs, Notaires, Iedom, Impôts, assurances, protections juridiques, confrères, caf, sécurité sociale, comptable… (Pour ce type de contact, la gestionnaire doit privilégier le courrier/mail).

B - Techniques : Artisans, sociétés, experts… (Pour ce type de contact privilégier accès redmine).

Une fois l'agrément de l'artisan validé par la Direction, l'artisan sera enregistré dans la base de données (login et redmine).

Les demandes de travaux doivent IMPÉRATIVEMENT être enregistrées via redmine dans le projet. "travaux gestion" (voir mode opératoire )

C - Commercial : service de publicité, confrères,…

2 Mode de communication

Il est obligatoire de toujours rappeler les références du dossier, dater les courriers, et répondre point par point aux demandes.

A - RÉCEPTION D'UN COURRIER/MAIL

Attention en cas de réception d'une demande en “recommandé”, la réponse doit être envoyée en “recommandée” également.

Les courriers (demande/réponse) doivent être scannés dans la GED.

Les emails doivent être archivés dans la boite email.

Le courrier doit traité, analysé, scanné dans la GED pour une réponse qui doit intervenir dans les 72 heures.

L'email doit être traité, analysé, pour une réponse qui doit intervenir dans le 48 heures et archivés sur la boite email.

B. Contact physique

La réception physique est avant tout un acte commercial au sens ou l'image de la société doit être mise en avant.

Une tenue correcte est donc de rigueur, le sourire et une communication verbale professionnelle adaptée au service proposé doivent être privilégiés.

Tout échange oral devra par principe faire l'objet d'une confirmation écrite soit : - sur le ticket existant correspondant (remise d'une clef à un artisan, …..) - sur les évènementiels du logiciel de gestion (réception assurance,…)

il peut s'agir :

- d'un rendez vous : il convient alors de consulter le dossier au préalable. La gestionnaire doit mesurer et appréhender l'importance et l'urgence de la demande afin d'adapter l'action à mener.

- d'une demande courante auquel cas la gestionnaire doit intégrer et prioriser la demande dans ses actions à mener.

- de réceptionner un acte d'huissier (assignation, etc…), la réception des actes d'huissier ne se fait que part le service juridique.

process/20-gestion/20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale/20-04-01-03.txt · Dernière modification: 2020/03/26 19:43 de 66.249.79.7